Delen en samenwerken met Microsoft Office Web Apps

Microsoft heeft de technische preview van Office Web Apps opgestart en ik heb de tools getest om te zien wat Microsoft is gekomen met. Een van de belangrijkste voordelen van het werken met Microsoft Office-toepassingen in de cloud is de mogelijkheid om documenten, spreadsheets, presentaties en notitieboeken te openen en ermee te werken vanaf elke web-pc, waar ook ter wereld. Zolang u uw bestanden opslaat op SkyDrive, kunt u reizen zonder laptop en hebt u nog steeds toegang tot uw gegevens.

Met de optie Meer kunt u Kopiëren, Hernoemen of Delen kiezen.

Een nog groter voordeel van werken door de cloud heen is dat je bestanden kunt delen en kunt samenwerken met iemand anders in de wereld. Het web is immers de cloud en het web is een platform voor het delen van informatie - meestal in de vorm van webpagina's.

Het feit dat bestanden en gegevens zich in de cloud bevinden in plaats van binnen een netwerk met firewall of op de lokale harde schijf van een gebruiker betekent dat iedereen de bestanden kan delen en openen.

[Lees meer: ​​De beste tv-streamingdiensten]

De standaard mapstructuur op SkyDrive is vergelijkbaar met die van gebruikers in Windows Vista en Windows 7. Je krijgt een map Mijn documenten, die ogenschijnlijk de meeste van je gegevens zou bevatten, samen met een map Public, waar je de bestanden opslaat die je wilt delen.

Je kunt klikken om een ​​link te e-mailen of kopieer de code om het bestand in een webpagina in te sluiten.

Standaard stelt de map Public iedereen in staat om bestanden te bekijken, maar beperkt het gebruikers om bestanden te wijzigen of te verwijderen. Omdat het de map Public is, kunt u deze rechten niet wijzigen.

U kunt een bestand in de map Publiceren door het bestand te selecteren en vervolgens op Meer te klikken om een ​​vervolgkeuzemenu met Kopiëren, Naam wijzigen te maken of deel opties. Wanneer u Delen selecteert, kunt u een e-mail verzenden naar een uitnodigingslink naar specifieke gebruikers of een code insluiten op een webpagina die het gedeelde bestand zal weergeven.

Als u besluit een koppeling per e-mail te verzenden, kunt u selecteer uit contacten die zijn gekoppeld aan uw Windows Live-account, of voeg handmatig e-mailadressen toe. Het uitnodigingsbericht dat naar de aangewezen gebruikers wordt gestuurd, bevat een koppeling om het bestand te bekijken.

Als u 'Personen selecteren' kiest, beschikt u over een reeks opties voor het toewijzen van toegang.

De HTML-code gebruiken om het bestand in te sluiten een website toont een pictogram van het bestand op de webpagina, waarop gebruikers kunnen klikken om toegang te krijgen tot het bestand vanaf de locatie in de SkyDrive Public-map. Een voordeel van het insluiten van de gegevens op deze manier is dat u het bestand kunt aanpassen of bijwerken en dat bezoekers van de website altijd de huidige versie zien.

Voor de map Mijn documenten of mappen die u maakt, kunt u de toegang aanpassen via opties met de labels Net Me, Everyone, My Network (inclusief alle contacten die u hebt in Windows Live) of Select People. Als u Personen selecteren selecteert, ziet u een groter aantal opties, waaronder de mogelijkheid om toegang aan te duiden op basis van groepen die u in uw contacten hebt gemaakt, of de mogelijkheid om gebruikers één voor één toe te voegen door hun e-mailadres in te voeren. Houd er rekening mee dat het betreffende e-mailadres moet worden gekoppeld aan een Windows Live-account zodat de gebruiker toegang heeft tot de gegevens.

Gebruikers aan wie u toegang verleent tot mappen op uw SkyDrive ontvangen een e-mailuitnodiging zoals deze.

Voor elke groep of persoon die u selecteert, kunt u ze alleen toestaan ​​om bestanden te bekijken, of u kunt krachtigere toegang verlenen, zoals de mogelijkheid om bestanden toe te voegen, te bewerken en te verwijderen. U kunt een e-mailuitnodiging laten verzenden naar degenen die zijn aangewezen met toegang.

De mogelijkheid om bestanden in de cloud te openen en die toegang met anderen te delen is niet nieuw: deze functies zijn een functie van SkyDrive en zijn voor sommige gebruikers beschikbaar geweest tijd. Wat nieuw is, is echter dat gebruikers de bestanden kunnen bekijken, ongeacht of ze de bijbehorende Microsoft Office-applicaties hebben geïnstalleerd, en elk bestand zal exact worden weergegeven zoals de gebruiker het zou zien als ze het bestand in de oorspronkelijke applicatie zouden openen.

Waar Office Web Apps het delen en samenwerken echt veranderd, is de mogelijkheid van meerdere gebruikers om tegelijkertijd hetzelfde bestand te openen en te gebruiken in Excel of OneNote. De OneNote-toepassing is nog niet beschikbaar in het technische voorbeeld, maar ik kon werken met de realtime samenwerkingsfunctie in Excel.

Mijn editor (de persoon met wie ik het bestand deelt) en ik heb toegang gekregen tot de Excel-spreadsheet tegelijkertijd. Ieder van ons bewerkte velden en kon zien wat de ander in realtime aan het typen was. De mogelijkheid om op deze manier met Excel-spreadsheets en OneNote-notitieblokken te werken - in realtime samenwerken met peers of klanten via de cloud - is een duidelijke productiviteitsverhoger.

Het doornemen van de machtigingen en het verlenen van toegang aan uitgenodigde deelnemers was niet zo intuïtief of gebruikersvriendelijk zoals ik zou willen. Uiteindelijk is het echter niet de mogelijkheid om gegevens in de cloud te delen die indrukwekkend zijn, maar de mogelijkheid om met die gegevens te communiceren via de Office Web Apps-toepassingen.

Wilt u meer zien van de Microsoft Office Web Apps? Bekijk de Excel-webapp en de PowerPoint Web App van dichterbij. Op het moment van drukken waren Word en OneNote nog niet volledig functioneel.

Tony Bradley is een informatiebeveiligings- en Unified Communications-expert met meer dan een decennium aan IT-bedrijfservaring. Hij tweets als @PCSecurityNews en geeft tips, advies en recensies over informatiebeveiliging en unified communications-technologieën op zijn site op tonybradley.com.