Gebruik opmerkingen in een gedeeld MS Word-document om wijzigingen bij te houden

Op kantoor moeten we soms een gedeeld document maken. één document voor meerdere personen. Wanneer dit het geval is, is het ook duidelijk dat de bevoorrechten wijzigingen in het document zullen aanbrengen; en soms wijzigingen aanbrengen die anderen niet kunnen achterhalen.

Daarom is het een goed idee om de bewerkingen van een gedeeld document bij te houden. De basismanier om dit te doen, is door na een wijziging een opmerking toe te voegen of de bijdragers op de hoogte te stellen nadat u de bewerking hebt uitgevoerd. Maar dat is niet altijd handig, vooral als het document groot is. Gelukkig staat MS Word hier voor je.

MS Word biedt twee uitstekende tools genaamd Comment en Track Changes op het tabblad Review. Hoewel ik heel weinig mensen ze heb zien gebruiken, weten degenen die gebruiken hoe gemakkelijk dingen kunnen worden als je deze twee uitstekende functies te pakken krijgt. En vandaag zullen we je door de basisbeginselen leiden om ze te oefenen.

Opmerkingen gebruiken in MS Word

Met deze functie kunt u andere gebruikers (die toegang hebben tot het document) op de hoogte stellen van uw feedback of suggesties over bepaalde zaken. Selecteer bijvoorbeeld wat tekst (zoals ik in mijn artikel doe) en klik op het pictogram Nieuwe opmerking. Let op het label (s1) en de bijbehorende opmerking die eraan is toegevoegd in het linkerdeelvenster.

Wanneer andere gebruikers het document nu openen, kunnen ze de opmerking bekijken, uw feedback accepteren of hun eigen opmerkingen achterlaten. Met de linthulpmiddelen kunt u opmerkingen verwijderen of zelfs naar vorige / volgende opmerking springen.

Wijzigingen bijhouden gebruiken in MS Word om documentbewerkingen bij te houden

Zoals de naam al doet vermoeden, helpt deze set u wijzigingen bij te houden die in het document worden aangebracht. Op het moment dat u op Track Changes drukt, wordt wat u ook typt rood weergegeven en onderstreept. En alles wat u verwijdert, wordt doorgehaald (zoals dit) in plaats van te worden verwijderd.

De verticale lijn aan de linkerkant strekt zich uit over de gehele lengte en bevat elke wijziging. Samen met dit geeft het revisievenster (kan worden opgehaald van het lint) details over de wijzigingen die worden aangebracht. Op deze manier heeft de eigenaar een grondige kennis van de bewerkingen die in het document zijn aangebracht.

Deze wijzigingen kunnen nu worden geaccepteerd of afgewezen door op de rechtermuisknop te klikken.

Bovendien kunt u ervoor kiezen om de revisies in ballonformaat te zien (afbeelding hieronder) of de verschillende revisies van het document te bekijken (schakelopties in de vervolgkeuzelijst met de tekst Laatste opmaak; weergegeven in de eerste afbeelding).

Er zijn veel andere opmaak- en kleurveranderende activiteiten waaraan u zich kunt houden. En ben er zeker van dat je die opties zult verkennen zodra je de basis beheerst.

Conclusie

Het doel van dit artikel was om de basisprincipes voor u te bespreken en u te helpen aan de slag te gaan met deze twee prachtige hulpprogramma's in MS Word. Als je ze eerder hebt gebruikt, wil je misschien enkele trucs en tips die je kent met onze andere lezers delen. Voor degenen die gaan beginnen, vertel ons over uw ervaringen met het voor het eerst gebruiken.