Tijdmanagementtips voor mobiele professionals

Als onderwerp, tijd management is ongeveer net zo spannend als het kijken naar vliegen rond een no-plaagstrook. Maar zou u geïnteresseerd zijn in het leren over timemanagement van iemand met slechts enkele maanden te leven?

De time management expert in deze zaak was Randy Pausch, professor computerwetenschappen aan Carnegie Mellon die op 47 juli op 47-jarige leeftijd overleed aan de pancreas. kanker. Naast zijn inmiddels beroemde 'laatste lezing' over het bereiken van je kinderdromen, heeft Pausch in november 2007 ook een levendige, inspirerende toespraak over tijdbeheer gegeven aan de University of Virginia School of Engineering and Applied Science. Je kunt een video van de lezing bekijken of lees de transcriptie.

De opmerkingen van Pausch waren niet revolutionair en hij gaf toe een aantal van zijn punten aan te passen uit Stephen Covey's The 7 Habits of Highly Effective People en Kenneth Blanchard en Spencer Johnson's The One Minute Manager.

Maar Pausch's praten gecombineerd bruikbaarheid, mededogen en zichzelf wegcijferende humor, doorspekt met de wijsheid en dapperheid van een man wiens dagen geteld waren. Ik beveel zijn toespraak ten zeerste aan iedereen die zich door de tijd uitgehongerd voelt - en wie niet deze dagen?

Nu vraag je je waarschijnlijk af waarom ik schrijf over Pausch en zijn speech in een column genaamd 'Mobile Computing'. " De reden: efficiënt tijdsbeheer is vooral een uitdaging voor mobiele professionals. Je brengt veel tijd door op luchthavens, in de lucht of lange afstanden. Naast deze tijdsbeperkingen, heb je de constante golven van e-mail, voicemail en andere onderbrekingen die iedereen heeft. Het is dus een grotere uitdaging - en daarom belangrijker - voor mobiele professionals om hun tijd te maximaliseren. Als je dat niet doet, verliest u tijd die u had kunnen besteden aan mensen van wie u houdt, iets dat Pausch maar al te goed begreep.

Hier zijn enkele tips die Pausch in zijn toespraak presenteerde, samen met een paar van mijn eigen woorden.

Gebruik Meerdere beeldschermen

Stel meerdere computermonitors in op de desktop van uw bureau, Pausch aanbevolen. Hij had drie schermen op zijn computer aangesloten. Eén toonde zijn takenlijst; op de middelste monitor was zijn e-mailprogramma; en op de derde plaatste hij zijn kalender.

Pausch voerde aan dat je tijd spaart door niet de hele dag op een scherm tussen meerdere programma's te hoeven schakelen. Het hebben van al dat schermvastheid is als "het verschil tussen werken op een bureau … en proberen werk gedaan te krijgen op het kleine dienblad in een vliegtuig", zei Pausch.

De meeste laptopgebruikers kunnen gemakkelijk een of meerdere externe monitors verbinden met bereik dit effect. Lees 'Stap voor stap: een werkstation op drie schermen voor $ 230 of minder' voor tips en advies. Lees ook het blog van mede-PCW-bijdragend redacteur Steve Bass, "Dual Monitors - De enige manier om te gaan."

Bellers aanmoedigen om e-mail te verlaten

Het uitgaande voicemailbericht van Pausch luidde: "Hallo, dit is Randy, stuur me een e-mail. " Het idee was om de frequentie en lengte van dagelijkse onderbrekingen te minimaliseren. Dat is een goed advies. Ik zou hieraan willen toevoegen dat bemoedigende bellers om e-mail achter te laten in plaats van voicemail, mobiele professionals tijd op de weg kunnen besparen. In plaats van zowel voicemail als e-mail te moeten controleren, kunt u vaak gewoon e-mail checken (mits u een telefoon met e-mailmogelijkheden heeft). Het is ook veel sneller om de typische e-mail te lezen dan om naar de typische voicemail te luisteren.

Diensten zoals GotVoice en Vonage Visual Voicemail zetten voicemails om in getranscribeerde e-mail. Ik heb deze twee services getest, en ik kan ze voor het grootste deel aanbevelen.

Reclaim 'Down Time'

Pausch's oncoloog heeft aanbevolen een trainingsroutine te behouden. Dus Pausch bracht een uur per dag op zijn fiets door, zo vaak als mogelijk. Zich ervan bewust dat dit tijd zou zijn voor zijn gezin, bracht Pausch vaak dat uur door op zijn mobiele telefoon om aan het werk te krijgen. Sterker nog, Pausch's deed veel van het werk aan zijn boek, The Last Lecture, tijdens die urenlange fietstochten.

De fietstochten van Pausch werpen een interessante vraag op die we allemaal moeten overdenken: hoe kunnen we tijd terugwinnen die anders niet productief zou zijn? Er zijn veel manieren om dit te doen, en net zo veel tools.

Een hulpmiddel waar ik bijvoorbeeld op vertrouw, is een Sony digitale stemrecorder. Soms dicteer ik delen van deze kolom in mijn Sony ICD-MX20 terwijl ik een stevige wandeling van 45 minuten maak. Wanneer ik terug ben in mijn kantoor, sluit ik de recorder aan op mijn pc en start ik Dragon NaturallySpeaking spraakherkenningssoftware. De software kan mijn opnames uitstekend in tekst transcriberen (tenzij er veel achtergrondgeluid was terwijl ik aan het dicteren was). De tekst is toegevoegd aan een Microsoft Word-bestand.

Blijf gefocust op wat belangrijk is

Ik zal u achterlaten met de conclusie van Pausch over zijn tijdmanagementgesprek.

"Het laatste is … noteer 30 dagen vanaf vandaag … en vraag: 'Wat heb ik veranderd?' Als [je] niets hebt veranderd, hadden we nog steeds een aangenaam uur samen. Als je dingen hebt veranderd, dan heb je waarschijnlijk veel meer tijd te besteden met degenen van wie je houdt. En dat is belangrijk. en je zult merken dat je op een dag minder hebt dan je denkt. "

Jouw tips?

Hoe blijf je productief en georganiseerd terwijl je onderweg bent? Welke hulpmiddelen of strategieën helpen u het meest? Als je tips of verhalen hebt om te delen, stuur me dan een e-mail.

Nieuws, recensies en tips over mobiel computergebruik

Ultraportable Best Buy:

Lenovo's Thinkpad X200 belandde bovenop onze onlangs vernieuwde Top 10 Ultradraagbare Laptops grafiek. De laptop, die een PCW-rating van 83 (Very Good) behaalde, zal ongetwijfeld veel mobiele professionals imponeren. Met behulp van de optie met negen cellen, duurde de laptop bijna 9 uur op één lading. Hier is nog een reden om ervan te houden: het toetsenbord is enorm. We geloven dat dit de beste laptop ter wereld is voor reizen, vanaf dit moment. De geteste eenheid verkoopt voor $ 1947. Uw laptop upgraden:

Sommige laptops hebben niet-vervangbare CPU's. Maar als de jouwe kan worden geüpgraded en je het niet erg vindt om onder de motorkap te sleutelen, kun je een aanzienlijke snelheidsboost krijgen. Bekijk onze geïllustreerde handleiding, "Vervang de CPU van uw laptop." Een netbook met een geweldig toetsenbord:

Acer's Aspire One, een concurrent van de Asus Eee, is een waardige toevoeging aan het groeiende veld van mini-notebooks (ook wel netbooks genoemd). Acer's mededinger weegt slechts 2 kilo en is redelijk goed geconstrueerd. Het toetsenbord voelt ruim genoeg voor aanraaktypering - in feite geloven we dat het een van de weinige netbooks is die echt volwassen handvriendelijk is. De versie die we hebben getest, met een harde schijf van 80 GB en 1 GB RAM, zou ongeveer $ 600 moeten zijn wanneer deze herfst beschikbaar is. Bijdragen redacteur James A. Martin biedt hulpmiddelen, tips en productaanbevelingen om u te helpen het meeste uit uw computer te halen onderweg. Martin is ook auteur van het Traveler 2.0-blog. Meld u aan om de Mobile Computing Nieuwsbrief elke week per e-mail te ontvangen.

Suggestiebox

Is er een bijzonder cool mobiel computerproduct of -service die ik heb gemist? Heb je een idee voor een extra verhaal in je achterzak? Vertel me erover. Ik betreur echter dat ik niet kan reageren op vragen over technische ondersteuning, vanwege de hoeveelheid e-mail die ik ontvang.