Weet wanneer e-mailbijlagen moeten worden gecomprimeerd om tijd te besparen

Met zoveel werk dat vertrouwt op e-mails met bestandsbijlagen - tekstdocumenten, afbeeldingen, spreadsheets en meer - hebben veel mensen de drang om alles te comprimeren. Dat instinct leverde zijn vruchten af ​​bij het verbinden via dial-up, maar typische internetsnelheden betekenen nu dat jij en de ontvanger meer tijd kunnen besteden aan comprimeren en decomprimeren dan elke netto winst te zien. Dit geldt vooral voor sommige bestandstypen die al zwaar zijn gecomprimeerd. Overweeg de totale grootte en of het bestand gebruikelijk is op internet voordat u besluit om zich bezig te houden met compressie. In de meeste situaties kunt u dat proces overslaan.

Grootte is in het algemeen een beperkende factor. Zowel uw uitgaande mailserver als de inkomende server van de ontvanger moeten dat klontje gegevens verwerken. In het algemeen zul je prima bijlagen verzenden en ontvangen die 5 MB of kleiner zijn. U kunt waarschijnlijk 10 MB verzenden. Ik ben nóg hoger gegaan, maar die berichten worden waarschijnlijk geblokkeerd. In dat geval, post naar een FTP-server, breek meerdere bestanden in verschillende e-mails of probeer de bijlagen te comprimeren.

Sommige bestandstypen hebben echter geen baat bij compressie. Probeer de meeste methoden op MP3 of JPEG en je krijgt een bestandsgrootte die ongeveer overeenkomt met waar je begon. Over het algemeen worden de bestandsindelingen die vaak online zijn niet verkleind door extra compressie: JPEG, GIF, PDF, MP3, AAC, WMA, WMV en MOV. Die moeten bij kleinere formaten worden gecodeerd wanneer ze worden gemaakt. Andere bestandstypen zijn te klein om lastig te vallen, inclusief Office-documenten en tekstbestanden. Maar comprimeer als u een groot bestand verzendt dat niet in een van beide categorieën past, zoals TIFF- of RAW-afbeeldingen of WAV of AIFF.

En als uw bijlage afhankelijk is van geneste mappen voor organisatie, moet u altijd zip of comprimeer het. Zelfs een enkele map die een paar bestanden bevat, vereist die behandeling; plaats in dat geval de afzonderlijke bestanden aan het e-mailbericht in plaats van tijd te verspillen aan het comprimeren en decomprimeren van de map.