Top 8 Microsoft Team-tips om het als een professional te gebruiken

Slack veranderde het berichtenspel sinds het debuut in augustus 2013. Het heeft e-mail vervangen voor interne communicatie binnen veel teams en organisaties. Ondertussen heeft Microsoft Teams Slack ingehaald met meer dan 13 miljoen gebruikers door het te bundelen met de Office 365-service.

Bovendien profiteert het van het robuuste ecosysteem van Microsoft dat door de jaren heen is gebouwd. Als uw kantoorconfiguratie of -organisatie het Office 365-abonnement heeft, wordt communiceren en samenwerken via Teams moeiteloos.

Laten we eens kijken naar enkele van de beste tips en trucs voor Microsoft Team-gebruikers om hun productiviteit te verhogen en als een professional te gebruiken.

1. Sneltoetsen

Sneltoetsen kunnen veel tijd besparen, vooral wanneer u een app zoals Teams gebruikt. U zult het waarschijnlijk de hele dag gebruiken om met collega's te communiceren. Er zijn maar twee sneltoetsen die je als beginner moet onthouden.

1. / - de slash-toets onthult alle opdrachten die u kunt geven met behulp van verschillende sneltoetsen.
2. / toetsen - een lijst met alle sneltoetsen die u kunt gebruiken. De lijst is vrij lang om hier te delen. Zoek en onthoud degene die nuttig voor u zijn.

Zoals te zien in de screenshot, typt u deze twee snelkoppelingen in de zoekbalk bovenaan om te vinden wat u zoekt.

2. Groepsnaam

Chat is een primaire functie van Microsoft Teams, maar zoeken naar een bepaald gesprek in een kanaal kan lastig zijn. Je kunt dit probleem oplossen door dat chatvenster of die groep een betekenisvolle naam te geven. Als u bijvoorbeeld een nieuwe handleiding over product A bespreekt, kunt u het chatvenster Product A bugs noemen. Maakt het zoeken in de toekomst eenvoudiger.

Klik hiervoor op het potloodpictogram bovenaan het chatvenster om het te bewerken en geef het een naam. Werkt alleen voor groepschats en niet voor privé-chats.

Ook op

Regels maken en beheren in Outlook 365 Webmail

3. Stuur e-mails door

Bij GT gebruiken we nauwelijks e-mails en vertrouwen we meestal op Slack om met elkaar te communiceren. Het werkt voor ons, maar betekent niet dat u e-mails volledig kunt verwijderen. E-mails zijn hier om te blijven. Microsoft weet dat en daarom kunnen gebruikers e-mails met bijlagen doorsturen naar Teamkanalen vanuit alle op de witte lijst geplaatste e-maildomeinen.

Niet alleen dat, als u in het volgende scherm op Geavanceerde instellingen klikt, kunt u bepalen wie e-mails kan verzenden, en dat ook vanuit specifieke domeinen, om ongevraagde e-mails te verminderen.

4. Maak GIF's

GIF's delen is leuk, maar het maken ervan is nog leuker. Ik ben blij dat Teams de leden hun eigen GIF's laat maken, waardoor ze creatief kunnen zijn en stress kunnen verminderen om de serieuze discussies te compenseren.

Teams integreert Giphy, een populaire GIF-bestemming, om uw kunstwerk met andere teamleden te delen.

5. Bots

Het automatiseren van de repetitieve taken bespaart tijd en bots kunnen nuttig zijn. Teams heeft een aantal bots die u in uw voordeel kunt gebruiken. De Who-bot is handig voor het vinden van teamleden in de hele organisatie op basis van hun rollen en verantwoordelijkheden. Wie is bijvoorbeeld het belangrijkste product X-marketeer?

Bots werken net als teamleden, wat betekent dat u met hen kunt chatten, vragen kunt stellen en zij zullen antwoorden.

Andere bots zijn voorzien van Agenda-bot om een ​​open slot te vinden in de agenda's van uw teamleden en afspraken te plannen, Polly om polls te maken en feedback te verzamelen en YellowAnt om verbinding te maken met meer dan 40 apps om intelligente workflows te creëren. Hier is hoe je je eigen bots kunt maken.

Ook op

Hoe Microsoft Office 365 e-mail en agenda op Android te configureren

6. Tabbladen

Teams wordt geleverd met een unieke functie genaamd Tabs. U kunt elk tabblad toewijzen aan een enkele bron, zoals een video, een website of een app. Het hangt ervan af wat u ermee wilt bereiken. Ik denk dat het het meest geschikt is voor apps die je wilt gebruiken tijdens het werken met Teams.

Tabbladen maken het heel eenvoudig om de workflow te beheren en te voorkomen dat belangrijke delen van het proces elkaar overlappen. U kunt bijvoorbeeld een tabblad voor Trello maken, zodat iedereen in het team er gemakkelijk toegang toe heeft. Klik op het pictogram '+' om een ​​app te kiezen. Merk op dat er al een tabblad is voor het delen van bestanden.

7. Bladwijzer

Een kleine maar vaak verwaarloosde functie van Teams is de bladwijzeroptie. Als u een belangrijk bericht ontvangt, maar er later op terug wilt komen, kunt u dit eenvoudig toevoegen aan uw bladwijzers en er later naartoe gaan.

Klik op het menupictogram naast het bericht om dit te doen.

8. Meeslepende lezer

Heeft iemand een document met u gedeeld? In plaats van het volledig te lezen, kunt u de optie Immersive Reader gebruiken om twee dingen te doen. Verwijder alle afleidingen zodat alleen de tekst zichtbaar is. Maakt het gemakkelijk om u te concentreren op het document of bericht.

U kunt het document ook beluisteren met woorden die in realtime zijn gemarkeerd. Een andere leuke functie is vertaling. U kunt een bericht selecteren en dit in meer dan 60 talen vertalen met behulp van Microsoft Translator.

Teamwork helemaal

Microsoft Teams is een geweldige samenwerkingstool en geen probleem als u al met andere Microsoft-producten zoals Office 365 werkt. Hoop dat enkele van de tips die we hierboven hebben gedeeld, u zullen helpen productiever te zijn.

Volgende: loopt het Postvak IN van uw Outlook uit de hand? Klik op de onderstaande link om te leren hoe u regels kunt gebruiken om Outlook 365 te beheren.