Bespaar tijd en geld met online vergaderhulpmiddelen

Als u net als ik bent, heeft u waarschijnlijk een hekel aan het bijwonen van zakelijke vergaderingen. Maar er zijn een aantal nuttige op internet gebaseerde hulpmiddelen ontstaan ​​die werkgroepen kunnen helpen bij het plannen en efficiënter uitvoeren ervan. Alle hulpprogramma's werken hier in de meeste populaire webbrowsers en de meeste zijn gratis of tegen redelijk lage maandelijkse kosten beschikbaar. De uitdaging is om te begrijpen welk hulpmiddel geschikt is voor een bepaalde situatie, omdat niet elke vergadering onder dezelfde omstandigheden wordt gehouden.

Meerdere agenda's synchroniseren

Zeker de meest voorkomende situaties zijn die waarbij u een gemeenschappelijke agenda wilt synchroniseren, zoals tussen iemands PDA en hun Microsoft Outlook-bureaublad, of tussen de agenda van een baas en die van een assistent. Veel services kunnen het delen van agenda's tussen werkgroepleden (of zelfs tussen gezinsleden of vrienden) eenvoudiger maken. Zowel Google Calendar als Yahoo Calendar bieden gratis agenda-synchronisatie en talloze andere producten - waaronder Calgoo's Connect, Apple's MobileMe en iTunes voor zijn computers en iPhones, NuevaSync en SugarSync - werken met beide services. BusySync en Spanning Sync kunnen ook Apple's iCal-agenda's synchroniseren met Google Agenda.

Maar deze synchronisatieservices werken niet altijd correct. Een deel van het probleem is dat de meeste online agenda- en planningsproducten gebruik maken van e-mail voor het melden van evenementen en uitnodigingen, en het is moeilijk voor verschillende kalenderprogramma's om dergelijke e-mailberichten op consistente wijze te herkennen of ernaar te handelen. Een ander probleem is dat als u een e-mail ontvangt van het kalenderprogramma met een ingesloten URL, uw zakelijke antispamservice dit kan blokkeren. En in nog een andere situatie kunnen twee mensen op twee verschillende Microsoft Exchange-servers een gemeenschappelijke vergadering plannen - het is mogelijk om beide Exchange-agenda's aan te sluiten, zodat ze met hetzelfde Google Agenda-account synchroniseren, maar het kan lastig zijn. Een mogelijke oplossing voor dat laatste probleem is om MailShadow van Cemaphore voor Google Apps te gebruiken om de Exchange-servers te synchroniseren met Google Agenda; de software kost $ 60 per e-mailaccount per jaar.

[Verdere lezing: de beste tv-streamingdiensten]

Een ding dat zowel Google Calendar als Yahoo Calendar geweldig vinden, is het versturen van e-mailherinneringen over terugkerende vergaderingen met een verzameling adressen. Zolang u de juiste adressen hebt ingevoerd, werkt deze functie goed.

Laat klanten afspraken maken

Het dashboard van TimeDriver toont u de status van uw verschillende afspraken.

Wat als u uw klanten of andere mensen wilt niet in dienst van uw bedrijf om uw tijd rechtstreeks te boeken? In het lang vervlogen verleden zouden de benoemingssecretariërs de baas zijn over de agenda van de baas en zou ze met potlood en papier vergadertijden organiseren. Nu kunt u klanten en externe collega's wijzen op zelfbedieningsagenda's voor afsprakenplanners, zoals HourTown of TimeDriver. Deze sites kunnen de vrije en drukke tijden van uw medewerkers weergeven, evenals de resterende "inventaris" van de resterende tijd voor afspraken. Ze sturen ook e-mailmeldingen en ze hebben geen speciale software nodig buiten een webbrowser om de afspraak te bevestigen. Je kunt het schema eenvoudig aanpassen wanneer je de stad uitgaat of anderszins niet beschikbaar bent. Beide services zijn beschikbaar voor een redelijke prijs: TimeDriver heeft een gratis proefperiode van 90 dagen en is daarna $ 30 per jaar; HourTown biedt drie verschillende plannen, waaronder een gratis abonnement dat twee maandelijkse boekingen mogelijk maakt.

Een gemeenschappelijke vergadertijd of een ploegenschema instellen

Met SetMeeting is het relatief eenvoudig om een ​​vergadering te organiseren tussen deelnemers van verschillende bedrijven.

Wat dacht je van een situatie waarin je een gemeenschappelijke vergadertijd wilt regelen voor mensen van verschillende bedrijven? Een organisator van vergaderingen kan een e-mailnotificatie sturen met een reeks mogelijke open tijden en elke deelnemer vragen af ​​te vinken welke van die tijden voor hen werken. Maar als je ooit hebt geprobeerd om dit soort vergaderingen te organiseren, weet je hoe snel je begraven kunt worden onder alle e-mailantwoorden.

De gratis services SetMeeting.com (van Meeting Agent) en Doodle zijn in dit opzicht nuttig. De grootste zwakheid van SetMeeting.com is dat wanneer u het proces start het u niet toestaat om de vergaderlocatie te veranderen zonder te annuleren en helemaal opnieuw te beginnen. Doodle, die minder geavanceerd is en minder functies heeft, is echt meer een polling-apparaat om u te helpen een gemeenschappelijke tijd te vinden; maar je vindt het misschien aantrekkelijk als dat is wat je wilt doen.

Schedulefly heeft zelfs een Facebook-applicatie, dus je kunt daar je dienstkalender integreren.

Een andere situatie kan bijvoorbeeld een groot aantal ploegenarbeiders of vrijwilligers waarvan u de beschikbare tijden wilt coördineren. Hoewel dit niet echt een probleem is met vergaderingsplanning, kan het een tijdrovende klus zijn als u het handmatig probeert aan te pakken of probeert een regeling te treffen via heel wat heen en weer e-mail. De betaalde services Schedulefly en Shiftboard zijn ontworpen voor dit doel. De eerste is ontwikkeld voor restaurantmedewerkers, terwijl de laatste oorspronkelijk werd gebouwd voor de zorgmarkt. Beide hebben sindsdien hun focus uitgebreid en kunnen in elke webbrowser worden uitgevoerd. Schedulefly begint bij $ 20 per maand voor maximaal 19 gebruikers; Shiftboard begint bij $ 50 per maand voor vijf unieke log-ins. De kosten gaan omhoog voor grotere groepen. Schedulefly heeft ook een Facebook-invoegtoepassing, zodat u de ploegendienst daar kunt coördineren en aankondigen.

Send Out Reistoestemmingen naar Far-Flung-collega's

De hoofdpagina van Tripit toont uw aankomende reizen en die in de buurt van uw stad zullen reizen.

Een nogal ongebruikelijke service is die van Tripit.com. Het idee achter de website is dat u uw reisarrangementen boekt en de sociale netwerkfuncties gebruikt om uw partners en vrienden te vertellen wanneer uw reizen u naar hun buurt brengen of om uit te vinden wanneer ze zich in uw bosrand bevinden. Natuurlijk betekent het instellen dat meer uitnodigingen worden verstuurd naar nog een ander sociaal netwerk en zoveel mogelijk mensen (of tenminste degenen die je persoonlijk wilt zien) naar je Tripit-kring wilt gaan. Maar als u eenmaal een vriendennetwerk hebt, is het relatief eenvoudig om hen op de hoogte te stellen van uw reis: u stuurt eenvoudig de e-mailbevestiging voor uw vlucht of hotelreservering naar een speciaal adres ([email protected]) en de site zal automatisch analyseren de informatie in de bevestiging, zoek uit wie er op reis is en plaats uw reisroute naar uw netwerk. De service is ook gratis en kan worden geïntegreerd met uw LinkedIn-netwerk, zodat u uw communicatienetwerk niet helemaal opnieuw hoeft samen te stellen.

Zoals u ziet, kunnen allerlei op het web gebaseerde services u helpen bij het plannen en coördineer uw persoonlijke vergaderingen effectiever. Nu, als alleen iemand een service zou ontwikkelen die iedereen kan laten weten dat je 10 minuten te laat bent voor je afspraken!