Google Agenda: Outlook of uw telefoon synchroniseren, functies toevoegen

Een paar maanden geleden heb ik je verteld hoe je evenementen aan Google Agenda kunt toevoegen door sms-berichten te verzenden vanaf je telefoon. Sindsdien heb ik meer manieren ontdekt om agenda- en contactgegevens in Google Agenda, Contactpersonen en Gmail te krijgen. Lees verder voor een heel nieuw aantal tips.

Outlook synchroniseren met uw Google-agenda

De meeste van mijn agendagegevens leven in Outlook. Niet door keuze, let wel, maar omdat dat precies is waar het zich in de loop der jaren heeft verzameld.

Ik gebruik liever Google Agenda, die veelzijdiger is en minder, wel, Outlooky. Slechts één probleem: hoe verplaats ik mijn gegevens van de laatste naar de vorige? En, even belangrijk, hoe kan ik de twee entiteiten gesynchroniseerd houden?

Verrassend genoeg weten maar weinig mensen dat Google een oplossing biedt: de toepasselijke naam Google Calendar Sync. Dit gratis hulpprogramma wordt uitgevoerd onder Windows en houdt automatisch Google Agenda en uw Outlook-agenda gesynchroniseerd.

Dat betekent dat u een afspraak op één plek kunt invoeren en dat deze automatisch magisch wordt weergegeven in de andere - en omgekeerd. Maar u kunt ook kiezen voor een eenrichtingssynchronisatie, zoals het kopiëren van al uw Outlook-afspraken naar GCal maar niet het kopiëren van GCal-afspraken naar Outlook.

Google Calendar Sync is compatibel met Windows XP en Vista (hoewel ik het in mijn ervaring ken werkt ook goed met Windows 7). Het vereist Outlook 2003 of 2007 - ik weet niet zeker of het compatibel is met Outlook 2010.

De installatie is in een handomdraai:

1. Download en voer het hulpprogramma uit.
2. Voer de gegevens van uw Google-account in.
3. Kies uw synchronisatieoptie (enkele of twee richtingen).
4. Geef op hoe vaak het hulpprogramma uw agenda's moet synchroniseren (de standaardinstelling is elke twee uur).

Dat is alles! De eerste synchronisatie duurt een paar minuten; daarna is het vrijwel onmiddellijk. Nu kunt u beide kalenders gebruiken zoals u wilt en ondertussen beide gesynchroniseerd houden.

Google Agenda synchroniseren met uw smartphone

Een van de dingen die ik zo leuk vind aan Google Agenda is dat er geen desktopcomponent voor nodig is. Natuurlijk, je kunt het synchroniseren met Outlook, maar niet iedereen heeft zo'n programma nodig of wil het alleen om afspraken te beheren. Sterker nog, steeds meer mensen geven er de voorkeur aan om hun agenda's op hun mobiele telefoons te houden, net zoals ze hun adresboeken doen..

Als u Outlook gebruikt, hebt u dit waarschijnlijk al geconfigureerd om met uw telefoon te synchroniseren. Als dat niet het geval is, of als je net als ik probeert weg te migreren van dat logge beest, zoek dan niet verder dan Google Sync - een gratis service die mobiele telefoons synchroniseert met Google Agenda.

En niet alleen Google Agenda, maar ook Google Contacten en Gmail. De service werkt met BlackBerry-, iPhone- en Nokia S60-apparaten. (Waarom niet Android? Omdat het mobiele besturingssysteem van Google al met de verschillende Google-services synchroniseert, wat de Palm Pre en Pixi betreft, kunnen ze direct vanuit de doos synchroniseren met Google.)

Google biedt alle instructies die u nodig hebt voor Google Sync configureren en gebruiken, dus ik zal ze hier niet opnieuw uitlichten. Mijn doel is eenvoudigweg uit te leggen waarom het een goed idee is.

Als u al een Google Agenda-gebruiker bent, zou dit vrij duidelijk moeten zijn: Sync brengt een kopie van uw schema naar uw telefoon - en houdt beide versies up-to-date. Handig!

Als u geen Google Agenda-gebruiker bent, geeft Sync u effectief een online back-up van uw planning - iets dat van onschatbare waarde zou kunnen zijn als uw telefoon kapot gaat, verloren gaat, wordt gestolen, enz.

Bovendien is er veel te zeggen voor het hebben van een agenda die toegankelijk is vanaf elk apparaat met webtoegang (desktop, netbook, iPad, enz.). Hetzelfde geldt voor je contacten.

Voeg een vak 'Volgende vergadering' toe aan Google Agenda

Nu we weten hoe je smartphones en Outlook kunt synchroniseren met Google Agenda, laten we het hebben over enkele andere manieren om het bruikbaarder te maken.

Net als veel andere Google-apps en -services, biedt Google Agenda een sectie 'labs' waarin u verschillende aanpassingen en verbeteringen kunt vinden die zich nog in de testfase bevinden. Een van mijn favorieten is Next Meeting, dat een kader toevoegt dat - je raadt het al - je volgende geplande afspraak weergeeft. Het is een kleine verandering, maar een zeer praktische.

Als u Volgende vergadering wilt inschakelen, logt u in op Google Agenda en klikt u vervolgens op de kleine groene beker die in de rechterbovenhoek van de pagina wordt weergegeven. Dat brengt u naar de Labs-pagina. Scrol bijna helemaal naar beneden, zoek Next Meeting, klik op Inschakelen en klik vervolgens onderaan op de knop Opslaan.

Dat is alles! Als u nu naar uw agenda kijkt, ziet u het nieuwe vak in de rechterbenedenhoek. Het toont het volgende geplande item in je agenda en een countdown-timer.

Zoals ik al zei, het is een klein beetje tweaken - maar zeker de moeite waard.

Als je een probleem hebt dat opgelost moet worden, stuur het dan manier. Ik kan geen reactie beloven, maar ik zal zeker elke e-mail lezen die ik krijg - en mijn best doen om ten minste een aantal van hen te adresseren in

het PCWorld Hassle-Free pc-blog. Mijn 411: [email protected]. U kunt ook gn tot de Hassle-Free PC-nieuwsbrief per week laten e-mailen.