E-mailstrategieën: bijlagen, onderwerpregels

People: It's 2009. E-mail is geen nieuw fenomeen. Als een planeet zijn we er al een paar decennia mee bezig. We hebben zelfs etiquette-handleidingen over het onderwerp (zoals 'E-mailetiquette: tips voor thuis en werk' en 'E-mailetiquette' bijvoorbeeld). En toch, wat anders - heel intelligent - ik weet zeker dat de basiskennis nog steeds niet onder de knie is. Zoals het schrijven van een effectieve onderwerpregel.

Ik heb bijvoorbeeld onlangs een e-mail ontvangen met het volgende onderwerp: "Van Joe-gebruiker." (Namen zijn veranderd om de, eh, misleide te beschermen.) Um, Joe? Ik weet dat het van jou komt. Het zegt het precies daar in het Van veld. Wat ik niet weet, is waar je e-mail over gaat of waarom ik het zou moeten lezen.

[Verdere lezing: je nieuwe pc heeft deze 15 gratis, uitstekende programma's nodig]

Een ander bericht kwam met het onderwerp, " gedoe." Nogmaals, niets te verhelderend daar. Heb je hulp nodig bij het oplossen van een probleem of schrijf je me lastig? Ik heb al genoeg van het laatste, bedankt.

Ik denk dat de ergste overtreders mensen zijn die helemaal niet de moeite hebben om een ​​onderwerpregel te schrijven. Dat is alsof je op de deur klopt, door het kijkgaatje kijkt en niemand aan de andere kant ziet. Ik denk dat ik het niet hoef te openen!

Vergeet niet dat de onderwerpregel van uw e-mail het eerste is wat de ontvanger ziet. Het moet een kleine samenvatting zijn van wat er in de e-mail staat. Al het andere en uw bericht kunnen over het hoofd worden gezien, worden overgeslagen of gewoon genegeerd.

Drie manieren om vergeten bijlagen te vermijden

Omdat ik op alle vlak perfect ben, heb ik nooit ofte nimmer vergeten een bestand bij te voegen een e-mail. Maar ik heb de ontvangende kant gehad en er gaat niets boven het gevoel van superioriteit dat voortkomt uit het samenstellen van dit antwoord: "Je bent de bijlage, doofus!" Vergeten. Om dergelijke e-mail smackdowns te vermijden, overweeg dan om een ​​plug-in te installeren. in dat waarschuwt u bij vergeten bijlagen (het digitale equivalent van iemand zonder broek te zien verschijnen.) Deze hulpprogramma's scannen uw uitgaande berichten op trefwoorden als 'bestand', 'bijgevoegd' en 'bijlage'. Als ze een dergelijk woord detecteren maar er niets aan vastzit, ontvang je een melding - zodat je het bedoelde bestand kunt toevoegen en toekomstige schaamte kunt voorkomen.

Gebruikers van Outlook 2007 kunnen de ontbrekende bijlage PowerToy grijpen, of de veel robuustere versie Vergeten Attachment Detector (die aangepaste sleutelwoorden ondersteunt en u zelfs kan waarschuwen voor lege onderwerpregels).

Als u een eerdere versie van Outlook gebruikt, probeer dan Attached4Sure - het ondersteunt alle versies die teruggaan tot 2002.

Beste nieuws van allemaal? Elke plug-in die ik heb genoemd, is gratis.

Rick Broida schrijft het Hassle-Free pc-blog van PC World. Meld u aan om Rick's nieuwsbrief per e-mail

per week te ontvangen.