De complete gids voor het archiveren van e-mails in Outlook 2010

De meesten van ons die populaire webgebaseerde e-mailservices zoals Gmail en Outlook.com gebruiken, maken zich waarschijnlijk nooit zorgen over archivering, aangezien we GB's aan cloudopslag tot onze beschikking hebben. Als u echter in een organisatie werkt, of als u een educatief e-mailaccount hebt waar u slechts beperkte serverruimte heeft om e-mails op te slaan, is het noodzakelijk om ze van tijd tot tijd te archiveren.

Dus vandaag gaan we je alles vertellen wat je moet weten over het archiveren van e-mails op de e-mailclient van Outlook 2010, die ook gemakkelijk in zijn andere versies kan worden geïmplementeerd.

Laten we beginnen met het maken van een e-mailarchief op Outlook 2010.

Een archiefbestand maken

Het eerste wat u hoeft te doen, is een nieuw archiefbestand maken waarin alle e-mails lokaal op uw computer worden opgeslagen. Om het te maken, klikt u op het menu Bestand in Outlook 2010 en selecteert u de optie Opruimtools. Maak je geen zorgen, we zullen je e-mails niet verwijderen.

In de Opruimtools ziet u een optie genaamd Archief. Klik erop om het venster voor het maken van archieven te openen. Selecteer in het venster de mappen die u wilt archiveren. U kunt desgewenst ook de hele inbox selecteren. Selecteer het overeenkomstige datumbereik om oude e-mails op te nemen op het moment dat u het archief maakt.

Geef ten slotte de locatie op waarnaar u de bestanden wilt archiveren en klik op de knop OK. U kunt ook uw gedeelde schijf selecteren als deze op uw computer is toegewezen. Outlook maakt een PST-bestand om alle e-mails als archief op uw systeem op te slaan.

Nadat het archief is gemaakt, ziet u een archiefsectie onder de postvakmappen in het linkerdeelvenster. De eerste archivering kan enige tijd duren, afhankelijk van het aantal e-mails dat u in het archief hebt opgenomen.

De gearchiveerde e-mails hebben dezelfde structuur als uw online mailbox, met alle mappen en submappen. Als u alleen specifieke mappen voor archivering hebt geselecteerd, worden automatisch alle submappen opgenomen.

E-mails verplaatsen naar archief

U kunt een e-mail naar het archief verplaatsen door deze gewoon in het archiefgedeelte in de linkerbalk te plaatsen. Als u e-mails in bulk wilt verplaatsen, selecteert u degene die u wilt verplaatsen en klikt u er met de rechtermuisknop op om het contextmenu te openen. Selecteer hier de archiefmappen onder het mapgedeelte en klik op OK om de e-mails te verplaatsen.

U kunt ook instellingen voor automatisch archiveren maken voor de e-mails. Als u automatisch archiveren voor alleen een specifieke map in uw mailbox wilt maken, klikt u met de rechtermuisknop op de map en selecteert u Eigenschappen.

Navigeer hier naar AutoArchiveren en selecteer de instellingen die het beste bij u passen. Als u de regel voor automatisch archiveren in uw hele postvak wilt implementeren, opent u de Outlook-optie in het menu en selecteert u de geavanceerde instellingen.

Klik hier op de AutoArchive-instellingen en maak regels voor het automatisch archiveren van de e-mails in uw mailbox.

Een archiefbestand verplaatsen

Soms moet u van de ene naar de andere computer overschakelen (upgraden van een oude) of heeft u mogelijk onvoldoende ruimte op de gedeelde schijf van de organisatie. In deze omstandigheden moet u uw archiefbestanden verplaatsen en opnieuw koppelen aan Outlook. Laten we kijken hoe dat kan.

Ontkoppel en verplaats het archiefbestand

Voordat u het archiefbestand verplaatst, moeten we de link uit Outlook verwijderen. Open hiervoor het menu Bestand en selecteer de optie Accountinstellingen.

Ga in Accountinstellingen naar het gedeelte Gegevensbestanden en u ziet het archiefbestand dat u op het huidige systeem hebt bijgehouden.

Het enige dat u nu nog hoeft te doen, is het archiefbestand selecteren en op de knop Verwijderen klikken. Maak je geen zorgen, je verwijdert het archiefbestand niet, maar je verwijdert alleen de link in Outlook.

Verplaats het bestand nu naar de nieuwe locatie met behulp van een van de opslagstations waarover u beschikt.

Het archiefbestand koppelen

Om het archiefbestand aan Outlook te koppelen, opent u het gedeelte Gegevensbestand opnieuw vanuit de accountinstellingen in Outlook en klikt u op de knop Toevoegen. Importeer nu het PST-bestand van het archief waarvan u een back-up hebt gemaakt en open de e-mails uit de archiefsectie.

Het archiefbestand comprimeren

Als u het archiefbestand op uw lokale harde schijf opslaat, hoeft u zich waarschijnlijk geen zorgen te maken over de grootte van het archiefbestand, maar als het een gedeelde schijf is in een organisatie of een cloudaccount waarin u een beperkte opslagruimte heeft, het archiveren van het archiefbestand om opslag te besparen zou verstandig zijn.

Als u de archiefgrootte wilt comprimeren, klikt u met de rechtermuisknop op de sectie Archiveren in het rechterdeelvenster en selecteert u Eigenschappen van gegevensbestand. Klik hier op de knop Geavanceerd om het Outlook-gegevensbestand te openen. Nu hoeft u alleen nog maar op de knop Nu comprimeren te klikken om de bestandsgrootte van het archief te verkleinen.

Conclusie

Dus dat was zo ongeveer alles wat je moet weten over het archiveren van e-mails in Outlook 2010 en ik ben er vrij zeker van dat je deze stappen ook in Outlook 2013 kunt gebruiken. Als u nog twijfels hebt over het archiveren van e-mails, laat dan een reactie achter en wij helpen u graag verder.