Opnemen verhoogt problemen voor telepresence

Telepresence mogelijk maakt, de high-end vorm van videoconferencing die nu wordt aangeboden door verschillende leveranciers, is de eerste technologie waarmee bedrijven gemakkelijk hoogwaardige versies van al hun vergaderingen kunnen opnemen, hoofdzakelijk met een druk op de knop.

Hoewel de opname- en afspeelfuncties voor deze systemen zijn nog in opkomst, sommige problemen zijn al aan de orde, waaronder opslagcapaciteit, aansprakelijkheid en afspeelkwaliteit. Deze problemen kunnen toenemen naarmate meer ondernemingen trachten terug te bezuinigen op reizen en verspreide teams samenbrengen via telepresence.

De technologie is ontworpen om videoconferenties meer te laten lijken op persoonlijke ontmoetingen, met high-definition streaming video, meerdere schermen en "ruimtelijke" "audiosystemen die geluiden associëren met de locatie van een spreker. Cisco Systems maakte ongeveer twee jaar geleden een plons met een product dat TelePresence Meeting heet, met een prijskaartje van US $ 598.000 voor twee zespersoonsslaapkamers met speciale verlichting en meubels.

[Meer lezen: de beste NAS-dozen voor media streaming en back-up]

Maar ook veel andere verkopers hebben hun games uitgebreid. Polycom, Hewlett-Packard, Tandberg en kleinere spelers zoals LifeSize Communications hebben nu allemaal high-definition-systemen en Mitel heeft er maandag een aangekondigd. De TeleCollaboration-oplossing van het Unified Communications-bedrijf is een vergadering met een groot scherm met 1080p-beeldschermen en ruimtelijke audio, beschikbaar met maar liefst drie schermen voor zes deelnemers. Wordt in januari geleverd en zal ook werken met de bestaande desktop videoconferentie-client van het bedrijf, die wordt geüpgraded en hernoemd. De prijsstelling is nog niet vastgesteld, maar de TeleCollaboration-oplossing zal aanzienlijk minder duur zijn dan Cisco's TelePresence, zei Asif Rehman, directeur van propositie marketing bij Mitel.

Vergaderingen die plaatsvinden via IP-netwerken (Internet Protocol) zijn slechts pakketjes gegevens, dus het lijkt normaal dat ze later kunnen worden opgenomen en afgespeeld. Maar zelfs Cisco heeft die mogelijkheid niet: het komt eraan, volgens Marthin De Beer, senior vicepresident en algemeen manager van de Emerging Technologies Group van Cisco.

Andere leveranciers zijn verder. Toen Mitel deze week de TeleCollaboration-oplossing aankondigde, onthulde het ook opnamemogelijkheden voor zijn desktop videoconferentiesysteem en voor het nieuwe product. LifeSize bood eerder dit jaar een ad-hoc opnamefunctie. Polycom, dat al twee jaar video-opname- en streaming-servers verkoopt, heeft al een tweede generatie van de boxen met een grotere capaciteit. Begin volgend jaar plant het een nieuwe release met de mogelijkheid om te koppelen aan massa-opslagarrays voor extra ruimte, volgens Joan Vandermate, vice-president van marketing voor video-oplossingen.

Maar één leverancier is zelfs niet in de buurt van telepresence-opname: HP's benadering onthult een van de problemen rond het vermogen om elke virtuele vergadering te redden. Het bedrijf verkoopt niet alleen de Halo-lijn met vergaderafdelingen, maar is ook de enige aanbieder van een netwerk dat ze aan elkaar koppelt. Het zal zijn klanten geen opnameapparatuur verkopen.

"Dat is niet iets dat we als een optie aanbieden, alleen vanwege de privacy- en beveiligingsproblemen," zei Darren Podrabsky, global marketing manager voor Halo. Het leveren van opnamemogelijkheden zou betekenen dat de gegevens op het netwerk van HP worden opgeslagen, zei hij.

"Het idee dat iemand de inhoud heeft geopend zonder toestemming van de klant … dat is gewoon geen positie waarin we willen zijn", zei Podrabsky. "We willen de aansprakelijkheid niet." Als klanten opnames van hun eigen telepresence-sessies willen opslaan, verwijst HP ze naar derden voor producten waarmee ze de gegevens op hun eigen LAN's kunnen opslaan.

Yankee Group-analist Zeus Kerravala denkt dat naleving van de regelgeving soms een probleem zal zijn als bedrijven start met het opnemen van videoconferenties. De systemen zullen moeten beschikken over manieren om zich aan of uit te schrijven, zei hij. En nadat vergaderingen zijn opgeslagen, moeten IT-afdelingen ze gemakkelijk kunnen laten zoeken en ophalen op verzoek.

Ondanks HP's terughoudendheid over het opslaan van opnames van klanten, meent Kerravala dat bezorgdheid over capaciteit en naleving managed services een aantrekkelijke manier zullen maken om telepresence te krijgen. Een ander probleem is het opnieuw creëren van de hoogwaardige ervaring waarvoor een onderneming een dure telepresence kocht systeem. In één opzicht is het afspelen eenvoudig: bij de meeste leveranciers kunnen leiders van vergaderingen e-mail verzenden met een URL (Uniform Resource Locator) waarmee zij die de vergadering hebben gemist toegang kunnen krijgen.

Sessies kunnen worden opgenomen met lagere resoluties die geschikt zijn naar pc-weergave, of zelfs getranscodeerd in verschillende formaten, soms met tools van derden. Polycom biedt twee opties voor het weergeven van meerdere deelnemers op één scherm: schakel van persoon naar persoon door stemmen te detecteren of alles tegelijkertijd in kleine vensters weer te geven.

"Zolang uw verwachtingen in lijn zijn, komt alles goed" zei Wainhouse Research-analist Ira Weinstein. "Maar de verwachtingen rond telepresence zijn van de kaart."

De meeste LifeSize-klanten die telepresence-sessies willen opnemen, doen dit met één-op-veel presentaties zoals training of managementberichten aan werknemers, volgens Michael Helmbrecht, directeur van product management. Het bedrijf hoort geen vraag naar het opnemen van het soort meeslepende virtuele ontmoetingen met meerdere deelnemers die het kenmerk zijn van telepresence, zei hij, deels vanwege de vertrouwelijkheid.

"De gesprekken in de boardroom zijn meestal niet iets om op te nemen," zei Hembrecht.

De University of Colorado Denver, samen met haar medische school en partnerziekenhuizen, organiseert elk jaar duizenden videoconferenties, waaronder lezingen, medische demonstraties en administratieve vergaderingen, en registreert veel van hen voor later afspelen. Voor de meesten maakt het gebruik van Polycom-standaard of high-definition-systemen, zei Betty Charles, associate director, educatieve ondersteuningsdiensten.

Gezien zijn behoeften is de universiteit capaciteitsproblemen tegengekomen met Polycom's RSS (Recording and Streaming Server) 2000-product omdat het systeem kan niet voldoende sessies naar het netwerk streamen tijdens het opnemen van de sessies die momenteel worden uitgevoerd. Dus de inhoud wordt voor distributie naar een aparte videoserver gestuurd. De universiteit beschikt nog niet over voldoende content voor videoconferenties om een ​​SAN (storage-area network) of NAS (network-attached storage) te gebruiken, maar Charles zei dat ze dat in de toekomst een probleem kon zien worden.

Privacy en veiligheid zijn zorgen, evenals naleving van HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) regels voor patiëntgegevens. De universiteit gebruikt wachtwoordbeveiliging om de toegang tot zowel live streaming-inhoud als opgeslagen sessies te regelen, aldus Charles.

Deelnemen aan virtuele vergaderingen die later kunnen worden afgespeeld, kan gevaar opleveren voor werknemers, waarschuwde Yankee's Kerravala.

"Het is gemakkelijk om te vertellen wanneer iemand niet oplet, "zei hij. "Gezichtsuitdrukkingen betekenen veel."