Showdown voor webconferenties: wat is de beste software voor online vergaderingen?

Het is een maatstaf geworden voor het moderne zakelijke leven: uw belangrijkste vergadering van het jaar vindt niet plaats in een conferentieruimte, maar eerder online, waarbij alle aanwezigen een gemeenschappelijk computerscherm.

Het is onpersoonlijk. Hij is vrijstaand. En het is vaak behoorlijk irritant. Eenvoudig deelnemen aan de webvergadering kan soms een probleem vormen. Maar als u deze online services de laatste tijd niet hebt uitgecheckt, zult u misschien verbaasd zijn hoeveel ze hebben verbeterd, of hun brede scala aan prijzen en functies. Of u nu op zoek bent naar eenvoudig scherm delen om een ​​PowerPoint-deck te maken, of een whiteboard en samenwerkingstools voor een diepere interactie, de kans is groot dat er een web-app is die past bij uw behoeften en uw budget.

Sommige van deze-WebEx, voor bijvoorbeeld - zijn er al een aantal jaar, cloud-leveranciers worden voortdurend bijgewerkt. We testten vier op kleine bedrijven gerichte services die kunnen helpen bij verschillende soorten vergaderingen, en waren over het algemeen onder de indruk van hun huidige niveau van finesse.

MeetingBurner

Soms hebt u alleen een snelle vergadering nodig om bij te praten met de team. Als u niet veel toeters en bellen nodig hebt, omvat de gratis versie van MeetingBurner (Mac of pc) voor maximaal 15 deelnemers scherm delen en een inkomende lijn.

Op basis van Flash en Java neemt MeetingBurner slechts enkele minuten om in te stellen, waarna je als organisator een dashboard krijgt vanwaar je de instellingen kunt aanpassen (er zijn er niet veel), een vergadering plant of er gewoon meteen een start. De service geeft u een aangepaste URL (uwnaam.meetingburner.com) en telefoonnummer om te delen met deelnemers.

Met een MeetingBurner-URL kunt u uw scherm delen.

U start met het uitvoeren van een Java-applet waarmee een klein controlevenster wordt gemaakt waarin u kunt opgeven of u het volledige scherm, een toepassing of een aangepaste regio wilt delen. Het is jammer dat deelnemers een grijze rechthoek zien in het gebied dat wordt bedekt door het besturingsvenster, maar je kunt het venster op zijn minst verplaatsen, zodat het geen belangrijke informatie verbergt.

Als je je hele scherm deelt, kunnen deelnemers zien een navigatiebalk met informatie over u op basis van uw instellingen, de naam van uw vergadering, het inbelnummer en een chatvenster (als u er een hebt geautoriseerd). Je krijgt ook een lijst met deelnemers en met MeetingBurner kun je een van hen de presentator maken, hoewel die persoon de applet voor het delen van het scherm moet downloaden en uitvoeren.

Nadeelpunten? De interface van MeetingBurner is rommelig en niet altijd intuïtief.

Wat nog belangrijker is, is dat u met de gratis versie de procedure niet kunt vastleggen. Als u een vergadering wilt opnemen en die opname wilt delen, moet u zich abonneren op de $ 40 per maand MeetingBurner Pro (voor maximaal 50 deelnemers) of de $ 100-per-maand Premier-editie, die maximaal 1000 gebruikers ondersteunt en analyses toevoegt aan de mix.

Citrix GoToMeeting

De benadering van Citrix GoToMeeting is zowel elegant als volledig uitgerust. Nadat u de software hebt geïnstalleerd, kan de organisator een vergadering instellen met een enkele klik in de app: dit produceert een klein configuratiescherm met een vergadernummer dat moet worden verspreid onder genodigden, die het moeten invoeren wanneer zij JoinGoToMeeting.com bezoeken.

Deelnemers zien het configuratiescherm niet. Voor de organisator zijn er knoppen om scherm delen te activeren, microfoons en webcams te gebruiken of te dempen, een andere deelnemer als presentator aan te wijzen (als ze eenmaal een kleine applet hebben geïnstalleerd) of een klein palet met markeringshulpmiddelen op te roepen (zoals een pen, een marker, of een markeerstift). De markeringshulpmiddelen wijzigen echter niet echt het document.

Alleen de presentator ziet de bedieningselementen van GoToMeeting.

Wat het chatvenster van het configuratiescherm met audio-opties betreft GoToMeeting maakt standaard gebruik van de ingebouwde luidspreker en microfoon van een computer, maar u kunt ervoor kiezen om een ​​telefoonlijn en een audio-pincode te gebruiken voor uw vergaderingsnummer. Een andere knop initieert een opname, die u kunt opslaan voor afspelen in GoToMeeting of Windows Media Player. Je ziet ook hoeveel ruimte over is voor je opname.

Met GoToMeeting kun je delen van of heel het bedieningspaneel netjes verbergen. U hoeft ook niet naar een website te gaan om aan de slag te gaan: met de desktop-app kunt u binnen enkele seconden aan de slag (hoewel de eerste keer dat de software wordt geïnstalleerd enkele minuten duurt).

Deelnemers aan mijn testvergadering klaagden dat het was niet voor de hand liggend dat ze op een knop moesten klikken om het audiosysteem van hun computer te activeren (ik heb de bridge-lijn niet geprobeerd), maar anders meldden ze dat de app werkte zoals geadverteerd. Deelnemers kunnen kiezen of ze de telefoonlijn of de computer willen gebruiken.

GoToMeeting ondersteunt maximaal 25 deelnemers op Macs, pc's, iPads, iPhones en Android-apparaten. Er is een gratis proefversie, maar geen gratis versie: een organisatoraccount waarmee u onbeperkte vergaderingen kunt houden, kost $ 49 per maand of $ 468 per jaar, en Citrix biedt duurdere services voor grote groepen, bijvoorbeeld voor webinars. Het is geen slechte deal als je veel vergaderingen houdt waarbij mensen samenwerken aan projecten.

OmniJoin

Bij dit schrijven werkt Brother's OmniJoin alleen op een pc met Windows XP of hoger. Als dat geen belemmering is, is dit een capabele en zeer aanpasbare tool voor webvergaderingen. Gelanceerd vanaf uw accountpagina op OmniJoin, creëert de app een aanpasbare vergaderruimte. Deze interface leent zwaar van de esthetiek van het Microsoft Office-ontwerp, met behulp van een lint met tabbladen om de meeste functies te ontmaskeren. Jammer genoeg kost dit ook ruimte - een nadeel op een laptopscherm.

Brother prijst de kwaliteit van de audio en video. In onze tests was de videokwaliteit in een klein venster inderdaad goed. U kunt pc-audio of een telefoonlijn (die u kunt bellen of gebeld) gebruiken als onderdeel van de service.

OmniJoin valt op door zijn opties voor delen.

U kunt de verschillende vergaderruimtemenu's regelen -zoals de video-feed, de deelnemerslijst en de werkruimte-door gebruik te maken van vooraf ingestelde of aangepaste lay-outs. Een tabblad Vergadering bevat knoppen om anderen uit te nodigen, een vergadering op te nemen en uw vergadering te verlaten of te beëindigen.

Maar de echte actie vindt plaats op het tabblad Delen. U kunt uw bureaublad, een PowerPoint-presentatie, een document, een whiteboard, een mediabestand, een webbrowservenster of zelfs hand-outs of andere bestanden delen. U kunt vensters met verschillende inhoud in het werkruimtegebied starten en daartussen schakelen. Je kunt presentatieverplichtingen ook overdragen, anderen toegang tot je bureaublad geven of afstandsbedieningstoegang tot de bureaublad van een deelnemer aanvragen.

Ik vond de audio-installatie verwarrend: de app vroeg me om een ​​inbelregel in te stellen, en alleen door te graven ontdekte ik dat je het audiosysteem van de computer kon gebruiken. Ook had OmniJoin bij dit schrijven nog geen ontmoeting met opnames mogelijk gemaakt. [Noot van de redactie : OmniJoin heeft sindsdien de mogelijkheid ingeschakeld om een ​​vergadering op te nemen.]

Het basisplan van OmniJoin voor één organisator kost $ 49 per maand, en ondersteunt maximaal 30 gebruikers (maar slechts maximaal 12 webcam-streams), 720p-video (duurdere plannen stoten de videokwaliteit op tot 1080i) en onbeperkte vergaderingen. Het bedrijf hoopt dit najaar een Mac-versie te lanceren, waardoor OmniJoin een serieuzere concurrent wordt voor onder meer WebEx.

Cisco WebEx

WebEx was een pionier op het gebied van webconferenties en het blijft een geduchte concurrent. WebEx biedt een volledige reeks opties voor delen, zoals bureaublad, toepassing, bestand en whiteboard, evenals webcam en computer- of telefoonlijnaudio. U kunt deelnemers per e-mail, telefoontje of sms-bericht uitnodigen en herinneringen ophalen vanuit de browsergebaseerde app. In tegenstelling tot GoToMeeting van Citrix hoeft u de software niet vooraf te installeren. U kunt vergaderingen opnemen en de resultaten uploaden naar een vergaderruimte, waar u ook gerelateerde bestanden kunt uploaden.

U kunt een vergadering direct starten of van tevoren instellen, deelnemers toegang geven tot gedeelde toepassingen (zodat ze kan bijvoorbeeld een Word-document of een Excel-spreadsheet typen) en een andere deelnemer als de presentator aanwijzen.

Er is geen software-voorinstallatie vereist met WebEx. <> Een leuke functie van WebEx is dat slechts een kleine strook van een menu verschijnt als u uw muisaanwijzer boven aan het scherm plaatst, zodat u niet veel van de inhoud die u deelt, verbergt.

WebEx biedt een gratis abonnement voor vergaderingen met niet meer dan drie personen, video met standaarddefinitie en alleen audio voor de computer. Het gratis plan staat het delen van toepassingen niet toe, maar u kunt uw bureaublad, documenten en whiteboards delen. Het omvat 250 MB vergaderruimte-opslag.

Het goedkoopste betaalde abonnement kost $ 24 per maand per host. Dit omvat vergaderingen met maximaal acht deelnemers; high-definition video; en computer-, tol- of optionele belmelodie voor Call Me gratis. U krijgt ook toepassingsdeling en afstandsbediening, plus 1 GB opslagruimte. Een plan van $ 49 per maand biedt plaats aan maximaal 25 deelnemers aan de vergadering.

Het veelzijdige aanbod van WebEx, de strakke gebruikersinterface en de robuuste functies maken het de moeite waard om in aanmerking te komen voor elk bedrijf dat serieus werk wil verzetten in een online omgeving met samenwerking.

Over het algemeen, als u op zoek bent naar een freebie voor het afronden van een paar mensen, kan Meeting Burner of WebEx het werk doen. WebEx heeft echter meer in petto als u later naar een grotere bijeenkomst wilt stappen. Bovendien is er geen voorinstallatie vereist, de prijs voor een kleine groep is beter dan die van GoToMeeting en, in tegenstelling tot OmniJoin, worden niet-Windows-gebruikers gebruikt.

[

Noot van de redactie , 15 oktober 2012: Artikel bijgewerkt om aan te tonen dat Omnijoin-vergaderingen nu kunnen worden opgenomen.]