Uitdagende bouw van Decos' papierloos hoofdkantoor
Inhoudsopgave:
- Documentoverbelasting
- Slimmer documentbeheer
- De uitbetaling
- Doug Smith is de eigenaar en eigenaar van Computer Troubleshooters NRD, een in Covington, Georgia gevestigd IT-bedrijf met meer dan 50 jaar gecombineerde IT-ervaring op personeel. Samen telt het team meer dan 50 branchestandaardcertificeringen, waaronder meerdere MCSE's. Neem contact met hen op via 404-477-1302 of via hun website.
Wanneer de eerste responders in Georgia- op basis van National EMS gaan werken, ze redden levens. Ze produceren ook een berg papierwerk, die allemaal minimaal zeven jaar nauwkeurig moeten worden beheerd en veilig worden bewaard. De opslag van al deze documenten was een enorme opgave, waarbij het bedrijf een grote opslagruimte moest gebruiken om alles op te slaan. En de arbeidstijd die werd verspild bij het opslaan en beheren van alles en het ophalen van documenten waar nodig, was overweldigend voor het 12-koppige personeel.
Om al dit papierwerk onder controle te krijgen, noemde National EMS Computer Troubleshooters NRD. We hebben de huidige infrastructuur van het bedrijf beoordeeld en een oplossing bedacht die het proces van het beheer van al deze documentatie vereenvoudigt en tegelijkertijd voldoet aan de strenge vereisten van de Privacy- en portabiliteitswet van de ziekenfondsen en andere overheidsvoorschriften.
Documentoverbelasting
totdat ze ons, nationale EMS had gewerkt aan file boxes en grote archiefkasten. Een bestandskamer met zes verticale archiefkasten werd gebruikt om bestanden op te slaan, en om de paar maanden vulden die kasten zich. Op dat moment zouden de bestanden worden verplaatst naar langdurige magazijnopslag, waar ze zeven jaar zouden blijven. Ondertussen huurt het bedrijf koeriers in om documenten op te halen en af te leveren tussen het kantoor en het magazijn.
Ook omdat het bedrijf werkt met Medicare en Medicaid, moet meerdere kopieën van documenten maken voor gebruik in meerdere bestanden. Een paar dozijn keer per dag moeten werknemers bestaande bestanden uit de opslag halen, wat ongeveer 15 minuten duurt om op te staan, naar de archiefkamer te gaan, het bestand te vinden, het te pakken en terug te keren naar hun bureau. We berekenen dat ze het equivalent van twee fulltime medewerkers die elke dag aan bestanden slepen verspilden.
We kwamen met een plan om al dit papier te stoppen en de workflow van het bedrijf te vereenvoudigen, de arbeidskosten te verlagen en de efficiëntie te verbeteren.
Slimmer documentbeheer
In de kern van onze oplossing hebben we Cabinet NG geïmplementeerd, een documentbeheersysteem waarmee ze papier samen kunnen wegwerken terwijl ze een veilig, auditgestuurd systeem dat hen in staat stelt om gemakkelijker te voldoen aan HIPAA en andere voorschriften. We hebben een server geïnstalleerd om deze belasting af te handelen, omdat de vraag ernaar te groot zal zijn voor de bestaande server van het bedrijf. Deze nieuwe server zal ook de rol van terminalserver vervullen, zodat externe gebruikers toegang tot het systeem kunnen krijgen zonder vertraging op te lopen.
Cabinet NG heeft ook de mogelijkheid om informatie uit hun bestaande systeem te halen, dus we hebben de synchronizer en retriever-opties aanbevolen om te integreren het in hun bestaande programma's en infrastructuur. Op deze manier kunnen ze de bestanden ophalen die ze nodig hebben voor een bepaalde klant die ze hebben opgehaald in hun factureringssoftware zonder te hoeven zoeken naar die klant in CNG. Synchronizer staat een eenmalige import of een doorlopende synchronisatie toe van een bestaande database zoals die van hun factureringssoftware. Met Retriever kunnen zij Cabinet NG aan hun bestaande programma's of webapplicaties koppelen, zodat wanneer zij een klant in dat programma ophalen, retriever de documenten in CNG ophaalt. Dit is een enorm voordeel omdat het hen in staat stelde het documentbeheer in hun bestaande programma's te integreren zonder ze te upgraden of te vervangen.
We bevelen ook aan dat ze gebruik maken van de workflow-functies van CNG om enkele van hun meer algemene taken te automatiseren. Hoe ze het papier ook verplaatsen, het kan nu elektronisch worden gedaan. De nieuwe werkstroom stelt hen in staat om belangrijke taken snel uit te voeren, zoals het routeren van alle tijdbladen naar een enkele manager voor goedkeuring en het verplaatsen van volledige mappen naar iemand die specifiek is voor beoordeling. Toekomstige workflowplannen, waaronder het automatiseren van sommige van hun documentcreatie en deze automatisch naar de persoon sturen die ze moet goedkeuren of vervolgens moet bewerken. We kunnen waarschuwingen en voorwaarden opstellen voor elk document dat ze nodig hebben.
Om de licentiekosten onder controle te houden, hebben we een licentie voor een Cabine NG 20-seat aanbevolen met een combinatie van benoemde gebruikers en een gelijktijdige gebruikerslicentie. Op deze manier kan de gelijktijdige licentie worden toegewezen aan meerdere gebruikers, zoals de gebruikers die in verschillende diensten werken.
De uitbetaling
Het duidelijkste voordeel van onze oplossing is dat het nationale EMS in staat zal zijn om al dat papier en kosten verbonden aan het opslaan ervan. Naleving van HIPAA en andere voorschriften zal gemakkelijker te onderhouden en gemakkelijker te volgen zijn. Door de hoeveelheid papier die ze produceren te verminderen, inclusief het verwijderen van de grote kopieermachines die ze gebruikten om meerdere exemplaren voor elk bestand te maken, zal het bedrijf jaarlijks naar schatting $ 6.000 besparen.
Maak kennis met de profs
Doug Smith is de eigenaar en eigenaar van Computer Troubleshooters NRD, een in Covington, Georgia gevestigd IT-bedrijf met meer dan 50 jaar gecombineerde IT-ervaring op personeel. Samen telt het team meer dan 50 branchestandaardcertificeringen, waaronder meerdere MCSE's. Neem contact met hen op via 404-477-1302 of via hun website.
Als u een leverancier van IT-oplossingen bent die de kleine tot middelgrote zakelijke markt bedient en als u wilt weten hoe u kunt bijdragen aan
PC World Tech Audit, stuurt u een e-mail naar [email protected]. We zijn altijd op zoek naar meer getalenteerde professionals. Tech Audit
is geschreven en geproduceerd in samenwerking met IT-professionals in het veld. Alle aanbevelingen en meningen die tot uitdrukking zijn gebracht, vertegenwoordigen het onafhankelijke oordeel van de auteurs en komen niet noodzakelijk overeen met die van PC World of de redactie ervan.
Beoordeling: Adobe Acrobat XI Pro breidt het papierloze kantoorconcept uit, maar benadrukt ook obstakels
Bomen vinden een veel te leuk in de nieuwe Acrobat, maar Adobe's implementatie van een papierloze workflow maakt het bedrijven misschien niet gemakkelijk genoeg om hun manier van werken te veranderen. Naast een dodelijke vijand van bomen, is papier de vijand van de productiviteit van bedrijven. volgens Adobe. Adobe's nieuwe Acrobat XI Pro draagbare documentformaatsoftware heeft als doel beide partijen een plezier te doen door het gemakkelijker te maken om te werken zonder papier te gebruiken. Na
Het papierloze kantoor blijft ons ontglippen
Nieuwe enquête van Adobe illustreert dat digitale documenten op sommige gebieden aan het winnen zijn, maar het papierloze kantoor is nog steeds een pijp droom.
E-handtekeningen: de complete handleiding voor papierloze ondertekening
Klik-om-te-bord-documenten zijn net zo legaal als pen-en-papierversies . Hier leest u hoe e-handtekeningen kunnen worden geïmplementeerd in uw kleine bedrijf.