Wat zijn MS Outlook-zoekmappen en hoe maak je een aangepaste map aan

Eerder hebben we uitgewerkt hoe een MS Outlook-gebruiker regels kan maken om de inkomende e-mails te controleren en deze te filteren of naar specifieke mappen te leiden (op basis van de aangepaste regels). Mogelijk hebt u echter een aantal specifieke vereisten die niet onder de mapregels vallen. Of misschien wilt u een groep (of type bericht) niet naar een geheel andere map verplaatsen, maar wilt u toch een aparte weergave voor hen.

MS Outlook dekt dergelijke vereisten op intelligente wijze onder een functie die Search Folders wordt genoemd. Dergelijke mappen zijn virtuele mappen en bevatten of bewaren uw e-mails niet echt. Ze creëren gewoon een weergave volgens de gedefinieerde regels en tonen de berichten die overeenkomen met die regel.

Standaard bevat een zoekmap altijd weergaven zoals gecategoriseerde e-mail, grote e-mail en ongelezen e-mail. Misschien wilt u er nog meer maken, zoals Voor follow-up, Met bijlage, etc. Laten we eens kijken hoe we dat kunnen doen.

Stappen om een ​​weergave te maken onder de zoekmap

U kunt een weergave selecteren uit een lijst met standaardregels of zelfs begin-tot-eindregels of op gebruikers gebaseerde normen aanpassen.

Stap 1: Klik met de rechtermuisknop op de zoekmap voor een e-mailvak en klik op Nieuwe zoekmap.

Stap 2: Selecteer het type zoekmap dat u wilt maken. Mappen die worden vermeld onder de eerste drie secties hebben interne standaardregels (hun namen definiëren ze vrijwel).

In deze handleiding gaan we dieper in op het maken van een aangepaste map (laatste optie). Selecteer dat dus en klik op Kiezen om regels op te geven en criteria te bekijken.

Stap 3: Geef een relevante naam aan de weergave. U kunt de map wijzigen die wordt gecontroleerd op e-mails die onder de weergave worden getoond. Klik vervolgens op de knop Criteria om de regels van uw keuze te definiëren.

Stap 4: Op het tabblad Berichten kunt u enkele trefwoorden invoeren die het systeem zou zoeken in e-mails en in het veld dat u kiest. Zoals u in de afbeelding (hieronder) ziet, kunt u ook de velden Van en Verzonden naar definiëren, tijdlijnen definiëren en meer.

Stap 5: U kunt nu naar Meer keuzes navigeren en meer regels opnemen, zoals categorie, gelezen / ongelezen e-mails, met / zonder bijlagen, belang, grootte en meer.

Stap 6: Meer keuzes nodig? Navigeer naar Geavanceerd en klik op Veld. Selecteer een criterium, definieer een voorwaarde en een waarde.

Klik ten slotte op Toevoegen aan lijst om uw invoer te zien verschijnen. U kunt meerdere van dergelijke vermeldingen toevoegen.

Stap 7: Klik op Ok en sla uw instellingen op. Probeer een test-e-mail te sturen en controleer of het werkt. Als dit niet het geval is, moet u de regels hebben verknald. Dus misschien moet u ze opnieuw bezoeken.

Opmerking: vergeet niet dat als u e-mails in de zoekmappen verwijdert, deze ook van hun oorspronkelijke locatie worden verwijderd. Maar als u een zoekmap verwijdert, zijn de bijbehorende e-mails nog steeds intact op hun oorspronkelijke locaties.

Conclusie

Hoe nuttig denk je dat zoekmappen voor jou zijn? Ga je ze gebruiken in combinatie met andere regels die je al hebt?

Ik heb er nogal wat voor mezelf gemaakt. Ze helpen me echt om dingen een stap verder te organiseren en houden snel verschillende soorten e-mails bij waar ik op moet letten.