App Spotlight: maak vergaderingen productiever met minder vergaderingen

Weet je wat er mis is met vergaderingen? Precies: alles.

Minder vergadering voor iPhone en iPad belooft de vergaderproductiviteit te verhogen door een aantal van de moeilijkste taken te automatiseren en te vereenvoudigen: de vergadering plannen, notities maken, actie-items toewijzen, enzovoort.

De app is een metgezel van de webservice met dezelfde naam. Met die service kunt u vergaderingen plannen met behulp van een webinterface of een Outlook-invoegtoepassing en vervolgens uw agenda's synchroniseren in Google Agenda, Outlook en de app.

Terwijl u daadwerkelijk een vergadering uitvoert (waarnaar Less Meeting verwijst als een vergadering) "Huddle" en limieten tot 30 minuten), kun je door agenda-items bladeren, extra deelnemers uitnodigen en, het allerbelangrijkste, notities maken onder de kopjes Algemene discussie en Volgende stappen. Je kunt zelfs een foto toevoegen of vastleggen indien nodig.

De tool voor het vastleggen van notities werkt prachtig, met een eenvoudige structuur in omtrekstijl die me doet denken aan WorkFlowy. Maar hier kunt u elk item classificeren als een notitie, een beslissing of een actie-item, waarbij deze laatste optie aan een specifieke persoon wordt toegewezen.

Ontkomen aan het uitschakelen van het onderwerp? Dat gebeurt, daarom biedt de app Minder vergaderen Parking Lot: een plaats waar je off-topic items (notities, in principe) kunt opslaan voor later discussie of review. Het idee is natuurlijk om u op het goede spoor te houden en die vergadering binnen 30 minuten te laten plaatsvinden.

Nadat een vergadering is beëindigd (of u beëindigt deze handmatig), maakt de app onmiddellijk een nieuwe e-mail voor alle deelnemers, een die bevat de volledige notulen van de vergadering: wie heeft bijgewoond, wanneer en hoelang de vergadering heeft plaatsgevonden, de agenda (met vergadernotities), actiepunten (en aan wie deze zijn toegewezen) en eventuele ingangen voor parkeerterreinen.

Dit is een aantal waanzinnig handig spul. Vanzelfsprekend houdt de app ook een logboek bij van uw vergaderingen, zodat u ze later kunt bekijken en met de webversie kunt synchroniseren voor nog meer opties.

Minder vergadering werkt goed op een iPhone, maar het is echt het beste op een iPad, waar het prettiger is om te typen en er is meer ruimte om alle agendapunten, opmerkingen en details te zien.

Eén ontbrekende functie die de app echt zou kunnen gebruiken: audio-opname. Als je een vergadering gaat documenteren, zou het leuk zijn om ook de optie van een audio-opname te hebben. Als je een app nodig hebt die deze functie biedt, bekijk dan Audiolio.

Hoewel Less Meeting gratis is en gratis offline kan worden gebruikt, werkt het zeker het best in combinatie met de webversie. Je kunt het 30 dagen gratis proberen, waarna je $ 12 per maand per gebruiker betaalt voor teams van 1-9 of $ 10 per gebruiker per maand voor teams van 10-99. Dat is een beetje steil, ja, maar na wat tijd door te brengen met Less Meeting, geloof ik echt dat het de kracht heeft om een ​​transformatieve tool te zijn voor kleine bedrijven - vooral diegenen die worden bedolven onder scattershot, niet-productieve vergaderingen.

Heb je een beter hulpmiddel gevonden? voor het omgaan met je ellendige samenkomsten? Vertel het me in de reacties.