DocSend voor Outlook - Betere communicatie via documenten

We verzenden vaak meerdere documenten met Microsoft Outlook . Maak uw communicatie nu effectiever met documenten met een add-on voor Outlook, ` DocSend `. DocSend voor Outlook maakt documenten een effectiever en betekenisvoller kanaal voor communicatie. Nadat u het hebt geïnstalleerd, hebt u toegang tot uw bestanden en kunt u gemakkelijk DocSend-koppelingen maken, precies op het moment dat u het meest nodig hebt, bijvoorbeeld wanneer u een e-mail verzendt. DocSend voor Outlook biedt echter meer dan alleen het verzenden van documenten en bijlagen. Lees meer over deze nieuwe invoegtoepassing voor Microsoft Outlook.

DocSend voor Outlook

Laten we beginnen met de basis. DocSend is geen nieuwe app; het is hier al een tijdje. DocSend als invoegtoepassing voor Outlook is echter iets nieuws. Het is oorspronkelijk een analytisch hulpmiddel voor documenten; vooral voor degenen die u via e-mails verstuurt. We vragen ons vaak af wanneer we een document via e-mail verzenden; of de persoon het document heeft gezien of niet. Naast; voor vertrouwelijke documenten maken we ons verder zorgen als de ontvanger van het document het verder heeft doorgestuurd. Met behulp van DocSend weet u wat er met uw document gebeurt. Van weten wanneer de persoon het heeft geopend, hoe vaak, of het is gedownload of niet en of het is doorgestuurd naar iemand; je kunt alles bijhouden met DocSend.

Nu is deze tool beschikbaar voor Outlook Mail. DocSend voor Outlook doet hetzelfde werk wanneer het wordt gebruikt als invoegtoepassing voor Outlook Mail. Het koppelt uw DocSend-account aan Outlook Mail om de documentcommunicatie eenvoudiger te maken.

Om DocSend voor Outlook te krijgen, hoeft u alleen nog maar naar zijn startpagina te gaan om het gratis te downloaden. Het is een web-app die wordt geopend in uw browser. Meld u aan met de tool.

U kunt nu de documenten van uw pc, Box, Dropbox, Google Drive en OneDrive op DocSend voor Outlook linken.

Inside DocSend voor Outlook

Nu, weinig meer over de DocSend-tool. Nadat u zich hebt aangemeld bij DocSend, ziet u het volgende dashboard.

Het menu aan de linkerkant van de DocSend-tool bestaat uit de tabbladen Dashboard, Documenten, Presenteren, Contactpersonen, Team en Add-ins.

DocSend functioneert net als alle andere hulpprogramma voor het delen van documenten. Het maakt koppelingen voor elk document dat u met uw contacten deelt. U kunt zelfs verschillende links voor één document maken om een ​​track van uw document bij te houden. Telkens wanneer uw ontvanger op de link klikt, krijgt u de statistieken over het document. De Bezoekstatistieken wordt bijvoorbeeld weergegeven in de volgende afbeelding:

DocSend voor Outlook gebruiken

Aangezien we hebben begrepen hoe DocSend werkt, laten we nu eens kijken naar hoe DocSend voor Outlook Mail werkt.

Wanneer u zich hebt aangemeld bij DocSend, kunt u de invoegtoepassing in Outlook Mail zien. Klik op Nieuwe e-mail en kijk naar de rechterkant van het nieuw geopende e-mailvenster. Let op het volgende pictogram in het blauw.

Wanneer u op dit logo klikt, wordt het DocSend-venster geopend aan de rechterkant van de e-mail. Zoals u in de volgende afbeelding kunt zien, zijn er verschillende tabbladen / functies onder DocSend voor Outlook.

U kunt de documenten die al aanwezig zijn op DocSend onder `Mijn documenten` zien. In de bovenstaande afbeelding heb ik slechts 3 documenten opgenomen. Als de lijst echter lang is, kunt u het gewenste document zoeken in het zoekvenster. U kunt zelfs met DocSend voor Outlook een document uploaden als het gewenste document niet in uw lijst voorkomt.

Nadat u het gewenste document hebt geselecteerd dat u naar uw collega of vriend wilt verzenden, kunt u beginnen met het instellen van de eigenschappen. Wanneer u een document selecteert om via e-mail te verzenden, kunt u het volgende venster in DocSend voor Outlook zien.

Zoals u in de bovenstaande afbeelding kunt zien, kunt u voor elk geselecteerd document

• Toestaan ​​(wel of niet toestaan) anonieme weergave
• Toestaan ​​(of niet toestaan) downloaden
• Stel vervaldatum in (of niet in)
• Wachtwoordbeveiliging (of stel geen wachtwoord in voor het document)

Elk van de 4 tabs heeft de knoppen Aan en Uit aan de rechterkant. Op deze manier kunt u beslissen (en bepalen) wat de ontvanger met het document kan doen. Als u bijvoorbeeld `Uit` selecteert voor `Downloaden toestaan`, kan de ontvanger het document alleen bekijken, maar kan het het niet downloaden op zijn pc. Op dezelfde manier kunt u ook een vervaldatum voor het document instellen door de optie `Uitgestelde datum instellen` in te schakelen.

Zo kunt u met DocSend voor Outlook selecteren tot wanneer de ontvanger het document in zijn mailbox kan zien. Na de verloopdatum (en -tijd) ziet de ontvanger het document helemaal niet. Deze functie is erg handig voor documenten met een beperkte levensduur, zoals dagelijkse rapporten of statistieken.

Als uw document niet met een wachtwoord is beveiligd, hoeft u zich geen zorgen te maken! U kunt nu een wachtwoord instellen met DocSend voor Outlook. Klik eenvoudig op de Aan / Uit-knop voor `Wachtwoordbeveiliging` en u kunt het wachtwoord vervolgens invoegen.

Nadat u alle opties hebt geselecteerd en de eigenschappen hebt ingesteld voor het document dat u wilt verzenden, kunt u nu plaats een link voor het document. Dit is niets anders dan DocSend voor Outlook maakt een unieke link voor het document dat u gaat verzenden. Dit wordt in de hoofdtekst van de e-mail ingevoegd.

De ontvanger ziet deze link in de ontvangen e-mail in plaats van het document zelf. Wanneer de ontvanger op de link klikt, wordt deze in de browser geopend. Van daaruit kan de ontvanger het document bekijken, downloaden of afdrukken, afhankelijk van de toegang die u door de ontvanger wordt geboden. Het venster ziet er als volgt uit:

Naast de reguliere acties biedt DocSend voor Outlook nog een interessante functie. De ontvanger kan opmerkingen plaatsen of vragen stellen op basis van het document via DocSend voor Outlook.

Conclusie

We denken dat DocSend voor Outlook een goed hulpmiddel is voor het beheer van de documenten. Het grootste deel van het gedoe met betrekking tot documenten, zoals het verzenden ervan, het beveiligen met wachtwoorden en het beheren van de lijst met ontvangers, kan met DocSend voor Outlook goed worden aangepakt. Je kunt de blog lezen op DocSend voor Outlook op de DocSend Blog.

Laat ons weten wat je mening over deze tool is.