Kopen, leasen of overstappen naar cloud computing?

Uw vertrouwde, oude kantoorcomputers zullen waarschijnlijk mee sjoelen met de kracht van een 20-jarige Oldsmobile die Mt. Everest, hard aan het werk om steeds ingewikkelder en gevarieerder taken voor de werknemers van uw bedrijf uit te voeren. Maar hoewel het misschien tijd is om de verouderde pc's te vervangen, met de huidige kredietcrisis, overweegt u misschien alternatieven voor het kopen van nieuwe hardware als manier om uw bedrijfsgeld te besparen.

Lease de nieuwe hardware, en vergeet u geen software in dozen? Of probeer de nieuwe cloud computing-oplossingen die worden aangeprezen als het volgende grote ding? We bekijken verschillende opties voor uw bedrijf en laten u weten welke u geld kunt besparen en wat u mogelijk grote kosten zou kunnen opleveren.

Leasing versus kopen: goede deal of slecht idee?

Volgens een studie van 2007 door IDC, die de levenscyclus van uw pc verkort tot drie jaar, versus vijf of zes jaar, zal u besparen op de totale kosten van het onderhoud van dat systeem. Zoals gepresenteerd in het onderzoek, is het twee jaar lang houden van gehuurde desktop-pc's (elk voor drie jaar) 20,5 procent goedkoper dan één jaar lang een machine te kopen en vast te houden.

Naast de consequenties voor de levenscyclus zijn er nog andere overwegingen om over na te denken ondertekening van een hardware-lease, zoals kosten van end-of-lease en andere vergoedingen die kunnen worden gegenereerd als deze niet worden gemonitord, volgens Joe Loiselle, vice-president van Global IT Advisory Services bij IDC.

"Leasing is geen slechte zaak, als u beheert het Onbeheerd, het zal een grote verantwoordelijkheid zijn De meeste [leases] geven de voorkeur aan het gebrek aan discipline dat een koper heeft, en de meeste geven de voorkeur aan een mobiel apparaat - het beweegt, breekt en verandert van eigenaar ", zegt hij. Tenzij u de apparatuur op tijd terugstuurt en problemen met het end-of-lease-contract behandelt, gelooft Loiselle dat uw organisatie geld zal verliezen. De meeste mensen letten niet op een lease-overeenkomst zodra zij het ondertekenen, voegt hij eraan toe en lease-overeenkomsten zijn niet precies bedoeld om u op lange termijn geld te besparen.

"Bedrijven maken massale uittocht van leasing", zegt Loiselle. Leasing "is een vliegenvanger van Venus: het is moeilijk om er in te komen en moeilijker om eruit te komen." Natuurlijk zal het, gezien de huidige kredietcrisis, moeilijker zijn om een ​​lease of financiering te krijgen.

Als het gaat om servers, kan het nog moeilijker zijn om apparatuur terug te sturen, zoals data, applicaties en netwerk verbindingen worden allemaal beïnvloed wanneer u een server verwijdert. Servers zijn niet zo gemakkelijk uit uw netwerk te rukken, en de meeste kleine bedrijven hebben geen ontslagen op hun plaats, volgens Loiselle.

Een laatste overweging voor het ondertekenen van een huurovereenkomst: bedrijven kunnen vaak zoveel afschrijven als $ 15.000 voor nieuwe apparatuur, dus het kan logisch zijn om de apparatuur direct te kopen. Neem contact op met uw accountant of belastingbereider voordat u naar een van beide opties overstapt.

Kostenvergelijkingen: zijn lease-kosten effectief?

We hebben leaseovereenkomsten bekeken op drie websites van computerfabrikanten, waarbij prijsopties voor tien laptops werden vergeleken. Over het algemeen vonden we dat leasing op de lange termijn de duurdere optie is, ook al is het vanaf het begin goedkoper. <> Op de site van HP hebben we de optie geselecteerd om tien zakelijke notebooks te kopen voor een bedrag van $ 15.590. HP somt de leaseprijs op voor dezelfde notebooks als $ 413 per maand voor een leaseperiode van 48 maanden. Dat is $ 19.824 voor een leaseperiode van 48 maanden, of een extra $ 4824 om de machines te leasen, in plaats van ze meteen te kopen. (Om meer te weten te komen over andere leaselengtes, prijzen of opties, raadpleegt u de website van HP.)

Op de site van Dell worden financieringsopties vermeld die zowel opties voor vaste aankoopopties (FPO) als opties voor volledige marktwaarde (FMV) voor leasing bevatten met 24-, 30-, 36- of 48-maanden financiering. Voor beide opties zijn administratiekosten van $ 75 vereist. Ons totaal voor tien soortgelijk uitgeruste laptops, zonder verzendkosten en belastingen, was $ 15.695.

Rechts naast het totaal op de site van Dell staan ​​links naar de lease-opties. (Voordat u het kwalificatieproces doorloopt, kunt u uw betalingen schatten op basis van uw kredietniveau - uitstekend, goed of redelijk - en het totale aankoopbedrag.) De 48-maandslease op $ 15.695 was $ 460.96 per maand voor FMV en $ 461.04 voor $ 1 Buy-Out. Dat is $ 22,126,08 voor FMV en $ 22,129,92 voor $ 1 Buy Out over 48 maanden. Reken maar: inkoopapparatuur helpt je hier in ieder geval minstens $ 6500 te besparen.

Vervolgens hebben we geklikt op de site van Fujitsu, waar het bedrijf huurkoopopties van $ 1, 10 procent of FMV aanbiedt en een leasecalculator levert om te berekenen uw kosten. Fujitsu biedt geen leaseperiode van 48 maanden, maar zijn 36-maanden lease op tien laptops van in totaal $ 15.000 was $ 473 op het FMV-plan, $ 483 op 10 procent aankoop en $ 522 op $ 1 buy-out. Dus dat was respectievelijk $ 17,028, $ 17,388 of $ 18,792 voor een aanschaf van $ 15.000.

Uiteindelijk hebben de tien laptops die we hebben onderzocht op de sites van de drie leveranciers gemiddeld $ 4000 meer, als je ze 48 maanden zou leasen, zoals in tegenstelling tot het kopen van ze helemaal. Hoewel leasing wel degelijk betekent dat je niet vastloopt met een hoge aanvangskost, bespaart kopen op de lange termijn een hoop geld. Kopen kan ook potentieel meer geld besparen, omdat leasecontracten kunnen bepalen dat een leverancier geld kan in rekening brengen extra moet u uw apparatuur laat of zonder een schone harde schijf retourneren.

Leasing van printers en online faxen: panacee of Problematic?

Als uw kantoor ook moet beschikken over groot volume afdrukken, verzamelen en alle toeters en bellen van een big-budget printer, veel bedrijven bieden apparatuurlease. HP en Xerox bieden beide lease-opties voor high-end, high-volume modellen.

Bijvoorbeeld, de grootformaat zwart-wit HP LaserJet M5000 MFP-serie start bij een winkel van $ 4000 en de Color LaserJet CM6030 MFP-serie begint bij $ 7000. Maar om te leasen, moet je $ 115 per maand betalen voor de M5000, of $ 190 per maand voor de CM6030 voor een leaseperiode van 48 maanden. (Dat betekent dat u in de loop van 48 maanden $ 5520 voor de M5000 of $ 9120 voor de CM6030 uitgeeft.)

Hoewel printers met een hoog volume niet zo een korte levensduur hebben als een notebook of desktop, betaalt om uw onderzoek uit te voeren om de lease-opties te begrijpen, wat er aan het einde van de leaseperiode wordt verwacht en wat uw totale kosten zijn gedurende de looptijd van de lease.

Voor dure kantoorapparatuur, zoals een grote printer, misschien vindt u dat het extra geld dat u in de loop van een leaseperiode uitgeeft zin heeft, omdat het maar één apparaat is dat op uw kantoor blijft en het gemakkelijker te volgen is dan een laptop. Zoals bij elke lease, moet je ervoor zorgen dat je de voorwaarden begrijpt en of je vast zit met het verzenden van een gigantische printer naar de leverancier zodra de lease-overeenkomst is verstreken.

Je behoeften kunnen echter bestaan ​​uit minder afdrukken en meer faxen. Tegenwoordig varieert een nieuw faxapparaat in prijs van minder dan $ 100 tot $ 350, afhankelijk van de functieset. Maar als u faxen niet vaak genoeg verzendt om een ​​machine of een aparte telefoonlijn te rechtvaardigen, kunt u met veel gratis en goedkope onlinediensten faxen online verzenden. Met deze "virtuele faxmachine" -diensten kunt u faxen per e-mail verzenden en ontvangen; sommige bieden een gratis lokaal vast nummer.

Voer een Google-zoekopdracht uit naar "online fax" en u zult zien dat er letterlijk duizenden internetfaxdiensten beschikbaar zijn, met een reeks prijzen en functies. Sommige zijn gratis, bij sommige kunt u alleen faxen verzenden en bij andere kunt u zowel verzenden als ontvangen - allemaal zonder een fysiek faxapparaat.

Eén populaire dienst, Myfax, biedt abonnementen die beginnen bij $ 10 per maand of $ 110 per jaar voor verzend 100 pagina's en ontvang 200 per maand. De service omvat ook een jaar online opslag en een lokaal of een gratis faxnummer.

Efax is een andere internetfaxprovider. Het biedt gratis, Plus- en Pro-abonnementen. Het Plus-abonnement kost ongeveer $ 17 per maand en u kunt gratis faxen ontvangen. U kunt 30 pagina's per maand verzenden en extra pagina's elk 10 cent. Als u faxen wilt lezen of maken, hebt u de gratis eMessenger-app van de service nodig. (Als u echter faxen ontvangt of verzendt als TIF- of PDF-bestanden, hebt u de toepassing niet nodig.) De gratis versie omvat 30 dagen opslag voor faxen, Plus biedt een jaar opslag en het Pro-abonnement biedt twee jaar.

Over het algemeen zijn online faxen een goede deal als u geen maandelijkse kosten voor een telefoonlijn wilt betalen, de apparatuur wilt kopen of een permanente kantoorruimte wilt hebben. Online faxen kan ook veiliger zijn dan een fax die zich in een openbare ruimte bevindt. Maar als u de betrouwbaarheid van een vaste lijn en een permanent faxnummer wilt, is online faxen misschien niet de beste optie.

Reach for the Clouds: opslag, servers en services

U kunt besluiten om gewoon af te zien van nieuwe apparatuur en software ten gunste van cloud computing, dat de laatste maanden aan populariteit heeft gewonnen en een hype heeft gekend. Bedrijven zoals Google, Dell, HP, Oracle, Amazon, Salesforce.com en zelfs Microsoft bieden applicaties, webruimte en rekenkracht via het web. Maar betekent dit dat uw traditionele softwaretoepassingen en -servers overbodig zijn?

Gartner is van mening dat in 2012 80 procent van de Fortune 1000-bedrijven een of andere vorm van cloudcomputerdiensten zal gebruiken. Cloud computing stelt grote bedrijven in staat meer geld uit te geven aan infrastructuur en minder geld aan de eigenlijke hardware, maar naarmate cloud computing aan populariteit wint, beweren sommige experts uit de sector dat de kosten zullen stijgen naarmate de acceptatie toeneemt.

"Windows gaat niet weg, maar meer en meer diensten zullen vanuit de cloud worden aangeboden, in plaats van te worden geïnstalleerd en beheerd op specifieke lokale platforms ", zegt Thomas Bittman, analist van Gartner, op zijn blog. "Om niet te zeggen dat Amazon, Salesforce of Google alle knelpunten hebben uitgewerkt - maar ze hebben de toetredingsdrempel voor een ontwikkelaar die op zoek is naar een goedkope toepassing van de hoogste klasse goedkoper gemaakt."

U hoeft niet U moet hardware of software kopen, maar u zult vaak moeten betalen voor ruimte en het gebruik van cloud computing-applicaties. (Wellicht heeft u echter een consultant nodig om een ​​aantal van deze op te zetten.)

Enkele voorbeelden van cloud computing-aanbiedingen zijn onder andere Salesforce.com, een aanpasbare online klantrelatiebeheerdatabaseservice die tools biedt om contactpersonen en verkoopleads bij te houden, uit te voeren campagnes, rapporten genereren en inkomsten bijhouden. Je kunt ook online bestanden opslaan. Met de AppExchange kunt u applicaties van partners en externe ontwikkelaars doorbladeren en installeren. Het bedrijf biedt een proefperiode van 30 dagen aan en de prijzen variëren afhankelijk van uw behoeften en het aantal gebruikers. Controleer de Salesforce-site op specifieke prijzen.

Met de onlangs gelanceerde EC2 (Elastic Compute Cloud) -service van Amazon kunt u geen webservers kopen en in plaats daarvan huren. De term "elastisch" betekent dat u op verzoek kunt huren wat u nodig hebt en betaalt voor de bandbreedte en serverprocessen die u gebruikt. Opslag via S3 van Amazon (Simple Storage Service) laat u elke hoeveelheid gegevens opslaan en ophalen, te beginnen met 15 cent per gigabyte per maand. Amazon's EC2-prijsmodel is gebaseerd op een aantal factoren, waaronder gegevensoverdracht - maar er is geen minimumtarief of activering.

En Microsoft komt op heterdaad met zijn Windows Azure, een cloud computing-platform waarmee ontwikkelaars bouwen en hosten van hun diensten op Microsoft-infrastructuur. Azure is nog niet beschikbaar, maar naar verluidt is het niet langer nodig om uw bureaubladtoepassingen bij te werken.

Natuurlijk, als het op cloud computing aankomt, is Google Docs de al lang bestaande applicatie-koning. Google biedt gratis tekstverwerkingsprogramma's, agendabeheer, e-mail, spreadsheets en samenwerkingshulpmiddelen, evenals betaalde services met e-mailarchivering, de mogelijkheid om advertenties uit te schakelen en ondersteuning. Op zijn site geeft Google een overzicht van de voordelen van zowel gratis als betaalde pakketten.

Hoewel elke cloud een zilveren rand heeft, zijn deze cloudservices niet allemaal dromerig. Ten eerste bent u overgeleverd aan de provider en als zij een storing ondervinden, doet u dat ook. De recente Gmail-stroomonderbreking van Google heeft klanten jarenlang zonder e-mail en hun online applicaties achtergelaten. Beveiliging is ook aan de provider, dus zorg ervoor dat u controleert of het beveiligingsniveau aan uw behoeften voldoet.

Of u nu de traditionele weg van het kopen van uw software in een doos kiest, online serverruimte huurt, hardware koopt of leaset, het loont om je onderzoek te doen en de risico's te begrijpen. En denk eraan, als iets te mooi klinkt om waar te zijn, is het dat bijna altijd.