Beoordeling: Adobe Acrobat XI Pro breidt het papierloze kantoorconcept uit, maar benadrukt ook obstakels

De standaardinterface van Acrobat XI Pro ziet er ongeveer hetzelfde uit als in de vorige versie, maar nu kunt u aangepaste toolsets maken en opslaan, ze exporteren en ze distribueren in een onderneming. U kunt aangepaste gereedschapssets downloaden die anderen ook hebben gemaakt.

Hoewel de Pro-versie, die alle programmafuncties bevat, beschikbaar is voor zowel Mac als Windows, is de standaardversie die bepaalde geavanceerde functies mist, beschikbaar voor Windows alleen.

Alstublieft eign hier

De mogelijkheid om documenten digitaal te ondertekenen is niet nieuw, maar nu kunt u digitale handtekeningen aanvragen, ontvangen en beheren met behulp van Adobe's onlangs verworven EchoSign-website. Maak uw document in Acrobat XI Pro en klik vervolgens op de knop Sign en vervolgens Send for Signature. Acrobat XI Pro uploadt het document naar EchoSign.com en verwijst u vervolgens om de transactie daar uit te voeren.

John Hancock hier, alstublieft: nadat Acrobat XI Pro uw document naar EchoSign heeft verzonden, voert u uw geadresseerde, een documentnaam, een bericht in en klik op Verzenden.

U kunt maximaal vijf documenten per maand verzenden met een gratis EchoSign-account, of u kunt kiezen voor accounttypen die grotere aantallen gebruikers en aanvullende functies toestaan, bijvoorbeeld bedrijfsimago's voor al uw e-mails. -bij kosten variërend van $ 15 per maand tot $ 400 per maand.

Als u al bent aangemeld bij EchoSign, voert u eenvoudig het e-mailadres van uw ontvanger in, selecteert u een aantal opties (e-mailt hem terug of faxt hem terug naar u) en klik op Verzenden. Nu begint het volgen en de klok: de website verzendt het document naar de ontvanger en een e-mail naar u die meldt dat het is verzonden en stuurt u vervolgens een e-mail wanneer de ontvanger het document ondertekent of weigert. Ontvangers hoeven geen EchoSign-accounts te hebben; ze hoeven alleen maar op de link te klikken in de e-mail die door het systeem is verzonden. U kunt zien wanneer documenten werden verzonden en de gemiddelde tijd die het kostte om ze terug te ontvangen.

Veel tekens aan de wand: EchoSign toont u een dashboard van waar documenten zich in het handtekeningproces bevinden.

De e-mail die het systeem bevat sends bevat een algemene link en een link voor gebruikers van mobiele apparaten. Helaas bracht de koppeling voor mobiele apparaten mij naar een webpagina met een afbeelding van mijn document die zo gecomprimeerd was dat ik geen tekst kon lezen, noch op mijn Android-smartphone, noch op mijn Google Nexus 7 Android-tablet. De pagina bevatte ook koppelingen waarmee ik de originele PDF kon downloaden en de PDF was redelijk leesbaar in de mobiele versie van Acrobat Reader, maar ik kon daar mijn documenten niet ondertekenen; Ik moest terugkeren naar de webpagina om het document te ondertekenen. U kunt documenten digitaal ondertekenen en doorsturen in de mobiele app EchoSign van Adobe, maar deze is alleen beschikbaar voor iOS en niet voor Android.

U verlaat nu Acrobat: nadat u een document voor ondertekening naar EchoSign hebt geüpload, bent u klaar met Acrobat XI Pro.

Bovendien hebt u Acrobat XI Pro niet nodig om EchoSign te gebruiken. U kunt documenten die zijn gemaakt met Microsoft Word, oudere versies van Acrobat of andere toepassingen uploaden naar de EchoSign-website. De integratie van Acrobat XI Pro en EchoSign voegt slechts minimaal gemak toe; u kunt niet rechtstreeks iets verzenden voor ondertekening vanuit Acrobat XI Pro.

Mijn leven lang ondertekenen: typ je naam in een EchoSign-handtekeningvak en de site converteert het naar een mooi script.

Maak hier een regel

Voor het verbeteren van de formulierencreatie van Acrobat, heeft Adobe een andere benadering gekozen. Acrobat XI Pro wordt geleverd met FormsCentral, een afzonderlijke desktoptoepassing die communiceert met de website FormsCentral.com van Adobe. FormsCentral.com is niet nieuw, maar de integratie ervan met Acrobat XI Pro - of beter gezegd, de integratie met de FormsCentral-toepassing - is. Acrobat heeft al lang mogelijkheden voor het maken van stellaire formulieren, maar deze waren alleen voor formulieren binnen PDF's; nu met FormsCentral kunt u geavanceerde, traceerbare webformulieren maken.

U kunt formulieren op de ouderwetse manier maken en blijven in Acrobat XI Pro, maar Adobe stuurt u naar FormsCentral. U kunt kiezen uit 50 vooraf geformatteerde formuliersjablonen, of u kunt er een maken op basis van bestaande inhoud of helemaal opnieuw. U kunt deze sjablonen uiteraard aanpassen en deze opslaan als uw eigen sjabloon voor toekomstig gebruik. Als u klaar bent, kunt u deze als een PDF of een webformulier publiceren.

Volledig gevormd: De formulierenbouwer van FormsCentral is eenvoudig te gebruiken en maakt PDF- of webformulieren.

Eerdere versies van Acrobat stonden u toe om formulieren te maken die met Acrobat.com zouden samenwerken om formulierreacties te verzamelen en in te delen, maar de formulieren konden alleen PDF's zijn. Met een webformulier kunt u een koppeling maken met uw formulier op FormsCentral.com, of u kunt het insluiten op uw eigen webpagina of op een Facebook-pagina. U kunt een PayPal-rekening aansluiten zodat u ook betalingen accepteert.

Maar het meest interessante deel van FormsCentral zijn de gegevens die u terugkrijgt. U kunt inzendingsresultaten sorteren en filteren, standaardfuncties zoals Excel, Gemiddeld, Aantal, Min en Max toevoegen en een snel overzichtsrapport met staafdiagrammen bekijken. U kunt submissiegegevens in Excel- of.csv-indeling exporteren, zodat u deze in een CRM-programma of een andere toepassing kunt importeren. U kunt velden verplicht maken, zoals te verwachten is, en vereisen dat invoervelden tekst, cijfers, valuta, percentages, datums of e-mailadressen zijn, maar tenzij u vervolgkeuzemenu's gebruikt, kunt u opmaak niet forceren (zoals streepjes in plaats van haakjes in telefoonnummers), wat betekent dat u mogelijk wat gegevens moet opruimen voordat u het in een database importeert.

De resultaten staan ​​in: FormsCentral geeft u onmiddellijke resultaten van het indienen van formulieren.

Er zijn andere manieren om te produceren en web-gebaseerde formulieren beheren, maar de meeste, zo niet allemaal, hebben een prijs. Sommige modules voor het inhoudsbeheer van websites bieden het, en sommige webservices, zoals Jotform, bieden het ook aan. FormsCentral kost $ 15 per maand voor Basic-service, die vijf formulieren per maand en een maximum van 500 responsen of $ 144 per jaar voor Plus-service omvat, waarmee een onbeperkt aantal formulieren en maximaal 5000 antwoorden per formulier kunnen worden gebruikt.

net als bij EchoSign hebt u Acrobat XI Pro niet nodig om FormsCentral te gebruiken. Overigens heeft u de FormsCentral-toepassing ook niet nodig, omdat de FormsCentral-website er precies zo uitziet en functioneert als de app.

PDF's bewerken

Ik geef toe dat ik vaak de rudimentaire bewerkingsmogelijkheden van Acrobat gebruik om een ​​PDF te wijzigen in plaats van het originele document opgraven dat ik heb gebruikt om het te maken. Maar Acrobat XI Pro biedt veel meer bewerkingsmogelijkheden, zodat u misschien niet terug hoeft te gaan naar die originele documenten, zelfs niet voor belangrijke bewerkingen.

De ergste nachtmerrie van de creative director: u kunt nu apen met de tekst of afbeeldingen van een PDF zonder het originele document op te graven.

Naast het bewerken van tekst op een regel, zoals u voorheen kon doen, kunt u nu tekstblokken en afbeeldingen toevoegen, verplaatsen en het formaat ervan wijzigen, en kunt u de kenmerken van de lettertypen wijzigen. Acrobat XI Pro bevat niet alle exacte tekstaanpassingen van InDesign, maar wel verticale en horizontale regelafstand en basisafstand tussen tekens. U kunt tekst zoeken en vervangen (maar de toepassing laat u niet alle exemplaren in één keer vervangen: u moet zo vaak als nodig op Vervangen klikken.) <0> Op documenten die ik in Word heb gemaakt, bleven de alinea's bij elkaar, maar op een document dat was gemaakt met Adobe InDesign, veel van de regels van het document werden als afzonderlijke elementen in Acrobat XI Pro gezien, dus om de pagina opnieuw in te delen, moest ik elke regel verplaatsen en de grootte ervan wijzigen. Verder, als u een afbeelding of een tekstblok verplaatst naar een plek waar een ander element zich bevindt, zal het element niet bewegen; ze zullen elkaar overlappen. Acrobat XI Pro heeft een opdracht Rangschikken om elementen naar voren te halen of naar achteren te sturen, maar het heeft geen wrappermogelijkheden, dus u moet de grootte van de afbeelding aanpassen of de tekst verplaatsen zodat deze de afbeelding niet versluiert. Acrobat XI Pro biedt geen traceermogelijkheden voor de nieuwe bewerkingsfuncties.

Een nieuwe actiewizard helpt u gestandaardiseerde groepen instellingen te maken. U kunt deze instellingen gebruiken voor veel verschillende instellingen in Acrobat, inclusief beveiliging; sla de actie op de rechter zijbalk van Acrobat XI Pro op en vervolgens elke keer dat u op de knop klikt, doorloopt de toepassing u de vereiste instellingen. U kunt de acties exporteren en deze organisatiebreed distribueren.

Kijk wat u aan het PDF-bestand toevoegt: Acrobat XI's vernieuwde vak Combineer bestanden bevat miniatuurweergaven van uw documenten en laat u pagina's in een document weglaten.

Acrobat XI Pro's samenvoegen capaciteiten zijn ook verbeterd. Nu kunt u niet alleen een voorbeeld van de meeste documenten zien, u kunt ze ook herschikken in een schaalbare pictogramweergave, zien hoe elke pagina van elk document eruit ziet en u kunt instellen welke pagina's van een document zijn opgenomen in het uiteindelijke geëxporteerde bestand. U kunt PDF's nu ook omzetten in bewerkbare Microsoft PowerPoint-presentaties.

Conclusie

Samen hebben Adobe Acrobat XI Pro, EchoSign en FormsCentral indrukwekkende mogelijkheden, maar de koppelingen voor EchoSign en FormsCentral zijn slechts die-links; dat is de omvang van hun integratie in Acrobat XI Pro. Het zijn afzonderlijke componenten met minimale integratie en ik vermoed dat als je te maken krijgt met drie verschillende componenten, het papierloze kantoorconcept er alleen goed uit ziet op … papier.