Hoe 'werk van huis' werknemers verantwoordelijk houden - zonder te spioneren

Ik ben al jaren een part-time, werk-van-huismedewerker. En ja, ik doe werken. Veel. Toch hoor ik gefluister van collega's die zich afvragen of ik gewoon een woon-werkverkeer vermijd om quality time met mijn was door te brengen. En dan zijn er de moeders die ik op mijn vrije dag in het park ontmoet - degenen die zeggen dat ze "thuis werken" (compleet met luchtquotes) leuk vinden omdat het "me zoveel vrije tijd geeft".

me een slechte naam geven. Maar mijn grotere zorg is of mijn baas weet hoeveel werk ik aan het doen ben.

Thuis werken. Op afstand werken. Telewerken. Hoe je het ook noemt, het werken van ergens anders dan het kantoor van je bedrijf is de laatste tijd erg slecht gegaan. Met Yahoo CEO Marissa Mayer die een verbod op de praktijk instelt, en Best Buy strikte limieten stelt aan zijn work-from-home beleid, is het nieuws negatief geweest voor zowel managers als werknemers die vertrouwen op de flexibiliteit die telewerken kan bieden.

[Meer lezen: de beste tv-streamingdiensten]

Telewerkers en de bazen die ons in dienst nemen, nemen hun hart. Tegenwoordig is telewerken eenvoudiger dan ooit, grotendeels dankzij een groot aantal gratis en goedkope producten die externe medewerkers productief, verantwoordelijk en in contact kunnen houden. De meeste tools zijn zo kosteneffectief en gebruiksvriendelijk dat zelfs de kleinste kleine bedrijven erop kunnen vertrouwen.

Koop geen badmouth

Flexibele werkafspraken hebben gedijt sinds de komst van high-speed internet en ze zijn verder op stoom gekomen met de opkomst van de smartphone. Soms houdt de planning in dat werknemers op locatie een of twee dagen per week vanuit huis werken; maar vaak nemen bedrijven werknemers in dienst die in verre staten en verschillende tijdzones wonen. Jammer genoeg werpt het nieuwe telewerkbeleid van Yahoo, dat in juni van kracht moet worden, een slecht beeld.

De meeste tech starters van Ordr.in werken op hetzelfde kantoor, samen met aannemers en stagiaires. De juiste software zorgt ervoor dat op afstand personeel op de hoogte blijft en op gelijke voet.

Mayer heeft naar verluidt de beslissing genomen na controle van de VPN-logboeken van het bedrijf om te zien hoe vaak medewerkers op afstand inloggen. Kennelijk hield ze niet van wat ze zag. De resulterende media-opwinding is toegevoegd om het vuur aan te wakkeren voor diegenen die denken dat thuiswerkende werknemers geen eerlijk dag werk doen. De slechte pers mag telewerken voor iedereen echter niet beëindigen. We spraken met verschillende CEO's, HR-managers en IT-mensen bij kleine en middelgrote bedrijven om erachter te komen wat ze doen om ervoor te zorgen dat hun externe werknemers daadwerkelijk werken. Alle mensen die we interviewden zijn het erover eens: regelingen treffen voor externe werknemers kan zowel werkgevers als werknemers gelukkiger maken. Work-from-home arrangementen kunnen ook de tijd op de klok maximaliseren en iedereen geld besparen. Sterker nog, bedrijven kunnen telewerken volgen zonder ooit een VPN-logboek te controleren.

"In een groot bedrijf moet de CEO de acties van tienduizenden werknemers bijhouden en het controleren van VPN-logboeken is een volkomen rationele manier om start dat proces ", zegt David Bloom, de CEO van tech startup Ordr.in, die een team van vijf medewerkers beheert, van wie één op afstand werkt. "Maar als je dat voor je kleine bedrijf doet, ben je al verloren. Je bent een zekere mate van vertrouwen kwijtgeraakt. In een klein bedrijf zou de CEO veel meer persoonlijke en interactieve relaties met zijn werknemers moeten hebben. Je moet een systeem hebben om te weten dat ze hun werk doen, zonder naar serverlogboeken te kijken. "

Praten face-to-face

Bloom zegt dat hij zwaar leunt op dagelijkse videochats die via de gratis Google Hangouts videochatdienst. "Iedereen logt elke ochtend 15 minuten in, dus we kunnen allemaal praten over wat we hebben bereikt en waaraan we werken. We hebben vijf werknemers, en vier van ons zitten op dezelfde plek, maar we loggen allemaal apart in. Dit stelt ons in staat om persoonlijk te vergaderen waar iedereen gelijk is. Het is niet dat wij met z'n vieren op één plek zitten, terwijl onze collega ergens anders zit. "

Een aankomst bij dit systeem was echter niet eenvoudig. Bloom zegt dat hij dagelijkse e-mailuitwisselingen, wekelijkse vergaderingen en wekelijkse rapporten van de CEO en CTO heeft geprobeerd voordat hij zich realiseerde dat een snelle, dagelijkse, face-to-face vergadering (hoewel vrijwel geheel) de beste manier was om Ordr.in-medewerkers aan te raken baseren. En de regeling houdt al zijn werknemers verantwoordelijk voor hun werk.

Naast het uitvoeren van deze dagelijkse vergaderingen, gebruikt Ordr.in Asana taakbeheersoftware, die gratis is voor teams met maximaal 29 leden. De software draait $ 100 per maand voor teams met 30 tot 50 leden, en de prijzen stijgen van daaruit.

GoToMeeting en een setup met twee monitors helpen de directeur financiën en operations van HiringThing Jess Tejani te werken vanuit haar huis in de San Francisco Bay Area.

Josh Siler, de oprichter en CTO van HiringThing, die software maakt voor bedrijven die online vacatures willen plaatsen, is ook van mening dat virtueel persoonlijk contact een van de beste tools is voor het beheren van externe werknemers. Hij heeft HiringThing vanaf het begin opgericht als een virtueel bedrijf en de zes medewerkers wonen op verschillende plaatsen aan de westkust.

"Drie keer per week gebruiken we GoToMeeting voor videoconferenties", zegt Siler. "Iemands gezicht kunnen zien maakt een groot verschil." En het kost niet veel: GoToMeeting, waarmee je high-definition videoconferenties kunt houden waaraan deelnemers kunnen deelnemen vanaf een pc of vanaf een mobiel apparaat, begint bij $ 49 per maand voor onbeperkte vergaderingen van maximaal 25 deelnemers.

Siler zegt dat het virtuele kantoor dat hij bij HiringThing heeft gemaakt, effectief is geweest. Hij merkt op dat het bedrijf sterk afhankelijk is van gratis bellen en videoconferencing van Skype, evenals 37 Signals 'Campfire chat-tool, die begint bij $ 12 per maand voor een basisplan dat 12 gebruikers dekt en 1 GB opslagruimte biedt. HiringThing maakt ook gebruik van Google's Gmail- en Agenda-apps voor bedrijven, die beginnen bij $ 5 per gebruiker per maand, en GitHub, dat online tools voor softwareontwikkeling biedt. GitHub is gratis voor open-source gebruikers en begint bij $ 7 per maand voor alle andere softwareontwikkelaars.

Maar net zo belangrijk als de producten die HiringThing gebruikt, is de bedrijfscultuur die naar voren is gekomen, zegt Siler. "We zijn gebaseerd op vertrouwen en we hebben geen micromanagement voor onze medewerkers. We beoordelen iedereen op basis van hun output. Iedereen kan zijn schema flexibel maken, zolang ze maar voldoen aan hun verplichtingen jegens hun collega's, "zegt hij. "Onze medewerkers weten dat hun prestaties belangrijk zijn, en we praten er regelmatig over."

Verzamelen bij de virtuele waterkoeler

Peter Kirwan, Jr., de CEO en mede-oprichter van Collexion, een online opstarten voorbereiden op het lanceren van een site voor verzamelaars, maakt ook gebruik van Skype-on op een 65-inch televisie om in contact te blijven met externe medewerkers, in sommige gevallen duizenden kilometers verwijderd van het hoofdkantoor van San Diego in San Diego. Kirwan vertrouwt ook op de e-mail en agenda van Google Apps, de gratis Google Drive voor het delen van bestanden, Skype en de online projectplanningtools van Smartsheet, die beschikbaar zijn vanaf $ 16 per maand. Hij en Collexion-medegeleider Doug Taylor zijn het erover eens dat de wiki die ze gebruiken, Atlassian's Confluence - die beschikbaar is met een starterslicentie (voor tien of minder gebruikers) voor $ 10 per maand - de sleutel is tot hun succes met externe werknemers.

Collexion's 'dagelijks 'standup' ontmoet gebruik van Skype en een 65-inch televisie met ingebouwde camera om externe en interne medewerkers op dezelfde pagina te houden.

"Dankzij sociale netwerken worden mensen effectiever in het uiten van kleine gedachten online, "Zegt Taylor. "Met de wiki kunnen ze zich op deze manier uitdrukken, en het stelt mensen in staat om het gesprek te overzien en het gaande te houden. Het creëert ook verantwoordelijkheid, omdat we weten wanneer iemand iets zei als het op de wiki staat. "

Ook van belang voor Collexion is de taakbeheersoftware van Asana (hetzelfde programma dat gebruikt wordt door Ordr.in), waarmee werknemers wijs taken toe aan anderen, zelfs de baas. "Het kan moeilijk zijn voor sommige mensen, maar we hebben gewerkt om van bovenaf een cultuur te creëren waar het goed is om een ​​taak naar je baas te sturen. We willen niet dat mensen e-mail versturen, we willen dat ze taken verzenden ", zegt Kirwan. Hij voegt eraan toe dat het vermogen van het programma om opmerkingen over taken toe te staan ​​helpt iedereen verantwoordelijk te houden.

De juiste (virtuele) sfeer creëren

Hoewel al deze tools en producten externe medewerkers verbonden en verantwoordelijk kunnen houden, is iedereen die we voor dit artikel hebben geïnterviewd het eens dat geen enkele tool veel waard is als uw bedrijf niet de juiste houding en cultuur heeft voor het accommoderen van externe medewerkers. En sommige mensen vertrouwen helemaal niet op technologie.

"Ik ben een groot voorstander van de beweging van ROWE [alleen werkbare resultaten]. Het gaat erom uw personeel als volwassenen te behandelen en hen in staat te stellen hun eigen tijd te beheren ", zegt Ben Eubanks, de HR-manager voor Pinnacle Solutions, een technische dienstverlener voor 70 personen, gevestigd in Huntsville, Alabama. Door zijn werk als een overheidsaannemer, beheert Pinnacle Solutions momenteel meer werknemers buiten zijn thuiskantoor dan erop, maar Eubanks zegt dat Pinnacle geen specifieke technische producten gebruikt om ervoor te zorgen dat ze hun werk gedaan krijgen.

"We hebben een strikt aanwervingsproces en we screenen rigoureus om mensen te vinden die voldoen aan onze kernwaarden, die we vroeg en vaak communiceren. Een paar keer zijn we mensen tegengekomen die de vrijheid niet aankunnen - mensen die willen verdwijnen in plaats van te werken. Maar we kunnen zien wanneer ze de deadlines niet halen en we krijgen het proces om iemand anders te vinden die dat kan, "zegt Eubanks. "Alles komt terug op onze kernwaarden en ons vermogen om deze te communiceren."

Communicatie is essentieel, of u nu een staf van 2 of 222 hebt. En u kunt tal van producten vinden die zijn ontworpen om u te helpen iedereen aan te houden taak - zonder je te dwingen taskmaster te spelen.