Dump de archiefkast en scan uw belangrijke documenten

Sue Bulot wil advies over digitalisering van al haar belangrijke papieren.

Je kunt niet al je belangrijke papieren kwijt, maar met een shredder en een scanner kun je ze tot een handjevol verkleinen. Natuurlijk moet je weten wat je moet bewaren, wat je moet scannen, wat je moet versnipperen en wat je veilig in de recycling kunt gooien.

Je moet je origineel van geboorte- en overlijdensakten, paspoorten en ander staatsburgerschap bewaren documenten en uw huidige wil. Vanwege iets dat de Beste bewijsregel wordt genoemd, moet u de contracten ook in hun oorspronkelijke vorm bewaren. Rechtbanken accepteren meestal een kopie van een contract, maar als er twee tegenstrijdige versies van een contract zijn, wordt degene die geen kopie is, zwaarder.

[Meer informatie: hoe u malware van uw Windows-pc verwijdert]

Hoe zit het met belastingaangiften? Twee verschillende accountants vertelden me dat een gescand document geen probleem zou zijn met de IRS. Maar toen ik de IRS belde, adviseerde een medewerker van de klantenservice mij om "de originele formulieren drie jaar te bewaren."

Misschien wilt u ze nog steeds scannen voor back-up en voor eenvoudiger naslag, vooral als u en uw papieren worden gebruikt fysiek gescheiden voor een lange periode.

Je moet je bankafschriften en creditcardrekeningen vernietigen zodra je klaar bent met hen. Als deze in verkeerde handen vallen, kan uw identiteit worden gestolen. In het onwaarschijnlijke geval dat u een oude verklaring nodig hebt, heeft uw bank- of creditcardmaatschappij records.

Al het andere dat u wilt bewaren, kan worden gescand en u kunt dan het origineel verwijderen. Als dat origineel uw handtekening, bankrekeningnummer, creditcardnummer of sofinummer bevat, versnippert u het voordat u het in de prullenbak deponeert.

Het is het beste om documenten naar PDF-bestanden te scannen, omdat het formaat universeel is geaccepteerd en is ontworpen om vellen papier na te bootsen. Als uw scanner niet met software voor het maken van pdf's is geleverd, kunt u de "kopie" -software van de scanner (die rechtstreeks naar uw printer scant) gebruiken in combinatie met een PDF-programma. Voor later, beveel ik de gratis CutePDF-schrijver aan. Je moet ook GPL Ghostscript installeren (ook gratis). CutePDF verschijnt in Windows als een printer en u kunt uw kopieerprogramma eenvoudig vertellen om de CutePDF-printer te gebruiken.

Voeg uw opmerkingen toe aan dit artikel hieronder. Als je andere technische vragen hebt, e-mail deze dan naar mij op [email protected] of post ze naar een gemeenschap van behulpzame mensen op het PCW Answer Line-forum.