13 Beste manieren om dropbox-papier te gebruiken

Het is alweer een paar jaar geleden dat Dropbox Paper uit de bètafase stapte. Met de samenwerkingstool kunt u deelbare notities maken en documenten en bestanden netjes ordenen in mappen of projecten. Dropbox Paper accepteert alle soorten inhoud en mediaformaten, waardoor het ongelooflijk eenvoudig is om documenten in kaart te brengen.

Dropbox Paper kan meer dan dat. Als je het volledige potentieel van Dropbox-papier wilt verkennen, bekijk dan de onderstaande hack en trucs.

1. Maak alleen uitnodigingsmappen

Wanneer u een map in Dropbox Paper maakt, kunnen standaard alle leden van het team deze zien. Als u echter een map voor specifieke mensen in het team wilt maken, is de beste oplossing om een ​​map met alleen uitnodigingen te maken.

Klik hiervoor op de knop Een nieuwe map maken in het rechterpaneel en voeg de naam toe zodra het nieuwe venster verschijnt. Tik vervolgens op het gebouwachtige pictogram op het onderste lint en selecteer Alleen uitnodigen.

Selecteer de namen van uw teamleden en klik op de knop Maken.

Coole tip: u kunt er ook voor kiezen om stil een open voor iedereen map te maken. Schakel hiervoor de namen van de leden uit voordat u op de knop Maken klikt.

Ook op

Dropbox Paper versus Google Keep: diepgaande vergelijking

2. Bekijk de kracht van zoeken

Moet u zoeken naar een document met een specifiek woord? Het krachtige zoeken maakt het mogelijk. Het enige dat u hoeft te doen, is het trefwoord op de zoekbalk in te typen en het relevante bestand of map verschijnt meteen.

Het Ransomware-artikel verschijnt bijvoorbeeld in de map GT> Android> Berichten> AI voor mijn account. Dus ik hoef niet helemaal naar die map te gaan.

Op dezelfde manier kunt u gewoon zoeken op de titel van het document en de tool zorgt voor de rest.

3. Neem de snelkoppeling

In dit tijdperk waarin alles bijna onmiddellijk is, is het essentieel dat u ook dezelfde mantra volgt terwijl u uw team op papier beheert, vooral als het gaat om het opmaken van uw documenten.

Dropbox Paper wordt geleverd met een assortiment sneltoetsen. Afgezien van de algemene sneltoetsen zoals Ctrl + B voor vet en Ctrl + U voor onderstrepen, ondersteunt deze samenwerkingstool een hele reeks alternatieven.

• Genummerde lijst: 1. gevolgd door een spatie
• Takenlijst: gevolgd door een spatie
• Koptekst: Ctrl + Alt + 1
• Datum: / datum gevolgd door een spatie

Dus als u een reeks taken moet toevoegen, voegt u * gevolgd door spatie toe en wordt er direct een opsommingsteken toegevoegd.

Hiermee bespaart u veel tijd om heen en weer te gaan tussen de werkbalk in een document. Ook maken ze uw workflow naadlooser.

Klik op het toetsenbordpictogram in de rechterbenedenhoek om de volledige lijst te kennen.

4. Maak taken zoals een baas

Zoals u misschien al weet, hoeft u alleen maar een spatie in te voeren om een ​​controlelijst met items toe te voegen. Het goede nieuws is dat u deze checklist / taken onderweg kunt toewijzen door eenvoudig een @ -teken toe te voegen, gevolgd door de naam van het teamlid.

Als u dus een taak met de naam 'Opmerkingen op Facebook toevoegen' wilt maken en deze aan Sylvia wilt toewijzen met een einddatum van 11 maart 2020, typt u gewoon de volgende opdracht.

Voeg opmerkingen toe op Facebook @Sylvia / 11/03/2020

Dat is het. Geen gedoe met de werkbalk of op het bovenste lint.

Coole tip: gebruik het pictogram Presenteren bovenaan om uw document als een diavoorstelling te presenteren.

Ook op

#te doen lijst

Klik hier om onze pagina met takenlijstartikelen te bekijken

5. Documenten toevoegen aan map

Open je een specifieke map om er vaak een document in te plaatsen? Dat is een vreselijke tijdverspilling.

De beste manier is om het document op de startpagina te maken. En zodra u het een naam hebt gegeven, klikt u op de link Toevoegen aan map onder de documentnaam en de tool zorgt voor de rest.

Wist u dat: documenten zonder mapstructuur op de startpagina worden weergegeven als Niet opgeslagen.

6. Te veel emoji's? Tel ze!

Denk je dat je veel te veel emoji's in je document hebt gebruikt? Laten we Dropbox Paper het werk doen in plaats van ze handmatig te tellen.

Ja, dat heb je goed gelezen. Naast de standaardtellingen zoals het aantal woorden en het aantal tekens, telt Dropbox Paper ook het aantal emoji's.

Dus als je vindt dat 29 emoji's een beetje te veel zijn, kun je gewoon teruggaan naar de doc en ze verwijderen.

Om het aantal woorden te controleren, tikt u op de knop met de drie stippen in de rechterbovenhoek en drukt u op de optie voor Aantal woorden.

7. Plak screenshots als een professional

Een andere leuke truc die Dropbox Paper je laat doen, is dat je geen screenshots en afbeeldingen op de conventionele manier hoeft te uploaden. Het enige wat u hoeft te doen, is de afbeeldingen uit de bron kopiëren en in uw document plakken.

Ook is het herschikken van afbeeldingen op Dropbox-papier net zo eenvoudig als slepen en neerzetten. Selecteer de afbeelding die u wilt verplaatsen en verplaats uw muisaanwijzer naar de gewenste positie. Handig toch?

Ook op

Bladeren met screenshots in Windows 10

8. Link naar verschillende media-items

Of het nu een audiobestand of een YouTube-video is, met Dropbox Paper kun je ze vrij eenvoudig weergeven. De mantra? Knippen en plakken. Ja, u hoeft de insluitlink niet toe te voegen.

Hier hoeft u alleen maar de video (of het nummer) van de adresbalk te kopiëren en in uw document te plakken - Ja, vergelijkbaar met afbeeldingen en schermafbeeldingen.

9. Integreer met uw agenda

Last but not least kunt u Paper integreren in Google Agenda (of MS Outlook). Klik hiervoor op de documentnaam en u ziet een kleine grijze prompt voor het koppelen van een kalendergebeurtenis.

Selecteer de gewenste kalender en voeg na het instellen de datum en de vergadernotities toe.

Het goede nieuws is dat zodra u uw agenda heeft geïntegreerd, alle komende vergaderingen op de startpagina van Paper worden weergegeven.

10. Link als een Ninja

Ja, ik weet dat er naast Invite een handig pictogram is waarmee je externe links kunt toevoegen. Maar het is lastig om erop te klikken en vervolgens de link toe te voegen telkens wanneer je een link moet toevoegen.

Het slimme ding om te doen is om de tekst te selecteren die u wilt koppelen, op Ctrl + K te drukken en vervolgens de link toe te voegen. Handig, toch!

11. Exporteer uw documenten

Met Dropbox kun je je documenten ook exporteren in PDF-, Word- of Markup-formaten. Dat is vooral handig als u sommige documenten moet verzenden naar klanten of zakelijke partners die geen toegang hebben tot Dropbox Paper van uw team.

Om te exporteren, selecteert u het document op de startpagina en drukt u op de knop Exporteren, zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.

Selecteer vervolgens uw indeling en het downloaden start binnen enkele seconden.

Zet de pen op papier

Afgezien van alle bovenstaande functies, kun je met Dropbox Paper eenvoudig integreren met apps van derden, waardoor het bereik van de tool meerdere graden wordt uitgebreid. Bovendien kun je net zo gemakkelijk een koppeling maken naar je Dropbox-bestanden en -documenten als je een selectievakje of een lijst met opsommingstekens zou toevoegen.

Volgende: op zoek naar manieren om Dropbox te gebruiken vanuit Gmail? Bekijk het volgende artikel om erachter te komen hoe.