Databases bouwen en delen op het web

Als u deel uitmaakt van een bedrijf, wilt u vroeg of laat kunnen samenwerken aan een database met een collega of klant. In het verleden was de eenvoudigste manier om een ​​kleine database te delen, een spreadsheet te maken en deze naar uw bijdragers te e-mailen. Hoewel dit niet de beste methode is, heeft het om meerdere redenen meer verfijnde concurrentie doorstaan:

Ten eerste zijn databases nog steeds lastig voor sommige mensen om te begrijpen, en zijn spreadsheets duidelijker. Een spreadsheet bevindt zich meestal op een enkel scherm, dus het is gemakkelijk voor iemand om de logica ervan te achterhalen, en het raster van rijen en kolommen is ook eenvoudiger dan de typische relationele database met een reeks tabellen. Tafels zijn meer dan veel mensen - vooral diegenen die niet veel formele IT-training hebben - willen ermee omgaan. Ten tweede zijn de samenwerkingstools voor databases moeilijk te leren en te gebruiken. Kijk naar hoeveel mensen gebruiken nog steeds Lotus Notes voor e-mail en niet veel anders. En omdat de meesten van ons comfortabel zijn met e-mail, gebruiken ze het omdat het transportsysteem niet zo belastend is. Tot de dag waarop drie mensen aan dezelfde spreadsheet of database werken en tegenstrijdige wijzigingen aanbrengen. Ten derde vereist het samenstellen van de juiste soorten samenwerkingsapplicaties enige vaardigheid en begrip van hoe en welke soorten gegevens worden gedeeld.

Hoeveel mensen zullen records aan je database toevoegen / wijzigen? Hoeveel willen alleen vragen en rapporten doen? En hoe voorkomt u conflicterende gelijktijdige updates? [Lees meer: ​​De beste tv-streamingdiensten]

Wat zijn uw keuzes, als u geen spreadsheets rond wilt e-mailen? Je hebt twee basismethoden. De eerste is om

een van de vele internetcompatibele databaseprogramma's te gebruiken. Alpha Five heeft enkele gemakkelijk verkrijgbare webtools en de standaardeditie is $ 200, of je kunt de Filemaker Server-versie kopen voor $ 1000. Er zijn er nog veel meer, maar deze twee zijn het gemakkelijkst in te stellen en te gebruiken op internet. Voor beide producten moet u een gehoste Windows- of Mac-machine gebruiken bij uw internetprovider of op een andere manier van het verbinden van de machine waarop u uw database uitvoert naar internet. (PointInSpace is een provider die een Filemaker Pro-hostingaccount aanbiedt voor $ 40 per maand, en ZebraHost biedt Alpha Five-hosting vanaf $ 30 per maand. Hier is een link naar een reeks videozelfstudies over hoe dit te doen met Alpha Five.) zal ook hun programmeertaal moeten leren en vertrouwd moeten zijn met hoe ze rapporten produceren. Deze methode heeft het voordeel dat u een echt databaseprogramma uitvoert en de meeste flexibiliteit heeft. Maar het heeft hoge instapkosten in termen van vaardigheden en kan meer zijn dan u wilt behandelen. Hier is een voorbeeld van een van de schermen die laat zien welk soort programmeerwerk je moet begrijpen voor Alpha Five:

Als de vereiste vaardigheden voor een van deze twee uitdagend zijn, zul je waarschijnlijk eindigen met de tweede methode, die is om een ​​van de webservicebedrijven te gebruiken die zijn gericht op het delen van spreadsheets en tabelgegevens. Hoewel Google Documenten mensen wel toestaat om op bestandsniveau samen te werken, willen we echt iets geavanceerder zijn en de afzonderlijke records herkennen. Er zijn ten minste vier services die ik heb gevonden die dit doen:

• TrackVia, $ 10 per maand per gebruiker

• DabbleDB, $ 8 per maand per gebruiker

• Intuit's QuickBase $ 250 per maand voor 10 gebruikers

• Blist.com, $ 10 per maand per gebruiker plus $ 30 per maand voor één beheerdersaccount

Met al deze kunt u een account maken en uw spreadsheet in ongeveer vijf minuten uploaden. Als uw eerste regel in de spreadsheet uw veldnamen bevat, bent u bijna klaar. U kunt eenvoudig elke kolom sorteren door op de pijlpictogrammen te klikken. U kunt snel dubbele records vinden, een samenvoegsjabloon en formulieren voor uw website maken, allemaal met slechts een paar klikken van de muis.

Aangepaste rapporten zijn eenvoudig en bovendien kunnen ze via een e-mail naar uw medewerkers worden verspreid volgens een vast schema. Het toevoegen van verschillende medewerkers met verschillende afzonderlijke machtigingen is heel eenvoudig en binnen ongeveer 30 minuten kunt u een project instellen en met uw team samenwerken. Het goede nieuws is dat je geen programmeur hoeft te zijn, of zelfs maar moet acteren. U hoeft ook geen hostingkosten te betalen (die zijn inbegrepen als onderdeel van de service) en u hebt alleen uw webbrowser nodig om toegang te krijgen tot uw gegevens.

Om een ​​gevoel te krijgen voor wat erbij komt kijken, zijn alle vier de services sta toe dat je kunt beginnen met gratis accounts. In het geval van TrackVia heb je 14 dagen voordat je ze je creditcard moet geven, en in het geval van dabbleDB kun je het gratis account voor altijd gebruiken, op voorwaarde dat je het niet erg vindt dat je gegevens openbaar zullen zijn. Met blist kunt u hun consumentenaccount voor altijd gratis gebruiken, maar dit beperkt u tot databases kleiner dan 100 MB. QuickBase biedt u een gratis proefperiode van 30 dagen en de mogelijkheid om te delen met maximaal 10 mensen, dus als u op zoek bent naar iets dat slechts een paar medewerkers ondersteunt die te duur zijn.

Elk van de vier services verschilt qua voorwaarden over hoe ze gegevens in uw database kunnen importeren, welke soorten rapporten beschikbaar zijn en hoeveel verschillende databases en opslagruimte per account is toegestaan. Daarom is het het beste om iedereen uit te proberen en te zien wat het meest logisch is voor uw werkstijl en must-have-functies, en hoe ver u kunt komen zonder echte HTML te kennen.

Laten we eens kijken hoe u werkt importeer uw gegevens in TrackVia als een voorbeeld. Wanneer u een nieuwe database maakt, krijgt u drie keuzes te zien zoals u ziet in het onderstaande scherm:

U kunt een spreadsheet uploaden en als u dat doet, klikt u op de link "zie tips" en ziet u een lijst met waarschuwingen en instructies over hoe dit te doen. Als u uw gegevens in een CSV-bestand hebt, moet u deze eerst in Excel importeren voordat u de gegevens naar TrackVia gaat. Met sommige van de andere services kunt u rechtstreeks CSV's importeren of gegevens knippen en plakken vanaf uw bureaublad of een website. U hebt ook de mogelijkheid om te beginnen met een voorbeelddatabasesjabloon en TrackVia biedt meer dan een dozijn verschillende. Laten we zeggen dat u de sjabloon Contacts kiest. Vervolgens kunt u elk contactrecord één voor één toevoegen met behulp van een standaardwebformulier, of het importeerprogramma gebruiken en dat spreadsheet invoeren.

TrackVia heeft ook een interessante optie om een ​​speciale e-mailinbox te controleren die nieuwe databaserecords verzamelt en plaats de informatie automatisch. Als u naar het hulpprogramma E-mailverzameling gaat, ziet u een reeks schermen, waaronder de onderstaande die u kunt gebruiken om deze functie in te stellen. U kunt uw e-mails nieuwe records laten maken of bestaande records bijwerken.

Veel succes met het delen van uw databases en spreadsheets!