Google Documenten krijgt gedeelde mappen

Google Documenten ontving deze week een revisie die het voor gebruikers gemakkelijker maakt om items te delen, documenten te uploaden en georganiseerd te blijven. De nieuwe tweaks brachten ook een kleine verandering in de startpagina van Google Documenten met een meer uniforme en eenvoudigere uitstraling.

Gedeelde mappen

Een van de beste functies van Google Documenten is de mogelijkheid om documenten met andere gebruikers te delen en eraan samen te werken. Als u in het verleden meerdere documenten had die u met één werkgroep wilde delen, moest u in Google Documenten meerdere kennisgevingen voor delen verzenden voor elk document.

De nieuwe functie voor gedeelde mappen lost dit probleem op door u toestemming te geven om delen in te stellen machtigingen voor één map. Sleep de bestanden die u wilt delen in een map en zet deze neer. Klik vervolgens op "deel deze map" en nodig leden van uw werkgroep uit. De mensen in uw werkgroep krijgen een e-mail met de melding dat u deze map hebt gedeeld. Nadat ze zich hebben aangemeld bij Google Documenten, kunnen leden van uw werkgroep de bestanden zien die u aan de map hebt toegevoegd en ook bestanden in uw map plaatsen om ze met dezelfde groep te delen.

De nieuwe functie is handig, maar er is een paar gril die je in gedachten moet houden. Hoewel een document in een gedeelde map staat, zijn de toegangsrechten voor dat document gekoppeld aan de map - niet aan het bestand. Dus als u een document dat u bezit (dat wil zeggen dat u het hebt gemaakt) uit de gedeelde map haalt, heeft uw werkgroep geen toegang meer tot het document.

Uw workflow beheren

Terug op populaire vraag is de "Items Not In Folders-filter waarmee u alle documenten kunt bekijken die niet zijn geordend in mappen. Google bracht de functie terug omdat sommige mensen dit als een workflow-tool gebruikten.

Een manier om van dit filter gebruik te maken, is door het te gebruiken als een hulpmiddel om documenten in de ontwerpfase te volgen. Vervolgens kunt u een document naar een map verplaatsen zodra het klaar is voor prime time.

Er is één detail waar u rekening mee moet houden wanneer u deze functie gebruikt: Laten we zeggen dat John een rapport rechtstreeks met Mary deelt, maar John heeft dat niet rapport in een map. Als Mary het in een van haar mappen plaatst, ziet John dat het rapport een maptag bevat, maar het wordt nog steeds weergegeven wanneer John zijn documenten filtert op 'Items niet in mappen'. Op die manier onderbreken de acties van Mary de workflow van John niet. Het filter "Items Not In Folders" is toegankelijk via het menu "Meer zoekopdrachten" in het navigatiepaneel aan de linkerzijde.

Met Google Documenten kunt u ook meerdere bestanden tegelijkertijd uploaden. Selecteer alle gewenste bestanden met de toetsen "shift" of "ctrl" ("command" op een Mac) en start vervolgens de upload.

De nieuwe lay-out van Google Documenten.

De oude lay-out van Google Documenten.

U zult ook merken dat Google Documenten er iets anders uitziet. De nieuwe lay-out is iets kleiner en de visuele pictogrammen (zoals met ster, delen, uploaden en verwijderen) zijn verwijderd ten gunste van een alleen-tekst-look.

Alternatief delen

Als Google Documenten niet voor jou is, Microsoft heeft ook twee opties voor het delen van documenten. Met Live Mesh, dat vorig jaar werd gelanceerd, kunt u een netwerk van apparaten maken en mappen synchroniseren tussen deze apparaten. Live Mesh geeft je ook je eigen online desktop, genaamd Live Desktop, waar je mappen kunt delen met mensen buiten je netwerk of Mesh. Om Live Mesh te gebruiken, moet je een klein programma downloaden, maar mensen met wie je items deelt, hoeven zich alleen aan te melden voor de Live Desktop. Live Mesh werkt op zowel pc- als Mac-systemen. Het andere alternatief van Microsoft is de online opslagruimte Skydrive. De deelrechten van Skydrive zijn echter iets te gecompliceerd, dus ik raad aan te gaan met Live Desktop en Live Mesh als je een Windows Live-gebruiker bent.