HyLighter helpt groepen samenwerken aan documenten

Samenwerken met andere leden van uw team het maken en aanpassen van documenten is een veel voorkomende zakelijke behoefte. Maar wat is de beste manier om met deze taak om te gaan? Met een nieuwe online documentensamenwerkingsdienst genaamd HyLighter kunt u kleurcodering gebruiken om annotaties te markeren, die de service afzonderlijk van het originele document volgt.

Producten die zijn ontworpen om tegemoet te komen aan de behoeften van mensen die aan documenten samenwerken, zijn er al een tijdje mee bezig. Een bekend voorbeeld is de mogelijkheid om trackveranderingen van Microsoft Word uit te voeren; Deze functie is enkele jaren geleden geïntroduceerd en laat gebruikers een Word-document markeren met opmerkingen en voorgestelde wijzigingen die andere medewerkers kunnen accepteren of weigeren.

Veel bekende webservices bieden zeer flexibele documentsamenwerkingsopties, waaronder toegang tot gedeelde documenten. Met Microsoft Office Live en WebEx WebOffice kunt u bijvoorbeeld documenten uploaden naar een privéwebsite om deze te delen, te bekijken en aan te passen. Basecamp biedt een online Writeboard voor samenwerking in documenten, evenals eenvoudige projectbeheerservices.

HyLighter, momenteel in bètatest, is uitsluitend gespecialiseerd in documentsamenwerking. Het biedt voordelen die niet beschikbaar zijn in generieke online sharing-services - met name een intuïtieve kleurcodering die aandachtspunten voor het zakelijke team benadrukt.

HyLighter houdt opmerkingen en voorgestelde wijzigingen apart bij, zodat ze het originele document niet versluieren. In feite kunt u het document zelf niet wijzigen in HyLighter, waardoor het voor sommige gebruikers ongeschikt kan zijn. Maar in situaties waarin het volgen van de zorgen van medewerkers belangrijk is, kan het behoorlijk handig zijn.

HyLighter heeft de kleine letter c onjuist weergegeven in dit geïmporteerde PDF-document.

HyLighter is een werk in uitvoering, dus ik zou het niet aanbevelen om te vertrouwen erop alleen als u met belangrijke documenten werkt; wees bereid om iets anders te gebruiken als je er problemen mee tegenkomt. De service zegt bijvoorbeeld dat het documenten ondersteunt in Word-, PDF- en HTML-indelingen, maar sommige PDF's die ik heb geüpload naar de service zijn niet volledig getrouw weergegeven. (HyLighter erkent dat sommige PDF-bestanden met meerdere kolommen met ingesloten afbeeldingen, zoals die in de schermafbeelding hierboven weergegeven, mogelijk niet correct worden weergegeven.)

Anderzijds worden Word-documenten foutloos weergegeven. HyLighter zegt dat het van plan is annotatie op grafische, audio- en videobestanden uiteindelijk te ondersteunen.

Hoe HyLighter werkt

HyLighter herkent twee soorten gebruikers: de maker van het document en de genodigde - de persoon van wie de maker afkomstig is vraagt ​​om deel te nemen aan de samenwerking. Korte geanimeerde zelfstudies op de HyLighter-site leggen beide gebruikersrollen gedetailleerder uit.

De maker start het proces door zich aan te melden voor de service en een document te uploaden. Toen ik me voor de eerste keer probeerde aan te melden, stuitte ik op een klein probleem: ik ontving geen bevestiging per e-mail. Maar bij een tweede poging de volgende dag was ik succesvol.

Nadat u bent ingelogd, ziet u een reserve-interface. Aan de bovenkant zijn menu-opties voor toegang tot documenten die u hebt gemaakt en documenten waarvoor u bent uitgenodigd om mee samen te werken. Het rechterdeelvenster bevat koppelingen voor het wijzigen van uw profiel en voor het importeren van documenten waaraan u in HyLighter wilt werken.

Het importeren van documenten is eenvoudig. U geeft een documenttitel op, lokaliseert het bestand op uw pc, wijst het een auteursrechtstatus toe (beveiligd, in behandeling of niet van toepassing) geselecteerd uit een vervolgkeuzemenu, voert een beschrijving in als u dat wilt en geeft de e-mailadressen van de mensen die u als bijdragers wilt uitnodigen.

Elke genodigde ontvangt een e-mailbericht waarin om invoer van het document wordt gevraagd. Voordat u aan een document gaat werken, moet de genodigde een HyLighter-account instellen.

Opmerkingen, geen wijzigingen

Nadat u een document van uw pc naar de online service hebt geüpload (dit duurt enkele seconden), kunt u beginnen annoteren.

De kleurbalken van HyLighter lijken op echte hoogtepunten die met gekleurde markeerstiften worden toegepast: ze verdoezelen de tekst niet. Gele staven markeren passages waar je een opmerking hebt geplaatst, blauwe tonen opmerkingen van anderen en groene tonen signaalgebieden van gemeenschappelijke zorg. Er worden donkerdere tinten blauw of groen weergegeven wanneer bijdragers een bijzonder sterke interesse in een segment laten zien, bijvoorbeeld wanneer meerdere deelnemers opmerkingen over dezelfde tekst achterlaten.

Opmerkingen verschijnen in een venster aan de rechterkant van het document. Elke opmerking verschijnt onder de naam van de auteur en door te klikken op een klein doosvormig pictogram rechts van de naam van de auteur wordt de relevante markering rood. Met andere kleine pictogrammen kunt u opmerkingen vervangen, toevoegen of verwijderen.

Wanneer u opmerkingen toevoegt of vervangt, wordt een eenvoudig tekstbewerkingsvak weergegeven met enkele veelgebruikte opmaakopties, zoals vet en cursief. U kunt links naar websites of gegevens op een externe server invoegen - bijvoorbeeld video's van YouTube - maar u kunt de externe gegevens niet naar HyLighter zelf uploaden.

Knoppen boven de kolom met opmerkingen maken extra documentbreed functies beschikbaar. Met één kun je een G-notitie maken - een algemene opmerking die niet is gekoppeld aan een bepaald gedeelte van het document. Met de knop Vergelijken kunt u aangeven wiens opmerkingen u bekijkt: uw eigen naam of alleen die van collega's.

Nadat de samenwerking is voltooid, kunt u op een knop Exporteren drukken om het document en opmerkingen in een HTML-bestand te exporteren, schijnbaar het nut van de dienst beperken. (HyLighter is van plan in de toekomst ondersteuning te bieden voor export naar RTF-, PDF- en mogelijk Word-indelingen.)

Ondertussen suggereert het Help-bestand van HyLighter een oplossing die de Easy View-knop gebruikt: klik erop om een ​​smaller venster te genereren waarin het gemarkeerde document wordt weergegeven in het bovenste deelvenster en de opmerkingen in het onderste deelvenster. Tenzij u een heel klein scherm hebt, hebt u voldoende ruimte om uw app voor het maken van documenten (bijvoorbeeld Word) in een tweede smal venster naast het Easy View-venster te openen; dan kunt u de wijzigingen handmatig aanbrengen. Vanzelfsprekend is dit geen efficiënte manier van werken.

Is HyLighter het waard?

Ik vind de manier waarop HyLighter de opmerkingen van het document scheidt, prettig. De meeste op het web gebaseerde samenwerkingshulpprogramma's wijzigen het document zelf. Als gevolg hiervan kunnen veel gebruikers de intentie en de toon van de originele tekst kwijtraken.

Als slechts één of twee personen uw document beoordelen, het gevaar van verdrinking in opmerkingen kan erg klein zijn. Ondertussen kan het extra werk van het overdragen van opmerkingen en wijzigingen in het originele document opdoemen als een groot nadeel.

HyLighter is gratis te gebruiken tijdens de bètaperiode, en de service toont veelbelovend. Als u moet samenwerken aan documenten, raad ik u aan om het uit te proberen om te kijken of het bij uw stijl past.

Zodra de definitieve versie van HyLighter wordt weergegeven, is deze beschikbaar als een toepassing die gebruikers op hun server kunnen installeren, zoals en als een gehoste service. Prijzen zijn niet vastgesteld.

Richard Morochove is een IT-consultant en -schrijver. Stuur hem vragen over het gebruik van technologie in uw gelieerde kleine tot middelgrote onderneming via e-mail. PC World kan uw zoekopdracht bewerken en kan niet garanderen dat alle vragen worden beantwoord.