NeatReceipts-scanner maakt archiveren eenvoudig

Als je nog nooit met een stapel visitekaartjes of bonnen hebt gestrest die wilden dat je hun informatie magisch digitaliseerde, ben ik jaloers op je. Het digitale archiefsysteem NeatReceipts ($ 149,99) is misschien geen magie, maar het is zeker veel gemakkelijker dan handmatig al die informatie in te voeren. Het pakket bevat een compacte draagbare scanner in combinatie met een aantal handige software die dient om gegevens uit uw bedrijfsdocumenten te extraheren en te ordenen. Het is een handig hulpmiddel voor zowel particulieren als voor het mkb.

Met een formaat van 10,8 bij 1,6 bij 1,3 inch en 10,6 gram past de NeatReceipts-scanner eenvoudig op elk bureau en weegt u niet mee als u hem moet vervoeren. Setup is eenvoudig een kwestie van de software installeren en het apparaat aansluiten op de USB-poort van uw computer, de enige verbinding die nodig is voor zowel voeding als gegevensoverdracht. Items moeten één voor één worden gescand en het proces verloopt traag. Nette belooft drie tot vier bonnen per minuut, maar het is meer als 1,5 items per minuut, omdat elk item onmiddellijk na het scannen afzonderlijk moet worden verwerkt. Toch is het sneller en gemakkelijker dan wanneer je de gegevens met de hand invoert.

Natuurlijk is de software een integraal onderdeel van het systeem en het deed de taak behoorlijk om de informatie uit de papieren documenten te ordenen. Visitekaartjes worden opgeslagen als digitale contacten, terwijl ontvangsten records worden van leveranciers en bedragen, die nuttig zullen zijn in de belastingtijd. Het enige probleem dat ik ontdekte, was met ontvangsten die meerdere totalen hadden, zoals een restaurant met pre- en post -tipvelden. Soms is de verkeerde waarde opgeslagen, maar het is eenvoudig genoeg om te bewerken in de app. Deze kleine ergernis wordt gewist door het opnemen van handige hulpmiddelen voor het maken van belasting- en onkostenrapporten, evenals de optie om gegevens naar Quicken, Excel of TurboTax te exporteren. U kunt ook contacten synchroniseren met Outlook of uw adresboek.

Bovendien wordt NeatReceipts geleverd met een proefversie van 30 dagen van NeatCloud, waarmee u een back-up van al deze gegevens kunt maken en overal toegang tot hebt. Na die periode kost een abonnement overal $ 5,99 tot $ 24,99 per maand.