Schakel e-mailmeldingen in voor gedeelde Google Documenten-spreadsheets

Als u nog steeds de standaardnaam van een naamloos document hebt, wordt u gevraagd de naam te wijzigen voordat u deze deelt.

Kijk onder Wie heeft toegang en u zult iedereen vinden met wie u het document deelt. Omdat de standaardinstelling is om niet te delen, bent u de enige persoon die hier wordt vermeld.

Klik op Wijzigen naast het gedeelte Privé. In dit venster Instellingen voor delen wordt aangegeven hoe delen moet plaatsvinden.

Openbaar op internet: het document is te vinden in zoekmachines en iedereen kan het openen en openen op basis van de toegangsregel.

Iedereen met de link: alleen mensen die de link naar het document hebben, kunnen het bereiken. Toegang is gebaseerd op de toegangsregel.

Privé: niemand kan dit document bekijken of wijzigen behalve de eigenaar.

Stel dat we de tweede optie kiezen voor Iedereen met de link om toegang te krijgen tot het document.

Klik op Opslaan om terug te keren naar het normale venster Instellingen voor delen. Vanaf hier kunt u de link kopiëren om te delen of een van de knoppen voor sociaal delen onder de link gebruiken.

Alternatief, in plaats van de bovenstaande opties te gebruiken, kunt u een document via e-mail naar iemand verzenden vanuit het venster Instellingen voor delen.

Voer onderaan een e-mail in het gedeelte Mensen uitnodigen in en geef rechts een toegangstype op.

Nu we een bestand hebben gedeeld, gaan we kijken hoe u meldingen kunt laten weten wanneer een gebruiker wijzigingen aanbrengt.

Meldingen inschakelen voor een Google-spreadsheet

Belangrijke opmerking: deze functie is alleen beschikbaar in spreadsheets van Google Documenten en niet in documenten en dia's.

Navigeer naar Extra -> Meldingsregels.

Hiermee opent u het venster Meldingsregels instellen. Hier zullen we alle wijzigingen aanbrengen die nodig zijn voor e-mailmeldingen.

Selecteer een van de opties voor welke gebeurtenissen moeten plaatsvinden voor een melding. Kies bijvoorbeeld Wijzigingen worden aangebracht om een ​​e-mail te verzenden wanneer iets in de spreadsheet wordt gewijzigd. U kunt ook afzonderlijke cellen of een andere optie in deze lijst selecteren.

Kies ten slotte wanneer u de e-mail onderaan wilt verzenden. Selecteer onder Waarschuw mij met de optie om een ​​overzichtelijke e-mail te ontvangen die eenmaal per dag wordt verzonden met informatie over wijzigingen of kies E-mail - meteen om de melding direct nadat de wijziging is aangebracht te ontvangen.

Opmerking: e-mailmeldingen worden alleen verzonden naar het adres dat is gekoppeld aan het Google Documenten-account. Er kunnen geen extra adressen worden opgenomen in e-mailmeldingen.

Klik op Opslaan om ervoor te zorgen dat alle wijzigingen worden ingediend.

Conclusie

Het delen van een spreadsheet met een collega is een geweldig idee voor samenwerking. Op het moment dat u wijzigingen aanbrengt, moet u dit hoogstwaarschijnlijk nakijken en nakijken. Stel e-mailmeldingen op gedeelde spreadsheets in met Google Documenten.