Houd de tabbladen bij uw juridische documenten bij

Een wettelijke overeenkomst kan het begin zijn van iets geweldigs in een bedrijf. Maar het bijhouden van alle details in een groot aantal contracten kan een recordnachtmerrie zijn.

Het hoofddashboard van Mumboe toont geplande en achterstallige taken, samen met hun deadlines. Met prominente pictogrammen kunt u een overeenkomst creëren, bekijken of vinden die u hebt opgeslagen in de online database van Mumboe.

Een nieuwe service genaamd Mumboe haalt juridische documenten uit stoffige archiefkasten en plaatst deze in een veilige en doorzoekbare online database. Het kan een bedrijf helpen bij het maken en bijhouden van zowel zijn juridische overeenkomsten als eventuele deadlines of andere belangrijke informatie met betrekking tot hen.

Mumboe is een webgebaseerd alternatief voor desktopsoftware voor documentbeheer, zoals Docsvault. Andere online services, zoals Microsoft Office Live Small Business, maken het mogelijk om documenten op te slaan en bij te houden. Mumboe is echter in het bijzonder geschikt voor het beheren van een reeks juridische overeenkomsten, omdat het ook gerelateerde taken en gegevens bijhoudt die belangrijk kunnen zijn, zoals de vervaldatum van een contract.

[Verdere lezing: de beste tv-streamingdiensten]

Ik vermoed dat het feit dat het een online service is, bepaalde potentiële gebruikers zal afschrikken. Sommige advocaten zouden bijvoorbeeld geen vertrouwelijke documenten aan een database op internet toevertrouwen, hoe veilig die ook is. Maar, ervan uitgaande dat u een sterk wachtwoord selecteert, moet de online verzending van uw documenten goed worden beschermd door de 256-bits codering van de service.

Hoe Mumboe werkt

Nadat u een gebruikersaccount hebt gemaakt, meldt u zich aan bij Mumboe via uw webbrowser om een ​​extra maar elegante gebruikersinterface te vinden. Het hoofddashboard toont geplande en achterstallige taken, samen met hun deadlines. U ziet ook prominente pictogrammen waarmee u een overeenkomst in uw online database kunt maken, bekijken of vinden.

Een menubalk bovenaan biedt toegang met één klik om overeenkomsten, taken en contacten te beheren. Andere menu-opties zijn bladwijzers en recent bekeken items.

Met Mumboe kunt u verschillende soorten contracten maken, zoals een lease- of een niet-openbaarheidsovereenkomst, met behulp van Microsoft Word-sjablonen die u kunt downloaden van Mumboe.com en vervolgens kunt aanpassen in Word of een andere Word-compatibele applicatie. De belangrijkste waarde van de service ligt echter in de mogelijkheid om juridische overeenkomsten te volgen.

Trackingovereenkomsten in Mumboe

U kunt overeenkomsten uploaden naar Mumboe in.doc- (Word), PDF- of TIFF-indeling. Nadat het document in de database is ingevoerd, kan de toegang ertoe worden gedeeld met andere gebruikers die u machtigt. De service ondersteunt verschillende manieren om naar een overeenkomst te zoeken, zoals door de namen van de partijen bij de overeenkomst of door contractverlenging en vervaldatums.

Mumboe biedt u ook een database voor het volgen van belangrijke bepalingen van deze documenten, zoals zoals betalingen vereist, bestelnummers en bestreken grondgebied. Het volgt ook gebeurtenissen, zoals nieuwe versies van de overeenkomst. Op dit moment moet u handmatig de meeste toepasselijke databasevelden invullen voor elk contract, maar Mumboe is van plan om meer gegevensinvoer in toekomstige revisies te automatiseren.

Integratie met Customer Relationship Management Service Salesforce.com is gepland voor later dit jaar, dus dat u Mumboe-gegevens kunt koppelen aan de database van Salesforce.com.

Wie heeft juridische overeenkomsttracking nodig?

Mumboe is gericht op een reeks bedrijven - klein tot groot - die dichtbij moeten blijven bekijkt hun juridische overeenkomsten. De service kan nuttig zijn voor interne bedrijfsjuristen en externe juridisch adviseurs die ontwerpovereenkomsten moeten controleren en de bestaande contracten van een bedrijf moeten controleren.

Mumboe is momenteel in bètatest. De volledige service begint op 20 maart met drie versies. Mumboe Express is gratis en biedt opslag voor maximaal tien overeenkomsten (50 MB) en gedeelde toegang voor maximaal drie gebruikers.

Mumboe Standard bevat opslag voor 250 overeenkomsten (500MB) en kost $ 24 per gebruiker per maand zonder beperking van het aantal gebruikers. Pro kan maximaal 1000 overeenkomsten (2GB) opslaan voor $ 48 per gebruiker per maand. Organisaties die meer dan 2 GB aan opslagruimte nodig hebben, moeten contact opnemen met Mumboe voor prijzen voor bedrijven.

Ervan uitgaande dat u meer nodig hebt dan de gratis Express-editie, kost Mumboe meer dan een archiefkast, de traditionele opslagplaats voor juridische overeenkomsten. Veel organisaties moeten echter vaststellen dat de mogelijkheid om documenten te delen, revisiehistorie bij te houden en deadlines bij te houden, de moeite van het betalen waard is.

Richard Morochove is een IT-consultant en -schrijver. Stuur hem vragen over het gebruik van technologie in uw verbonden MKB-bedrijf via e-mail. PC World kan uw zoekopdracht aanpassen en kan niet garanderen dat alle vragen worden beantwoord.