Gebruik uitzonderingsvoorwaarden in Outlook voor regels voor negatieve e-mails

We hebben in een aantal berichten gesproken over Outlook-regels. Sommige van die tips helpen u uw e-mails beter te organiseren. U moet echter één ding gemeen hebben gezien: we slaan de uitzonderingsvoorwaarde over het algemeen over en laten het aan u over om te beslissen of u er echt iets aan wilt toevoegen.

Vandaag zullen we u het belang van uitzonderingen vertellen. We zullen u zelfs laten zien hoe u de uitzonderingsvoorwaarden kunt gebruiken om negatieve regels te maken.

Laten we een voorbeeld nemen. Ik ga op vakantie en houd mijn werk over het algemeen graag uit mijn persoonlijke leven. Dus, hoewel ik gemakkelijk een automatisch antwoord voor een vakantie zou kunnen maken voor elke e-mail die in mijn inbox belandt, zou ik dat echt alleen willen doen voor de werk-e-mails (vooral degenen die zijn aangemeld bij groepen waarbij ik betrokken ben) en nog steeds e-mails bijwonen "alleen naar mij verzonden".

Coole tip: als u iemand bent die sterk afhankelijk is van de e-mailregels van Outlook, moet u overwegen een back-up te maken, zodat u ze altijd kunt importeren als u ze zou verliezen tijdens een onverwachte storing.

Dus, is er een uitweg waar ik automatische antwoorden op alle e-mails kan sturen behalve die alleen naar mij worden verzonden? Ja dat is er. Ik moet reacties op e-mails verzenden die naar mij en iemand anders zijn verzonden. Dat is,

alle e-mails behalve die alleen naar mij zijn verzonden.

Hier nemen we u mee door de stappen voor het maken van een dergelijke regel. U kunt een vergelijkbare benadering volgen voor elke negatieve regel die u wilt maken.

Stap 1: Navigeer naar het menu Bestand op het lint en open het.

Stap 2: u wordt naar de pagina Accountinformatie geleid. Klik op het pictogram Regels en waarschuwingen beheren.

Stap 3: Begin door op Nieuwe regel te klikken.

Stap 4: Begin in de Regelswizard met een lege regel door Regels toepassen op berichten die ik ontvang te selecteren. Klik op Volgende.

Stap 5: Vervolgens wordt u gevraagd om een ​​voorwaarde te selecteren. Maak hier geen selectie. Druk gewoon op Volgende.

Stap 6: Er verschijnt een waarschuwing dat de regel op alle berichten wordt toegepast. Zeg, ja.

Stap 7: Selecteer een actie. Ik wens te antwoorden met behulp van een specifieke sjabloon en de sjabloon bevat een afwezigheidsreactie.

Stap 8: Klik in het onderste deelvenster van hetzelfde venster op een opgegeven sjabloon en blader en selecteer het antwoord met sjabloonformulier.

Stap 9: Nu komt u in het uitzonderingsvenster. Hier ga ik een uitzonderingsvoorwaarde toepassen, behalve als deze alleen naar mij wordt verzonden . Klik op Volgende.

Stap 10: U bent klaar. Voltooi de instelling door op Voltooien te klikken.

Nu stuur je tijdens een vakantie alleen automatische antwoorden voor die e-mail die niet alleen naar jou wordt verzonden. Interessant toch?

Conclusie

Denk na over verschillende andere scenario's waarin u dergelijke negatieve regels moet maken. Wanneer u ze ontdekt en met succes regels maakt, zult u veel meer van Outlook-regels gaan houden dan voorheen.