Outlook Web App-functie - Nieuwe tijd voorstellen

Het regelen van teamvergaderingen is een moeilijke taak, vooral wanneer de organisator vindt dat er geen goede tijd is wanneer iedereen elkaar kan ontmoeten. Het probleem kan echter tot op zekere hoogte tot een minimum worden beperkt via Outlook nieuw uitgerolde functie genaamd Propose New Time . Gebruikers met Desktop-versies van Microsoft Outlook zijn misschien bekend met deze functie. Het is een functie waarmee deelnemers kunnen controleren wanneer iedereen, inclusief zichzelf, gratis is, zodat een vergadering eenvoudig en zonder veel gedoe kan worden georganiseerd door de organisator.

Het enige wat de deelnemers hoeven te doen, is beleefd afwijzen van de voorgestelde tijd voor vergadering en voorstellen andere geschikte tijd voor de organisator van de vergadering om te overwegen. De organisator kan vervolgens het voorstel voor de beste nieuwe tijd accepteren en de vergadering snel opnieuw plannen.

Hoe de functie Nieuwe tijd voorspellen werkt in Outlook

Ten eerste verzendt een organisator van een vergadering een verzoek aan alle deelnemers. Na ontvangst van het vergaderverzoek kan tatendees verschillende opties vinden (Tentative, Decline en Propose New Time) die worden weergegeven naast de gebruikelijke knop `Accepteren` in het gedeelte `Mail`.

Als er een conflict is over de voorgestelde tijd voor de vergadering. Een deelnemer kan eenvoudig op de knop Nieuwe tijd voorstellen klikken op de uitnodiging of op de kalendergebeurtenis zelf.

Als hij klaar is, vindt hij 3 weergegeven keuzes:

1. Nieuwe tijd accepteren en voorstellen
2. Voorlopig en nieuwe tijd voorstellen
3. Weiger en voorstel nieuwe tijd.

Als u eenmaal een van de drie opties Nieuwe tijd voorstellen hebt geselecteerd, wordt een gestroomlijnde weergave van de planningsassistent geopend.

Daar kunt u de juiste details invullen en op `OK drukken `knop. De actie toont onmiddellijk een nieuw e-mailbericht, dat zich automatisch richt tot de organisator, met het nieuwe tijdvoorstel. U krijgt ook de opties om geadresseerden toe te voegen, naast de organisator.

Wanneer een organisator van een vergadering een e-mail ontvangt van een deelnemer die een nieuwe tijd voorstelt, verschijnt er een melding in de uitnodiging die aangeeft dat een nieuwe tijd is voorgesteld voor uitnodiging voor vergadering eerder verzonden.

Als de organisator ontvankelijk is voor voorgestelde wijzigingen, bewerkt hij het evenement. De planningsassistent laat hem de huidige vergadertijd bekijken naast alle nieuwe tijdvoorstellen die hij van alle aanwezigen ontvangt.

Dit vereenvoudigt voor hem de taak om opties te vinden, te vergelijken en degene te selecteren die het beste werkt voor iedereen.

Nadat een nieuwe timing voor de vergadering is geselecteerd, kan een organisator een bijgewerkte uitnodiging verzenden naar alle aanwezigen.

Bron.