Regels maken en beheren in Outlook 365-webmail

Het beheren van e-mails is een zware taak. Van het tijdig beantwoorden van e-mails en het toevoegen van herinneringen aan essentiële e-mails, er zijn genoeg dingen die onze aandacht vragen. Ook zorgt een horde spam-e-mails die in de inbox rondslingeren, voor de hoofdpijn. Uiteindelijk maakt een ongeorganiseerde mailbox het moeilijk om belangrijke e-mails te vinden.

Ja, e-mailbeheer is een zware zaak, maar gelukkig kan het eenvoudiger worden gemaakt via regels. Outlook 365 Webmail ondersteunt een aantal regels waarmee u e-mails naar een bepaalde map kunt doorsturen. U kunt direct e-mails van een specifieke afzender verwijderen. Klinkt goed toch?

Voordat we beginnen, laten we snel doornemen hoe e-mailregels werken.

Hoe regels werken

Regels zijn de manier om een ​​schone en georganiseerde inbox te bereiken. Een typische regel bestaat uit een trigger, een actie en een uitzondering. Nadat de regel is geactiveerd, wordt een actie gestart, zoals het verwijderen van de e-mail, toevoegen aan een map of doorsturen naar een ander account.

Als het gaat om regels, heeft Outlook 365 veel opties, zowel acties als voorwaarden. U kunt het onderwerp aanpassen of een bepaald adres selecteren of de naam van een afzender selecteren.

En het beste is dat u zoveel voorwaarden kunt toevoegen als u wilt. Het enige wat u hoeft te doen is de juiste voorwaarden selecteren.

Hetzelfde geldt voor de acties - de keuzes zijn overvloedig. U hoeft dus alleen de regel te maken, de voorwaarde te selecteren voor het verwerken van meer regels en vervolgens bingo!

Nu we hebben vastgesteld hoe regels werken, laten we kijken hoe we ze kunnen maken.

Ook op

Hoe te stoppen met het ontvangen van e-mails van Twitter

Regels maken in Outlook 365

Stap 1: Open Outlook en klik op het pictogram Instellingen in de rechterbovenhoek. Klik vervolgens onderaan op Alle Outlook-instellingen weergeven.

Stap 2: Selecteer E-mail in het linkerdeelvenster en kies vervolgens Regels. Tik nu op de optie Nieuwe regels toevoegen en geef een naam aan uw nieuwe regel.

Als u de voorwaarden voor Mensen selecteert, moet u de juiste adressen invoeren. Wat onderwerpen betreft, moet u de exacte zoekwoorden toevoegen.

Stap 3: Nadat u de voorwaarde hebt ingesteld, is het tijd om de actie toe te voegen. De actie vormt wat u wilt doen met de e-mails die aan de bovenstaande voorwaarden voldoen.

Op dit moment kunt u met Outlook 365 webmail e-mails doorsturen, verwijderen, vastzetten, en nog vele andere.

Stap 4: Wilt u dat de e-mailregel niet af en toe wordt geactiveerd? Zo ja, klik op Een uitzondering toevoegen en voer de vereiste voorwaarde in.

Klik vervolgens op Opslaan. Daar hebt u een e-mailregel gecreëerd.

Opmerking: in tegenstelling tot andere e-mailclients zoals Gmail, is een nieuwe e-mailregel van toepassing op berichten die worden ontvangen nadat de regel is gemaakt. Het werkt niet op oude berichten.

Ook op

#email

Klik hier om onze pagina met e-mailartikelen te bekijken

Wanneer gebruiken Meer verwerking stoppen Regel?

U moet het selectievakje Stop meer verwerken verwerken hebben opgemerkt tijdens het maken van regels. Die optie is van toepassing als je meerdere regels in je inbox hebt die van toepassing kunnen zijn op een enkel bericht.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u een regel A hebt die alle nieuwsbrieven van verplaatst naar een map met de naam GT NL, en een andere Regel B die alle e-mails met trefwoord 'Android' doorstuurt naar uw secundaire e-mailaccount.

In dit scenario wilt u niet dat regel B wordt uitgevoerd nadat regel A met succes is uitgevoerd. Dat is het moment waarop de optie Verwerking meer regels stoppen verschijnt. Nadat het aan een specifieke voorwaarde voldoet, worden er geen regels meer uitgevoerd.

Daarvoor moet je ervoor zorgen dat de prioriteit van de regels dienovereenkomstig wordt ingesteld, wat we in het volgende punt zullen zien.

Regels bewerken en beheren in Outlook 365

Op Outlook 365 worden de regels uitgevoerd volgens de volgorde in de tabel. Gelukkig is de bestelling niet permanent en kun je de prioriteit wijzigen.

Klik hiervoor op de pijlen Omhoog en Omlaag. Om een ​​regel te bewerken, klikt u op het pictogram Bewerken en brengt u uw wijzigingen aan. Vergeet ze niet te redden!

Bonustips: slim beheren van e-mails

1. Sweep e-mails

Sweep is een andere manier voor een schonere inbox. Net als Regels, kunt u met deze automatisch alle e-mail van een bepaalde afzender verwijderen.

Het verwijdert niet alleen de e-mails. U kunt ervoor kiezen om de e-mails te verwijderen of om de nieuwste e-mail in de keten te bewaren.

Een e-mail vegen is super eenvoudig. Open gewoon de e-mail die u dwars zit en tik op het Sweep-pictogram bovenaan.

Selecteer vervolgens de opties in de vervolgkeuzelijst. De tweede is de beste omdat deze automatisch een regel maakt. Druk op Opslaan als u klaar bent.

Opmerking: Sweep-optie op de mappen Verzonden items, Concepten, Ongewenste e-mail en Verwijderde items.

Ook op

Top 15 Cool Outlook voor iOS Tips om het als een professional te gebruiken

2. Blokkeer afzenders en domeinen

Afgezien van het bovenstaande kunt u bepaalde afzenders en domeinen helemaal blokkeren. Ga gewoon naar het gedeelte Ongewenste e-mail, klik op Toevoegen en voer de e-mailadressen of de domeinnaam in.

Tegelijkertijd kunt u ook veilige afzenders en domeinen toevoegen. Deze optie zorgt ervoor dat belangrijke e-mails (of e-mails van belangrijke personen) niet in de prullenbak terechtkomen.

Tik eenvoudig op Toevoegen en voeg de domeinnaam of de e-mailadressen toe.

Hallo, slimmere inbox!

Welnu, zo kun je regels maken en beheren en je inbox schoonhouden van alle betekenisloze rommel. We kunnen het ons toch niet veroorloven om belangrijke e-mails mis te lopen?

Als u interessante regels gebruikt die u wilt delen, vermeld deze dan in de opmerkingen hieronder.

Volgende: Wilt u ongewenste nieuwsbrieven uit uw mailbox verwijderen? In het volgende bericht wordt uitgelegd hoe u dat precies kunt doen.