Krijg Big Business Expense-tracking tools voor uw Small Office

ExpenseWatch helpt kleine en middelgrote bedrijven bij het volgen en goedkeuren van bedrijfskosten via een browsergebaseerde toepassing. Als u een op papier gebaseerd of ander onhandig systeem gebruikt om inkoopaanvragen en facturen te beheren, kan de service u mogelijk arbeidskosten besparen door deze processen te automatiseren. Het kan u ook geld besparen met zijn controlehulpmiddelen, waardoor u nieuwe perspectieven krijgt voor het verlagen van uw budget. Deze tools zijn standaard bij grote bedrijven, maar ExpenseWatch kan uw kleinere outfit op gelijke voet plaatsen.

ExpenseWatch is onderverdeeld in maandelijkse gebruikerslicenties voor elk van zijn drie tools: reizen en entertainment, inkoop en factuurbeheer. U hebt in principe een licentie nodig voor elke gelijktijdige gebruiker, zoals het aantal mensen dat doorgaans tegelijkertijd reist voor de eerste of één afdelingsmanager voor inkoop. Elke reis- en entertainmentlicentie kost $ 16, terwijl de andere twee typen $ 31 per stuk kosten. (Er is ook een gratis proefversie beschikbaar.)

Met de reis- en entertainmenttool kunnen medewerkers direct hun kosten invoeren terwijl ze zich voordoen. U kunt automatische parameters instellen voor goedkeuring, zoals kosten voor diner met klanten tot $ 35 per persoon, of handmatig transacties accepteren. Dan kunnen deze artikelen automatisch worden doorgestuurd naar uw boekhoudafdeling voor terugbetaling en andere boekhouding. En controlefuncties - zoals het vergelijken van het klanteninkomen van een verkoopmedewerker met hun schmoozing-uitgaven - kunnen helpen om een ​​groter perspectief te krijgen op hoe u uitgeeft.

[Lees meer: ​​de beste tv-streamingdiensten]

Met het aankoophulpprogramma werknemers doen aanvragen voor kantoorbenodigdheden of grotere items, met hetzelfde spoor voor automatische of manuele goedkeuring. U kunt aankopen doen met verschillende websites, waaronder Dell, CDW en Office Depot, waarbij deze transacties automatisch in uw systeem worden ingevoerd. Of u kunt handmatig inkoopgegevens invoeren. Rapporten geven aan hoeveel u uitgeeft aan uw grootste leveranciers; u zou die gegevens kunnen gebruiken om te onderhandelen over kortingen of andere voordelen.

De factuurbeheertool volgt de budgettering en betaling van contractwerk en andere facturen. Net als de andere twee tools, stelt het een workflow- en goedkeuringsproces in. Het documenteert wie een contract en factuur heeft goedgekeurd en van welk budget het afkomstig is. Facturen die zijn gemaakt met de inkooptool bevatten automatisch dat achtergrondverhaal, maar er kunnen ook niet-gerelateerde facturen worden toegevoegd. En vele parameters, zoals budgetlimieten, kunnen u helpen deze kosten bij te houden.

Als uw bedrijf groeit en meer uitgeeft, kunnen deze onkosten en controletools bijzonder nuttig zijn. Misschien hebt u nieuwe werknemers toegevoegd die aankopen moeten doen of grotere budgetten hebben; je zorgt ervoor dat het bedrijf geen verspilling wordt. Of als u last heeft van magere tijden, kunt u de hulpprogramma's gebruiken om uw goedkeuringsproces te stroomlijnen en wijzen op bezuinigingsplaatsen. In beide situaties - of een combinatie van beide - is ExpenseWatch precies wat u nodig hebt om een ​​bedrijf goed te laten draaien.

Zack Stern is een freelance schrijver en redacteur gevestigd in San Francisco.