Zeven essentiële manieren om uw technische kosten te verlagen

Technologiekosten kunnen elk budget gemakkelijk wegeten - een paar software-upgrades en nieuwe systemen hier, een andere IT-persoon om uw netwerk daar te beheren - en voordat u het weet, heeft u uw winst volledig uitgehold

Of u nu twee of tweehonderd mensen heeft, met deze tips kunt u kosten besparen, geld besparen en u concentreren op wat echt belangrijk is: het eindresultaat.

1. Gebruik Open Source en Vrije Software

Laten we eerlijk zijn: als u probeert uw bedrijf drijvend te houden, stort u met veel geld voor kant-en-klare software als een holte gevuld raken zonder Novocain. Gelukkig kunnen freeware en goedkope software een aangename verrassing zijn in termen van robuustheid en functionaliteit.

Hoewel OpenOffice.org niet zo gepolijst is als het Office-pakket van Microsoft (maar niet zozeer als een geheugen of hulpmiddel) is, open source alternatief met een volledige reeks toepassingen voor tekstverwerking, spreadsheets, presentaties en databases die compatibel zijn met Microsoft Office. Hoewel u met OpenOffice-apps bijna alles kunt doen wat u in Microsoft Office kunt doen, is de interoperabiliteit tussen de twee suites niet naadloos. Als u bijvoorbeeld de functie Wijzigingen bijhouden van Word gebruikt, kan het moeilijk zijn om uw bewerkingen later te verwijderen of aan te passen wanneer u het document gebruikt in OpenOffice en omgekeerd.

Google Documenten is een ander bruikbaar en gratis alternatief voor Microsoft Office - en heeft geen software om te downloaden of te installeren. Hoewel het lang niet zo volledig is als Office of OpenOffice, zijn de basisfunctionaliteit en gestroomlijnde interface misschien alles wat u ooit nodig zult hebben.

Het maken van PDF-bestanden kan van cruciaal belang zijn voor het bedrijfsleven, maar uitgaven van $ 450 voor Acrobat Professional van Adobe is niet. CutePDF is een gratis programma dat bestanden eenvoudig naar PDF exporteert. Gewoon downloaden en installeren; Kies uit het doelbestand Bestand • Afdrukken, en selecteer CutePDF in het printermenu. (Als u OpenOffice of Google Docs gebruikt, hoeft u CutePDF niet eens te installeren - beide laten u rechtstreeks naar PDF exporteren.)

2. Telecommute

Gartner Research voorspelt dat tegen 2009 meer dan 25 procent van de Amerikaanse beroepsbevolking zal telewerken. Met telewerken kunt u besparen op gaskosten, maar u kunt ook net zo productief blijven als u thuis werkt, dankzij hulpmiddelen waarmee u eenvoudig verbinding kunt maken en kunt samenwerken (alsof u op kantoor bent). Met behulp van Wiki's is het eenvoudig om tekst of documenten te plaatsen zodat een groep opmerkingen of wijzigingen kan maken. Sommige wiki's zijn gratis en openbaar, andere zijn meer op de onderneming gericht, met robuustere beveiligingsfuncties. PBwiki biedt drie smaken: zakelijk, academisch en persoonlijk. De site bevat WSIWYG-bewerkingstools, opslagruimte, SSL-codering, automatische notificaties via e-mail of RSS en controles op toegang. Het biedt ook redelijke prijzen voor bedrijven - het is gratis voor één tot drie gebruikers, $ 8 per maand per gebruiker voor 4 tot 99 gebruikers en $ 6 per maand per gebruiker voor 1000 tot 4 gebruikers.

Het bovengenoemde Google Docs is ook telewerker- vriendelijk, biedt een betaalbare en eenvoudige manier om bestanden te delen (en om wijzigingen bij te houden). Nadat u een bestand heeft gemaakt in Google Documenten, hoeft u anderen alleen maar uit te nodigen om online samen te werken. Als je klaar bent, kun je het bestand exporteren naar Word, Excel, PDF of PowerPoint.

Als je je bedenkt dat je een VPN (virtual private network) hebt opgezet, zijn services zoals LogMeIn Hamachi misschien gewoon je ticket voor hoofdpijnvrije externe VPN-toegang. LogMeIn Hamachi belooft een eenvoudige installatie met behulp van peer-to-peer-technologie om medewerkers van externe locaties toegang te geven tot bestanden. De service werkt binnen uw firewall en kost slechts $ 5 per maand voor één gebruikerslicentie.

Als uw bedrijf geen gecentraliseerde server heeft en niet nodig heeft, is Central Desktop een manier om documenten online te delen met vrijwel geen opstelling. Op de site kunnen grote of kleine groepen eenvoudig bestanden delen, bijhouden wie welke bestanden heeft uitgepakt (of deze hebben gewijzigd) en afzonderlijke desktops instellen voor meerdere groepen gebruikers.

Het gratis abonnement geeft je 25 MB aan ruimte en ondersteunt twee werkruimten met elk vijf gebruikers. Het laagste betaalde abonnement is $ 25 per maand voor drie werkruimten, elk 10 gebruikers en 500 MB opslag voor bestanden. Aan het hoge einde krijgt u voor $ 249 per maand 100 werkruimten, 100 interne gebruikers (werknemers) en 100 externe gebruikers (leveranciers, klanten of partners), 25 GB opslagruimte en aangepaste branding. Een extra vergoeding zorgt voor extra beveiliging en webvergaderingen.

Raadpleeg voor meer tips en casestudy's PC World's Telecommuting Resource Guide.

3. Hold Online Meetings

Waarom zou u naar een klant gaan wanneer u een vergadering in cyberspace kunt houden? Met behulp van gratis videoconferentiesoftware, zoals Skype, hebt u alleen een webcam, een pc en een internetverbinding nodig. Dat bespaart u niet alleen op reiskosten, maar ook op lange afstanden. Skype laat de gesprekken soms vallen en kan statisch zijn, dus houd een paar vergaderingen voordat u uw vaste lijn volledig laat vallen.

Als u wilt upgraden naar een robuustere webconferentieservice, kunt u in Cisco WebEx documenten delen, ondersteunt tot vier webcams, en laat je presentaties uitvoeren vanaf je bureaublad.

GoToMeeting is een andere oplossing die VoIP biedt, vergaderingen met maximaal 15 deelnemers ondersteunt, en waarmee je presentaties kunt geven, samenwerken of training kunt geven op je desktop, waardoor je geld bespaart op reizen kosten en vergaderruimte. Wie wil geen presentaties maken in hun pyjama? <> Voor de meer avontuurlijke, laat Second Life je een avatar gratis maken en "in de wereld" ontmoeten, videopresentaties maken en virtuele vergaderingen of trainingssessies houden. U kunt ook een kantoorruimte kopen in Second Life als u een meer permanente plaats wilt creëren waar medewerkers elkaar kunnen ontmoeten en samenwerken.

4. Koop Refurbished Hardware

Terwijl het openklappen van een doos met een glanzende nieuwe computer een ongeëvenaarde sensatie is, bespaart u uw bedrijf, een bundel is een goede tweede. Het kopen van opgeknapte (bijna nieuwe) hardware is een geweldige manier om een ​​deal te krijgen.

Als u een bepaald merk computer in de gaten hebt, ga dan naar de website van die fabrikant om deals te vinden over gerenoveerde systemen. Maar merk op dat elke verkoper een beetje anders opgeknapt omschrijft. Dell verkoopt bijvoorbeeld drie soorten opgeknapte computers, die allemaal worden getest en hersteld naar fabrieksspecificaties: Certified Refurbished omvat laptops en desktops die naar Dell zijn teruggestuurd en die mogelijk kleine cosmetische onvolkomenheden of onvolkomenheden hebben; Eerder besteld Nieuw betekent een pc die nieuw is verzonden, maar de klant heeft besloten om het systeem te retourneren zonder het op te starten; Kras- en Dent-producten kunnen aan de buitenkant iets meer "versleten" lijken, maar werken nog steeds goed en bevatten geen deuken of krassen op de polssteun of het scherm.

Met de Dell Outlet Store kunt u zoeken naar gerenoveerde Dell-desktops, accessoires en laptops op prijsklasse; de meeste items kosten tot 35 procent onder de detailhandel. Een Flamingo Pink Certified Refurbished Inspiron 1720-laptop met een Intel Core 2 Duo CPU, een 17-inch LCD-scherm en een 120 GB SATA-harde schijf was $ 879 op de Dell Outlet-site. Prijs is afhankelijk van of het item krassen en deuken heeft, of het artikel nieuw is besteld en andere factoren. En als u niet tevreden bent met uw aankoop, kunt u producten binnen 21 dagen na de datum van verzending retourneren, minus een aanvullingskosten als het product niet defect is.

Als u een Mac-liefhebber bent, verkoopt Apple gerenoveerde producten via zijn online winkel. Maar verwacht geen enorme besparingen - sommige van de nieuwere producten zijn slechts $ 200 minder dan de verkoopprijs. In sommige gevallen kunt u echter nog veel meer besparen. Een recente blik op de Apple Store onthulde een gerenoveerde MacBook Air (met een 1,6-GHz Intel Core 2 Duo CPU, een 13,3-inch glanzend breedbeeldscherm, 2 GB geheugen, een 80 GB PATA harde schijf en een ingebouwde iSight camera) vermeld bij $ 1499, tegen $ 1799 detailhandel. Een opgeknapte iMac (met een 2,8-GHz Intel Core 2 Extreme CPU, 24-inch glanzend breedbeeldscherm, 2 GB geheugen, een harde schijf van 500 GB en een ingebouwde iSight-camera) werd vermeld bij $ 1599, tegen $ 2299 in de detailhandel.

Op de gereviseerde producten van Apple is een garantie van een jaar van toepassing en u kunt ook een verlengde garantie kopen. De opgeknapte producten van Apple zijn "pre-owned", maar de site van Apple beweert dat elk item een ​​"strikt renovatieproces ondergaat voordat het te koop wordt aangeboden." Sommige producten werden geretourneerd, terwijl anderen werden teruggebracht vanwege technische problemen. Ga naar de site van Apple om de volledige lijst met gerenoveerde tests en kwalificaties te lezenAmazon.com heeft een lange lijst met gerenoveerde computerresellers en de verkopersbeoordelingen van de site laten je meteen weten met welke soort je te maken hebt. De verkopers melden ook de staat van de apparatuur met een beoordelingssysteem: goed, zoals nieuw, gerenoveerd, enzovoort. Onder Amazon's A-Z Safe Buying Guarantee laten verkopers je items retourneren als ze defect zijn.

eBay biedt ook een schat aan deals. Als koper weet u meteen of de verkoper schaduwrijk of betrouwbaar is op basis van gebruikersrecensies. Zoek naar een verkoper met een grote hoeveelheid positieve feedback, minstens 95 procent. Zorg ervoor dat je de feedback van de koper doorneemt om de opmerkingen te zien voordat je erin duikt en biedt. Net als Amazon steunt eBay kopers en zal de community iedereen op de markt brengen als deze zich niet op hetzelfde niveau bevindt.

Op gerenoveerde systemen kan geen enkele garantie van toepassing zijn en de verkoper kan het aan u verkopen "zoals het is". Dit kan een nachtmerrie zijn als het besturingssysteem bijvoorbeeld eenvoudig op een nieuwe harde schijf wordt geïnstalleerd en de schijf wordt vastgezet in de computer. Zorg ervoor dat u vragen van de verkoper stelt voordat u koopt.

5. Bespaar op afdrukkosten

Volgens GreenBiz.com hoeft u geen geld uit te geven om groen te zijn. U kunt besparen op papierkosten als u eenvoudig pagina's aan beide zijden kopieert of verouderde briefhoofdpapier gebruikt voor interne memo's. Als uw kantoor momenteel papieren memo's aan werknemers doorgeeft, kunt u proberen de memo's in plaats daarvan op een centrale locatie te plaatsen (zoals een bord bij de waterkoeler) waar mensen zich normaal verzamelen en zien.

Een andere geldbesparende tip is om te gebruiken de conceptmodus van uw printer om het inktverbruik te verminderen en cartridges minder vaak te vervangen. De conceptmodus is veel sneller en gebruikt minder inkt. Let bij het afdrukken van e-mail en webpagina's op een "printervriendelijk" -optie.

Kleurenprintcartridges kosten meestal meer, dus afdrukken in grijsschaal met alleen de zwarte cartridge kan geld besparen en u vervangt uw kleurencartridge minder vaak. De meeste printers bieden veel instellingen, dus controleer de printersoftware om te zien welke functies geld kunnen besparen.

Als u zelden afdrukt, maar uw inkt bijna op is, kan dit zijn omdat uw printer automatisch de printkoppen reinigt. Om dit te voorkomen, drukt u regelmatig (minstens één keer per week) om te voorkomen dat er inkt wordt opgebouwd.

Bekijk de PC World-video, "Hoe u geld kunt besparen op afdrukken", voor meer ideeën.

6. Werk uitbesteden

Veel bedrijven missen een fulltime IT-professional of hebben een zeer overbelaste persoon die het netwerk en de systemen beheert. Of misschien hebt u een webproject dat moet worden voltooid of een eenvoudig persbericht dat u wilt laten schrijven, maar niet over het personeel beschikt.

In plaats van een headhunter in dienst te nemen (waarvan de kosten 10 tot 40 procent van een het eerste jaarsalaris van een nieuwe huurder) of een uitzendbureau, maak gebruik van een van de vele freelance sites die allerlei functies vervullen en geen cent kosten. eLance.com is een soort van freelancer-marktplaats waar aannemers resumés, portefeuilles, referenties en details over hun werk plaatsen. Werkgevers kunnen vacatures plaatsen of freelancers uitnodigen om rechtstreeks te bieden. eLance test freelancers op de site in hun vakgebieden om hun vaardigheden te certificeren en laat klanten feedback plaatsen zodra taken zijn voltooid.

Guru.com is een vergelijkbare service waarmee u op basis van categorie een lijst met freelancers kunt doorzoeken, biedingen kunt ontvangen, werk belonen, portfolios bekijken en vervolgens betalen voor werk zodra het is voltooid. Elke professional wordt beoordeeld door voormalige werkgevers en gerangschikt op basis van feedback. De site biedt een breed scala aan functiegroepen - legaal, programmeren, marketing, CAD, fotografie - en is gratis voor werkgevers.

7. Gebruik virtualisatiesoftware

Virtualisatiesoftware biedt vele kostenbesparende voordelen, zoals het consolideren van servers en het verminderen van de back-up- en hersteltijd. En omdat u minder servers gebruikt, bespaart u geld op uw energierekening.

Industriestandaard Het aanbod van VMware loopt in het bereik, van suites voor het beheer van grote datacenters tot VMware Workstation voor het uitvoeren van meerdere besturingssystemen op één computer. Door VMware te gebruiken, kunt u nieuwe besturingssystemen testen of zonder risico nieuwe software uitproberen. De VMware Player is gratis beschikbaar, zodat u back-upafbeeldingen kunt importeren of gegevens kunt delen.

Met de gratis virtuele server en virtuele pc van Microsoft (zoeken op microsoft.com) kunt u virtualisatie testen en de Silverlight-virtualisatietool van het bedrijf uitproberen.

Als u liever de open source-route kiest, is FreeVPS een haalbaar alternatief voor de hierboven genoemde commerciële software. Zoals met sommige andere open-source softwareproducten biedt FreeVPS geen officiële ondersteuning, maar volledige documentatie is beschikbaar op de website.

Hoewel de economie misschien onzeker is, is een combinatie van gratis software, gratis services en een beetje van savvy kan elk bedrijf helpen bij het terugdringen van technische kosten.