5 must-know Google Calendar tips and tricks
Inhoudsopgave:
Misschien laadt u uw plannen met Patton-achtige precisie door, en plant u alles tot het allerlaatste moment. Of, zoals Marilyn Monroe, misschien heb je 'op een kalender gezeten, maar nooit op tijd'. Het maakt echt niet uit welke aanpak u kiest: Google Agenda past bij uw stijl.
De service is overal toegankelijk, en biedt gedetailleerde besturingselementen voor Type A-persoonlijkheden en kleurcodering voor stijlbewuste gebruikers. Het is zelfs sociaal bewust, waardoor u kalenders buiten uw organisatie kunt toevoegen en uw sociale netwerk bij evenementen kunt betrekken. U vervloekt echter zo nu en dan wanneer het vastloopt (hoewel Google een uptime van 99 procent garandeert) of wanneer u tijdens een drukke kalender een vergadering mist.
Deze handleiding helpt u de controle over te nemen, of u nu een Google Agenda-novice of een ervaren gebruiker bent. De meeste tips zijn van toepassing op zowel de gratis Google Agenda als op de blog die is gebundeld met een betaald Google Apps for Business-abonnement.
Niet alle handige snelkoppelingen zijn officiële functies. Google is voortdurend nieuwe brouwsels aan het brouwen, dus bezoek de Labs om unieke tools te vinden. Anders dan met desktopsoftware, kan Google nieuwe functies uitrollen wanneer het wil.
Werk sneller en focus
1. Gebruik sneltoetsen
Grijp niet naar uw muis of touchpad - Google biedt een lange lijst met sneltoetsen waarmee u tijd kunt besparen. De meesten zijn behoorlijk intuïtief; om te beginnen, druk op de letter C op het toetsenbord om een evenement te maken. Bekijk voor meer informatie de volledige lijst met snelkoppelingen.
2. Zoek een datum met haast
Moet u weten wat u afgelopen zomer hebt gedaan of conflicten voor toekomstige plannen wilt voorkomen? Waag niet door de weken heen om een specifieke datum te vinden. Ga naar de Labs in het tandwielpictogram, schakel 'Jump to date' in en klik vervolgens op Opslaan. Nu verschijnt het hulpprogramma 'Jump to date' rechts van uw agenda en u kunt er elke dag een slag in slaan om dat te doen.
3. Agenda-navigatie aanpassen
Het is niet meteen duidelijk dat u uw agenda kunt zien in meer dan de dag-, week-, maand- of 4-dagen-weergaven die Google weergeeft, maar u kunt dit wel. Ga gewoon naar de mini-agenda links van de hoofdkalender en markeer het tijdsbestek, zoals twee weken, dat u wilt zien. Je hoofdkalender wordt onmiddellijk aangepast. Wat als u er altijd de voorkeur aan geeft uw dagen in een ongebruikelijke hoeveelheid tijd te tellen, bijvoorbeeld in stappen van drie weken? Klik op het tandwielpictogram op uw agendapagina en wijzig in de algemene instellingen zowel 'Standaardweergave' en 'Aangepaste weergave' in 3 weken. Nadat u uw agenda heeft opgeslagen, ziet u telkens 21 dagen wanneer u deze opent.
4. Wat staat er op je agenda?
Als je een krachtige gebruiker bent met een hoop gedeelde agenda's en afspraken, kan de dagweergave moeilijk zijn. U kunt een platte lijst met gebeurtenissen voor de komende dag weergeven door op de knop Agenda boven uw kalender te klikken.
5. Minder belangrijke gebeurtenissen dimmen
Carpe diem! Wat maakt het uit wat er vorige week is gebeurd? Waarom zou die wekelijkse herinnering om de kattenbak te veranderen uw agenda domineren? Je kunt het verleden en de herhaling van toekomstige evenementen er iets minder levendig uit laten zien. Klik op het tandwielpictogram en zoek op de pagina Agenda-instellingen 'Evenement dimmen'. Selecteer een van de dimensies Dim events uit het verleden en Dim events voor herhaling. (Aan de andere kant is deze optie misschien niet voor u als u de verkoopvergadering van dinsdag vergeet.)
6. Hide weekends
Je gebruikt Google Calendar alleen voor werk, dus stop zaterdag en zondag uit het zicht. U kunt van maandag tot en met vrijdag weergeven door op het tandwielpictogram te klikken en te kiezenVerberg weekend op de pagina Algemene instellingen.
7. Minimaliseer de hele dag door evenementen
De off-of-office agenda-items van het bedrijf hebben een piek aan de bovenkant van uw werkdag. Haal ze uit de weg: vind gewoon de kleine driehoekige pijl die onder en links van de eerste dag van de week verschijnt en klik erop. Nu zie je een samenvatting, zoals '19 gebeurtenissen ', in plaats van een stapel tekst.
8. Houd zowel werk als spel binnen handbereik.
Als u liever geen privé-evenementen in uw werkweek ziet, kunt u eenvoudig schakelen tussen uw thuis- en werkkalenders. Stel dat u al bent ingelogd op uw Google Apps for Business-account. Klik op uw e-mailadres in de rechterbovenhoek van de Google Agenda-pagina en selecteer Account toevoegen. Voer de details in voor uw privé Gmail-adres. Nu, de volgende keer dat u in die hoek op uw e-mailadres klikt, ziet u beide identiteiten daar en kunt u gemakkelijk schakelen tussen de twee agenda's.
Maak plannen slimmer
9. Plan een evenement met een one-liner
Google Agenda kan een deel van uw taal begrijpen, wat betekent dat u een evenement met één regel tekst kunt toevoegen en dat u niet hoeft te tobben met het volledige formulier Create Event. Begin door ergens in uw agenda te klikken en vul vervolgens het tekstveld in. Zoals Google suggereert, denk als een verslaggever en voorzie het 'wie', 'wat', 'waar' en 'wanneer' in een zin. U kunt zelfs terugkerende evenementen instellen door bijvoorbeeld 'de derde donderdag van elke maand' toe te voegen. Standaard duurt elk evenement een uur als u een begintijd zonder eindtijd opgeeft, of de hele dag blijft duren als u niet opgeeft t noteer een tijd.
10. Bekijken wanneer een collega beschikbaar is
Klik op het vervolgkeuzemenu Andere agenda's aan de linkerkant van uw agenda. Je ziet een lijst met externe agenda's als je er al een aantal hebt toegevoegd. Als uw bedrijf Google Apps for Business gebruikt, moet u de agenda's van collega's kunnen toevoegen. Begin gewoon het e-mailadres van iemand te typen en Google probeert de rest automatisch te vullen. Selecteer een e-mailadres of voer het volledig uit, en de kleurgecodeerde afspraken van die persoon verschijnen plotseling in uw agenda.
11. Controleer of iedereen elkaar kan ontmoeten - in de kamer met het oog
Wanneer het essentieel is dat alle anderen aan dek zijn, is deze tool een uitkomst. Klik op het tandwielpictogram om de Labs te bezoeken. Blader naar beneden, kies Inschakelen voor de Smart Rescheduler en klik vervolgens op Opslaan. Terug in je agenda, selecteer die cruciale ontmoeting. Kijk rechts van uw agenda voor de Smart Rescheduler-module en klik op Zoek een nieuwe tijd. Google laadt de agenda's van het team en geeft de beschikbaarheid van iedereen in één keer weer. Het laat zelfs zien hoe laat het is voor mensen in andere tijdzones. Als uw bedrijf Google Apps for Business gebruikt, ziet u ook suggesties voor beschikbare ruimten in het gebouw.
12. Gebeurtenissen verbergen die u niet bezoekt
Laat u niet in de war brengen door een slepende agenda-invoer voor een vergadering die u overslaat. Klik op het tandwielpictogram en zeg op het tabblad Algemeen van Agenda-instellingen Nee om 'Gebeurtenissen die u hebt geweigerd' weer te geven. Meteen onder die optie zie je een andere instelling om je agenda op te schonen. Wanneer je een uitnodiging voor een evenement ontvangt, plaatst Google dit standaard. Maar je hebt nog andere opties onder 'Automatisch uitnodigingen toevoegen aan mijn agenda', inclusief de keuze om die evenementen niet te bekijken, tenzij je de uitnodiging hebt geaccepteerd. Vergeet niet op Opslaan te klikken.
13. Laat Google Agenda RSVP voor u
Als u liever geen tijd verspilt door 'Nee' te antwoorden op een vergadering die plaatsvindt wanneer u zich voorbestemd voelt, zal deze tool tijd besparen. Ga naar de Labs nadat u op het tandwielpictogram hebt geklikt, schakel 'Afwijkingen automatisch toestaan' in en sla op. De volgende keer dat iemand je uitnodigt voor iets dat gebeurt wanneer je agenda is geboekt, krijgen ze direct antwoord.
14. Mis niet de volgende vergadering
Sta je vaak te laat op de proppen? Is je baas beginnen op te merken? Sla een herinnering voor uw volgende vergadering in grote, vette letters over door een module aan uw agenda toe te voegen. Je vindt het door naar Labs te gaan in het tandwielmenu en 'Volgende vergadering' in te schakelen.
15. Bekijk wie gratis of bezet is
Deze tip is handig als u regelmatig dezelfde persoon ontmoet en al een agenda deelt met die collega. Wanneer u de invoegtoepassing 'Vrij of bezet' inschakelt (in het vervolgkeuzemenu Versnelling, kies Labs), wordt die module weergegeven aan de rechterkant van uw agenda. Voer het e-mailadres van uw collega in en u krijgt een altijd 'vrij' of 'bezet' statusbericht. Nooit meer door de gang naar hun lege kantoor lopen.
Beheer meerdere plaatsen
16. Toon twee tijdzones
Stel dat u de maand verdeelt tussen San Francisco en Chicago. Je kunt net zo goed weten hoe laat het is in beide steden in één oogopslag - en je agenda kan helpen. Klik op het tandwielpictogram en kies Instellingen. Op het tabblad Algemeen ziet u uw huidige tijdzone, Pacific. Als u de Central-tijd wilt toevoegen, klikt u op Een extra tijdzone weergeven en kiest u Centraal in het vervolgkeuzemenu. Terug in je kalender zie je dat de tijden voor zowel de linkse kust als de derde kust nu naast elkaar verschijnen.
17. Beheer meerdere tijdzones
Uw ontwikkelaar is gevestigd in Ho Chi Minh City, uw ontwerper bevindt zich in Reykjavik en uw investeerder bevindt zich in Palo Alto. Als u in één keer een hoop tijdzones moet bijhouden, neemt de wereldklok van de Google Agenda minder ruimte in beslag dan het item dat in de vorige tip is beschreven. Voeg de klok toe door de Labs te bezoeken via het tandwielpictogram. Blader naar beneden en kies Activeren naast 'Wereldklok'. Van de module die in je agenda wordt weergegeven, kun je Indochina Time en Greenwich Mean Time naast je huidige Pacific-tijd toevoegen.
18. Weet het weer
Nu weet u hoe laat het is in Chicago, maar wat moet u daar dragen? Laat je kalender de voorspelling maken. Klik op het tandwielpictogram en scroll in Algemene instellingen naar beneden om uw postcode in te voeren. Onder dat veld kies je Celsius of Fahrenheit onder 'Weer weergeven op basis van mijn locatie'. Nadat u op Opslaan hebt geklikt, ziet u pictogrammen zoals stormwolken of een felle zon onder uw dagvullende evenementen. Klik op de onweerswolken voor de details van de dag en haal uw overschoenen uit.
Verbind uw kalender met de wereld
19. Agenda's toevoegen van overal in het web
Google Agenda maakt gebruik van het iCalendar-formaat, waardoor u uw agenda's gemakkelijk kunt delen en eenvoudig kunt abonneren op de agenda's van andere mensen. Als u bijvoorbeeld uw werkuren rond de Green Bay Packers plant, klikt u op de kleine pijl rechts van Andere agenda's en kiest u vervolgens Door interessante kalenders bladeren. Klik op de optie Sport en zoek uw team. U kunt ook op internet zoeken naar een onderwerp dat u interesseert en "ICS" of "ICAL" aan de query toevoegen. Een van de resultaten is een webpagina met een optie voor het toevoegen van gerelateerde evenementen aan uw agenda. Zolang u bent aangemeld bij uw Google-account, is de optie slechts een paar klikken verwijderd. Keer terug naar de lijst Andere agenda's om een tint aan elke kalender toe te wijzen (klik op de kleine pijl naast een willekeurige agenda in uw lijst), zodat u ze in één oogopslag kunt onderscheiden.
20. Evenementen plannen vanuit uw sociale netwerk
Misschien gebruikt u Google+ al voor uw werk, bijvoorbeeld voor het houden van videoconferenties in Hangouts. Als je genoeg contacten hebt opgebouwd in dat netwerk, kan dit van pas komen bij het plannen van je grote lanceringsevenement. Zoek op uw Google+ pagina het lege gedeelte 'Delen wat is er nieuw' en klik op het kalenderpictogram rechts van hem. Typ vervolgens de details van uw evenement. (Op dit moment heeft Google+ echter geen natuurlijke taalmogelijkheden, dus u kunt niet alleen 'Fundraiser volgende dinsdag om 19.00 uur' beschrijven.) Nodig een of al uw contacten of kringen van contactpersonen uit in het gedeelte 'Uitnodigen … 'veld. Voordat u op kliktNodig uit, selecteer een foto om het evenement aan te kleden. U kunt Facebook-evenementen ook integreren met Google Agenda: begin met uw Facebook-evenement door op het tandwielpictogram van Facebook te klikken en Gebeurtenissen exporteren te kiezen.
21. Deel uw agenda
Misschien start uw bedrijf een wekelijkse YouTube-show of de inkt die net is opgedroogd tijdens uw boekentour. Bespaar je fans tijd door dergelijke evenementen te publiceren en je agenda openbaar te maken. Klik onder uw mini-agenda op de kleine pijl naast 'Mijn agenda's' en kies vervolgens Een nieuwe agenda maken. Vul alle velden in en selecteer Deze agenda delen met anderen en vervolgens Maak deze agenda openbaar. (Als u wilt, kunt u het delen hier beperken tot personen of groepen in uw bedrijf.) Als u klaar bent, voegt u een link toe aan uw agenda vanaf uw website en vergeet niet om deze op Facebook en Twitter te delen: u kan de insluitcode en de URL voor uw nieuwe agenda ophalen door naar Instellingen te gaan in het menu dat wordt weergegeven wanneer u op de pijl naast de kalender klikt.
Houd uw agenda uit de cloud met de efficiënte agenda
Efficiënte agenda haalt het beste uit de agenda-functies van Microsoft Outlook in een zelfstandige app, maar verwacht geen overdraagbare gegevensportabiliteit.
Agenda voor sjabloon voor agenda-insights aanpassen in Excel 2016
Template Agenda-insights in Excel 2016 is een professioneel ontworpen sjabloon om u te helpen bij het organiseren van uw werktijden. U kunt het aanpassen aan uw werkvereisten.
Met Peek Through kunt u Explorer-vensters transparant maken met behulp van sneltoetsen
Peek Through is een freeware-toepassing voor Windows XP, Vista en 7 waarmee het voorgrondvenster transparant wordt gemaakt door op de sneltoetsen te drukken.