Opleiding papierloos werken
Inhoudsopgave:
- Is dit echt legaal?
- De configuratie van DocuSign.
- DocuSign laat je kiezen welke handtekening je wilt gebruiken.
Uw best gedane plannen om papierloos te worden, komen tot stilstand als u iemands handtekening op een document moet krijgen. Dat proces bestaat meestal uit het afdrukken van het document, het zelf ondertekenen, het faxen naar de andere partij en wachten tot ze het opnieuw afdrukken, ondertekenen en faxen, waar het nog een derde keer wordt afgedrukt en voor altijd in een kast worden bewaard.
Het is een verouderd regime. Het is druk werk. Maar is een betere manier.
Elektronische handtekeningschema's zijn big business geworden. In feite is de e-signing-sector goed op weg om tegen het einde van het decennium in het noorden van $ 5 miljard te groeien, volgens DocuSign CMO Dustin Grosse. Hulpprogramma's voor e-ondertekening vertegenwoordigen een hightech en broodnodige reactie op de enorme inefficiënties van het omgaan met fysieke handtekeningen.
[Meer informatie: hoe u malware van uw Windows-pc verwijdert]Hoewel de systemen van aanbieder tot aanbieder verschillen, het algemene idee achter hen is hetzelfde. U uploadt een document (Word, PDF of zelfs een afbeeldingsbestand) naar een online service en tagt het vervolgens met speciale annotaties waar handtekeningen uiteindelijk naartoe moeten. De service verzendt dit gemarkeerde bestand naar de opgegeven ontvangers, die het vervolgens "ondertekenen" met een paar klikken, ofwel met cursieve cursieve bestanden of met een scrawl die ze met de muis (of een vinger, met behulp van een tablet) tekenen tijdens het vliegen. Wanneer u klaar bent, wordt het ondertekende bestand naar u teruggestuurd, missie voltooid.
Gebruikers ondertekenen e-contracten in grote hoeveelheden. EchoSign zegt dat het nu 1,5 miljoen documenten per maand verwerkt, en dat aantal gaat omhoog.
Is dit echt legaal?
Het klinkt zeker snel en gemakkelijk - en het is beter dan het verwerken van aangetekende post - maar zijn e-ondertekende contracten legaal? Zullen ze voor de rechtbank op dezelfde manier doorgaan als een met inkt bevlekt stukje papier? Voor het grootste deel, of u nu een bedrijf bent dat digitale documenten genereert die moeten worden ondertekend, of een consument die ze tekent met een muisklik, is het antwoord een definitief ja.
Zoals de advocaat van Louisiana, Andrew Legrand, opmerkt dat "om een elektronische handtekening te vormen, het elektronische merkteken 1) moet zijn gemaakt door de persoon met 2) de intentie om het record te ondertekenen. Het is niet veel anders dan een handgeschreven handtekening. In wezen is het niet het eigenlijke merk, maar de betekenis achter het merk die belangrijk is. "
Zijn e-handtekeningen goed genoeg voor alles? Bijna. Legrand zegt: "De enige documenten waarvan ik originelen houd zijn testamenten en promesses." Dit zijn de enige twee documenten waar ik me zorgen over zou maken als ik alleen maar digitale kopieën zou hebben.Ze zijn gewoon te belangrijk. "
Hoe serieus zijn de rechtbanken? elektronische handtekeningen nemen? Legrand: "Het is belangrijk om te erkennen dat federale rechters digitale handtekeningen gebruiken bij al hun orders." Zoals u misschien al weet, zijn deze rechtbanken papierloos. Wanneer een rechter een bestelling ondertekent, gebruiken zij PDF-software om een elektronische versie te plaatsen. stempel van hun handtekening op de bestelling. Zouden de federale rechtbanken gebruik maken van elektronische handtekeningen als ze dachten dat ze minder gewicht droegen dan een handgeschreven handtekening? "
Inderdaad hebben de meeste rechtbanken dat ondersteund met uitspraken dat e-handtekeningen net zo legitiem als inkt.
Maar wie ondertekent?
De configuratie van DocuSign.
Een handtekening is inderdaad niet alleen een teken dat zegt akkoord te gaan met de voorwaarden van een contract of financiële transactie. Het dient ook om uw identiteit te verifiëren - daarom moet u toch creditcardontvangsten ondertekenen. Maar in veel van deze gevallen is identiteit niet echt zo'n groot probleem. In gevallen waarin het gaat om grote financiële transacties, zakelijke transacties of juridische documenten, is een notaris vereist om ervoor te zorgen dat u, de persoon die het document ondertekent, feitelijk bent wie u beweert te zijn.
Dat is een probleem met e-signing. Tot op heden hebben elektronische handtekeningservices nog geen goed alternatief opgeleverd voor de notaris, wat een archaïsch en tijdrovend teruggooi is die waarschijnlijk nog decennialang bij ons zal zijn. Voor nu, in veel transacties met een hoog bedrag, bestaan e-handtekeningen naast fysieke transacties - en in sommige gevallen zult u merken dat u een document op beide manieren moet ondertekenen. Probeer een nieuwe hypotheek te krijgen en je zult zien wat ik bedoel.
Opties voor e-ondertekening
DocuSign laat je kiezen welke handtekening je wilt gebruiken.
Als u een document hebt dat ondertekend moet worden, hoeft u het niet zelf in elkaar te zetten. Hoewel je technisch iemand een pdf- of Word-bestand kunt sturen en hem kunt vragen om een aantekening met de muis te maken, is dit misschien legaal, maar het is een onhandige manier om de klus te klaren.
Een verscheidenheid aan cloudservices zijn uitgekomen om u te helpen profiteren van de toename van e-signing, waardoor het hele proces eenvoudiger wordt en extra functies worden toegevoegd die contractbeheer eenvoudiger en volledig online maken. Veel diensten bieden zelfs mobiele apps waarmee ontvangers via vingertoppen op hun smartphone of tablet kunnen ondertekenen (vooral handig voor persoonlijke transacties). Prijzen kunnen er uitzien alsof het overal is, maar de meeste van deze services bieden een plan van $ 20 per gebruiker per maand, bedoeld om kleine bedrijven te dekken. Een eenvoudige proefperiode van vijf documenten per maand om een enkele gebruiker te laten starten, is ook de norm.
Dit zijn de belangrijkste spelers bij e-signing, en hier is hoe hun tools werken.
DocuSign
Docusign
Een door Google ondersteunde DocuSign, een belangrijke dienstverlener voor de vastgoedsector, is een eenvoudige en met functies gevulde service die elk bedrijf eenvoudig zou moeten vinden. Upload bestanden naar DocuSign (DocuSign plaatst uw bestanden in "enveloppen" die u als een groep kunt verzenden) en versleep vervolgens handtekeningsvakken naar de documenten waar u deze handtekeningen wilt hebben. DocuSign e-mailt de documenten naar de ontvangers die u opgeeft. U kunt ook herinneringen instellen die uw ontvangers aansporen om te e-eigneren, en instellen dat documenten vervallen als ze niet tijdig zijn ondertekend. Met een dashboard kunt u al uw openstaande en voltooide contracten bijhouden. iOS- en Windows 8-tabletversies zijn beschikbaar. Plannen variëren van gratis (zeer eenvoudige service) tot $ 20 per gebruiker per maand.
Handtekeningopties in EchoSign
Overgenomen door Adobe in 2011, EchoSign lijkt veel op DocuSign en is vergelijkbaar met het op de meeste manieren. U uploadt documenten, stelt handtekeninglocaties in (of geeft aan het einde slechts één handtekening op) en stuurt contracten per e-mail. Met een eenvoudig dashboard kunt u de status van alle uitgaande en inkomende contracten volgen.
Sertifi
Deze enigszins eenvoudigere service is niet zo mooi, maar Sertifi heeft de meeste basisfuncties die u nodig hebt in een e-signing-systeem als de twee hoofdspelers hierboven u niet bevallen. Documenten kunnen volledig elektronisch worden ondertekend of worden afgedrukt, ondertekend en gefaxt. U zult hier geen fancy dashboards vinden, maar bestanden kunnen nog steeds worden gevolgd via Sertifi en worden gearchiveerd op de site. Plannen variëren van gratis (zeer eenvoudige service) tot $ 199 per maand.
RightSignature
Opvallend als een iets goedkoper alternatief voor het bovenstaande ($ 14 per maand krijgt u onbeperkt verzenden voor een enkele gebruiker in plaats van de gebruikelijke $ 20), RightSignature heeft alle kenmerken van zijn duurdere tegenhangers, waarmee je veldlocaties voor handtekeningen, initialen en datums op complexe contracten kunt instellen en kunt specificeren wanneer contracten verlopen - hoewel alle handtekeningen handmatig moeten worden getekend in plaats van getypt.
RightSignature omvat ook een online formulierbouwer, waarmee ontvangers meer gedetailleerde contractinformatie (telefoonnummer, adres, enzovoort) kunnen invullen, handig als u uw e-handtekeningservice wilt gebruiken om veel standaarddocumenten te genereren die handtekeningen nodig hebben, zoals lidmaatschapsovereenkomsten voor een sportschool of huurschades. Een dashboard is inbegrepen. Er is een iOS-versie beschikbaar. Plannen variëren van gratis (zeer eenvoudige service) tot $ 49 per maand (onbeperkte service voor 10 afzenders).
VS. Gov't stelt digitale ondertekening van DNS-rootzone-bestand voor
De Amerikaanse regering vraagt om commentaar op een manier om het adresseringssysteem van internet minder vatbaar te maken voor manipulatie door ...
Verizon's Droid-lancering: uw complete handleiding
De langverwachte Motorola Droid van Verizon arriveert op vrijdag. Hier is een snelle en eenvoudige handleiding voor alles wat u moet weten over de Droid en de lancering.
Nieuwe functies in Microsoft Lync 2013 - Handleiding & handleiding
Lync 2013 recensie. Het wordt geleverd met een nieuwe look en is veel gemakkelijker te gebruiken, zodat u snel en gemakkelijk kunt communiceren. Nu is het starten van een IM (Instant Message) of een oproep veel eenvoudiger. Je kunt een videogesprek starten met slechts één klik en zelfs een voorbeeld van je eigen video in de uitnodiging zien.