Google Drive mappen en bestanden delen
Een van de gemakkelijkste manieren om samen te werken met een zakenpartner of collega is om een document naar hem te e-mailen, maar het is ook een van de moeilijkste gewoonten om te breken. En hoewel e-mail zo wijdverspreid en bijna onmiddellijk is, is het idee van seriële samenwerking - ik werk aan het document, stuur het naar u toe en u werkt eraan en stuur het terug - is onhandig. De bijgevoegde documenten kunnen e-mailsystemen verstoppen of worden geweigerd door filters. Als er meer dan twee mensen aan werken, moet iemand de leiding hebben over het oplossen van conflicten.
Er zijn betere manieren en ik zal u een paar alternatieven laten zien. Om rond te reizen met het verzenden van grote bestanden via e-mail, zijn er waarschijnlijk een dozijn of meer services zoals YouSendIt.com waarmee je het bestand kunt uploaden en dan gewoon e-mail kunt gebruiken om mensen op de hoogte te stellen waar ze het kunnen downloaden. Maar dat is niet erg bevredigend, en een betere optie is om iets als Google Docs te gebruiken. Zie dit als uw gedeelde harde schijf in de cloud. Elke Office-indeling en PDF kunnen worden geüpload naar de service van Google zodra u een Gmail-account hebt ingesteld. Het probleem is dat je ze nog steeds serieel moet bewerken.
Om dit probleem te omzeilen, kijk eens naar Etherpad.com, dat in feite een realtime webpagina voor je document instelt. Het wijst een willekeurige URL toe, en dit is zowel goed als slecht. Goed, want zodra u de URL kent, kunt u eenvoudig toegang krijgen tot het document. Slecht, omdat er geen beveiliging is zodra u de URL kent, zodat iedereen kan zien wat u doet. Maar voor snelle real-time gezamenlijke bewerking, kan het niet kloppen. Je hebt een chatvenster aan de zijkant waar je opmerkingen kunt delen en de wijzigingen van elke auteur krijgen een andere markeerkleur, zodat je snel hun bijdragen kunt zien. Je kunt ook teruggaan naar eerder opgeslagen versies, wat een erg leuke functie is als je iets probeert te vinden dat verloren is gegaan in de bewerkingsstream. En het is gratis. (Er is een vergelijkbare service van Textflow.com voor $ 100 per gebruiker per jaar.)
Iets veiliger, en meer met kenmerken geladen, is Box.net. Dit begon als een online back-upservice (zie mijn kolom hier), maar is geëvolueerd naar iets meer. Een team van mensen kan een verzameling documenten delen die op hun eigen webpagina is geplaatst. U kunt volledige tekst doorzoekingen doen in deze verzameling en discussies in discussies ook. De kosten zijn $ 15 per gebruiker per maand. En in tegenstelling tot Etherpad, kunt u allerlei soorten bestanden delen, niet alleen tekstverwerkingsdocumenten.
De laatste service die ik wil vermelden is Drop.io. Dit is vergelijkbaar met Box omdat je een grote verscheidenheid aan bestanden kunt opslaan en dit veilig kunt doen, zoals Etherpad, omdat je een realtime chat hebt. Maar er is hier nog veel meer aan de hand. Het leuke aan Drop.io is dat je op zoveel manieren informatie kunt ophalen in en uit de gedeelde webpagina. U kunt inhoud uploaden via het web, e-mailen, verzenden via een sms, Facebook-feeds, of zelfs telefoneren of faxen. De telefoongesprekken worden opgeslagen als audiobestanden. U kunt de service gratis uitproberen. Als u slechts één "drop" of gedeelde pagina wilt maken die $ 10 per jaar voor 1 GB ruimte is. Er zijn andere duurdere plannen als u meer opslagruimte of functies wilt. Een andere dienst die de moeite van het bekijken waard is, is ContentCircles.com, dat een abonnement heeft van $ 10 per maand voor onbeperkte ruimte.
Dit zijn allemaal geweldige alternatieven voor het verzenden van dat volgende bestand via e-mail en kunnen u helpen tijd te besparen en frustraties te verminderen van seriële samenwerking. Laat me weten wat u van de services vindt, of van anderen die u routinematig gebruikt.
David Strom is een voormalig hoofdredacteur van Network Computing, Tom's Hardware.com en DigitalLanding.com en een onafhankelijk netwerk consultant, blogger, podcaster en professionele spreker gevestigd in St. Louis. Hij is te bereiken via [email protected].
Microsoft test een betere concurrent van Google Documenten
Microsoft test een update naar Live Workspace waarmee gebruikers documenten kunnen maken en bewerken zonder Office nodig te hebben zei.
DocSend voor Outlook - Betere communicatie via documenten
DocSend voor Outlook maakt documenten een effectiever kanaal voor communicatie. U kunt betere controle krijgen over documenten die via e-mails worden verzonden.
Quip versus Google Documenten: wat is het betere hulpmiddel om te schrijven?
Slaat Google Docs Quip, the New Kid on the Block of heeft Quip een paar trucs voor de boeg? Laten wij het uitzoeken.