Haal meer uit Outlook met probleemloze pc

Outlook E-mail doorzoeken met Xobni

Voor beter of slechter ben ik een gebruiker van Outlook. Ik zeg dat omdat ik het leuk vind om al mijn mail, contacten, afspraken, memo's en dergelijke onder één softwaredak te hebben, maar vind Outlook zelf een opgeblazen, overspannen varken van een programma. Gelukkig heb ik een tool gevonden die het een stuk eenvoudiger maakt om mee te leven: Xobni.

Xobni doet slechts een paar dingen, maar doet het goed. Ten eerste indexeert het al mijn e-mail om snel en dynamisch te kunnen zoeken (resultaten worden weergegeven wanneer ik typ). Sterker nog, als ik op een bericht in mijn inbox klik, laat Xobni me een volledig profiel zien voor de afzender: contactinformatie (inclusief telefoonnummers uit de e-mail), een lijst met de e-mailconversaties die we hebben gehad, een lijst van bestanden die we hebben uitgewisseld en, optioneel, zijn of haar gegevens op sociale netwerksites zoals Facebook en LinkedIn.

Je kunt zelfs statistieken bekijken voor elke afzender, zoals het aantal verzonden en ontvangen berichten en een staafdiagram met berichten die per uur zijn verzonden. Ik vind deze informatie niet erg handig, maar het is wel interessant.

Het is het snelle en eenvoudige zoeken dat Xobni een onmisbare tool maakt, vooral voor Outlook 2003-gebruikers (Outlook 2007 heeft wel degelijk mogelijkheden voor mail-search, maar geen van de andere voorzieningen van Xobni). Ongelofelijk, Xobni is gratis, althans zolang het in beta is (wat het al een hele tijd is). Zeg niet tegen het bedrijf dat ik zo heb gezegd, maar ik betaal er graag een paar dollar voor.

Grote bestanden rechtstreeks verzenden vanuit Outlook

Grote bestandsbijlagen zuigen. Daarmee bedoel ik dat ze bandbreedte opzuigen, waardoor zowel je outbox als de inbox van de ontvanger verstopt raken (en Heaven helpt de arme inbelgebruiker die vastloopt en een ongewenste 5 MB-bijlage downloadt). Bovendien, omdat veel mailservers geen zin hebben in het verzenden en / of ontvangen van grote bestanden, kan uw grote reeks foto's, zomervakantie-video, killer PowerPoint-presentatie of wat dan ook in de outboxtracks gestopt worden.

Daarom ben ik gedeeltelijk aan diensten zoals YouSendIt, waarmee je grote bestanden kunt sturen zonder al het gedoe. Als u de service wilt gebruiken, gaat u naar de site, voert u de naam en het e-mailadres van uw ontvanger (s) in en kiest u vervolgens het bestand dat u wilt verzenden. Nadat het is geüpload, ontvangen de ontvangers een e-mail met een koppeling die het bestand downloadt.

Natuurlijk zijn dat veel meer stappen dan alleen het toevoegen van een bestand aan een e-mail - daarom gebruik ik nu YouSendIt's Outlook plug-in. Met deze freebie kan ik gebruik maken van de service zonder de website te gebruiken of zelfs Outlook te verlaten: ik kan "Attach by YouSendIt" elk bestand dat ik normaal zou toevoegen aan een e-mail, of de plug-in automatisch inschakelen voor bestanden die groter zijn dan een aangewezen grootte (zeg 5MB).

Er is ook een nieuwe plug-in voor Microsoft Office die ongeveer hetzelfde werkt, maar werkt binnen de grenzen van Word, Excel en PowerPoint. Nette dingen.

YouSendIt is niet de enige game in de stad: er zijn tal van services die overeenkomen met, of zelfs overstijgen, de mogelijkheden. (Drop.io komt voor de geest.) Maar ik heb altijd veel succes gehad met YouSendIt, en de plug-ins zijn kers op de taart. Je moet je wel registreren om ze te gebruiken, maar in ruil krijg je een gratis YouSendIt Lite-account waarmee je bestanden tot 100 MB kunt verzenden.

Vermijd elke keer dezelfde tekst te typen

Moe van het typen woorden, handtekeningen, zinnen en zelfs paragrafen steeds weer opnieuw? Wat je nodig hebt, is een programma dat automatisch tekst invoegt wanneer je een afkorting typt of op een sneltoets drukt.

PhraseExpress is zo'n programma en het is mijn favoriet om verschillende redenen. Om te beginnen breidt het getypte afkortingen uit in volledige zinnen. Je zou kunnen typen, bijvoorbeeld "fwiw", en PhraseExpress zou onmiddellijk "voor wat het waard is invoegen". Of "sig" om een ​​aangepaste handtekening (compleet met afbeeldingen en / of HTML-code) aan het einde van de e-mails in te voegen.

Deze mogelijkheid werkt in elk programma (tekstverwerker, e-mailclient, blogtool, enz.) En PhraseExpress kan zelfs uw documenten en e-mails scannen om veelgebruikte tekst te vinden die aan de automatisch aanvullen-lijst kan worden toegevoegd. (Het kan ook bestaande AutoCorrectie-ingangen importeren vanuit Word.) Natuurlijk kunt u ook uw eigen ingangen definiëren.

Het programma bevat ook een algemene spellingcontrole-functie en een klembordhistorie-tool, die alle recente klemborditems opslaat., niet alleen de meest recente.

Het is overbodig om te zeggen dat het een geweldige app is die je snel onmisbaar zult vinden. Laatste reden waarom het mijn favoriet is? Het is gratis.

Rick Broida schrijft het Hassle-Free pc-blog van PC World. Meld je aan om de nieuwsbrief van Rick per week per e-mail te ontvangen.