Word productiever in Microsoft Outlook

Ben je afhankelijk van Microsoft Outlook voor je e-mail en planningsbehoeften? Ben je geïrriteerd met de e-mailclient? Nou, word lid van de club - duizenden Outlook-gebruikers lobbyen bij Microsoft voor verbeteringen in de volgende versie. Maar laten we deze week niet alleen klagen over Outlook; Ik ben hier om je te vertellen hoe je het beter kunt maken. Lees verder voor tips en hulpmiddelen waarmee u nu productiever kunt werken.

Outlook-meldingen voor nieuwe berichten uitschakelen

Wacht, heeft u dat goed gelezen? Wilt u Outlook-meldingen uitschakelen die u hebt ontvangen? Waarom zou je dat op Aarde willen doen? In één woord: productiviteit. Denk er eens over: er stromen voortdurend nieuwe berichten in uw inbox en standaard waarschuwt Outlook u bij elk bericht. Dat is niet veel anders dan wanneer een medewerker zijn hoofd in de lucht gooit. uw kantoor om de vijf minuten om een ​​vraag te stellen. Praten over onderbrekingen die de productiviteit onderbreken!

Daarom wilt u wellicht het leven proberen zonder de waarschuwingen. Uitschakelen is eenvoudiger dan je zou denken:

Kies

Tools, Opties,

1. en klik op E-mailopties. Klik op Geavanceerde e-mailopties. Deselecteer het vakje naast 'Een geluid afspelen'.
2. Verwijder het vinkje uit het selectievakje naast 'Muisaanwijzer kort wijzigen'.
3. Verwijder het vinkje uit het selectievakje naast 'Een enveloppictogram weergeven in het systeemvak'.
4. Schakel het selectievakje uit vink het selectievakje aan naast 'Een waarschuwing voor nieuwe e-mailmeldingen weergeven'.
5. Klik op OK en u bent klaar.
6. Outlook blijft nieuwe e-mail ophalen (of ontvangen) met regelmatig geplande intervallen, maar zonder de gebruikelijke onderbrekingen.
7. Met andere woorden, u kunt uw inbox bekijken in uw planning, niet in Outlook.

Wijzig de onderwerpregels van gearchiveerde Outlook-e-mail

Laten we eens kijken naar een andere e-mail ergernis: onderwerpregels die niet langer overeenkomen met de inhoud van het bericht.

Stel dat u en sommige collega's bijvoorbeeld beginnen met het uitwisselen van e-mails over de bedrijfspicknick. Ergens onderweg verschuift het gesprek naar verkoopprognoses, waarna iemand in enkele nieuwe cijfers plakt. Nu is het een e-mail die u wilt bewaren voor toekomstig gebruik.

Slechts één probleem: de onderwerpregel staat nog steeds voor "bedrijfspicknick". Dat is niet erg handig als je op zoek gaat naar een bericht over verkoopcijfers.

Gelukkig bevat Outlook een verborgen functie waarmee je de onderwerpregel van een e-mail kunt bewerken. Ga als volgt te werk:

Open in Outlook de betreffende e-mail (dit kan niet met berichtvoorbeelden, u moet op het bericht dubbelklikken om het in een nieuw venster te openen.)

Klik ergens in de Onderwerpregel om je cursor te plaatsen.

1. Bewerk het onderwerp zoals je wilt zien.
2. Druk op Enter en accepteer welke waarschuwing Outlook je geeft.
3. Dat is alles! Nu kunt u de e-mail met een meer passende - en herkenbare - in-een-oogopslag - onderwerpregel opslaan.
4. Gebruik Outlook om toegang te krijgen tot uw Twitter-account

Als u Outlook gebruikt om uw contacten, agenda te beheren, e-mail en dergelijke, waarom zou u het ook niet voor Twitter gebruiken? Dat is het idee achter TwInbox, een gratis plug-in die een Twitter-werkbalk toevoegt aan Outlook.

Eenmaal geïnstalleerd, voegt TwInbox een nieuwe map toe aan uw inbox. (Het kan ook individuele mappen voor elke afzender creëren, wat vanuit een organisatorisch oogpunt nuttig kan zijn - tenzij je veel mensen volgt.)

Vanaf daar geef je gewoon je Twitter-gebruikersnaam en -wachtwoord op, en presto: het haalt alle de tweets uit je account en laat je ze lezen net zoals je e-mail leest.

Een klik op de werkbalk is genoeg om je eigen update te verzenden, een direct bericht te sturen, een bericht te beantwoorden of iets te retweet. TwInbox verkort op slimme wijze lange URL's via TinyURL.

De werkbalk toont u ook een preview van nieuwe tweets zodra ze arriveren, waardoor u niet telkens naar updates in de tweets-map hoeft te schakelen.

Kortom, TwInbox is een geweldige kleine tool en een must-have voor elke Twitter-liefhebbende Outlook-gebruiker. Ik zou willen dat het meer dan een Twitter-account aankon, maar ik kan niet twisten met de prijs: TwInbox is gratis.

Voeg een spellingcontrole toe aan Outlook Express

Reader Karl heeft hulp nodig bij zijn spelling. Specifiek heeft hij een spellingcontrole nodig voor Outlook Express, omdat de methode die hij nu gebruikt de definitie is van 'gedoe'.

Karl zegt dat hij nieuwe berichten in WordPerfect maakt, ze daar spelt controleert en vervolgens de tekst exporteert importeren in Outlook Express. Dat is gestoord! (Serieus, Karl, heb je ooit gehoord van kopiëren en plakken?)

Gelukkig kan deze probleemloze procedure nu eindigen. De eerste optie is om een ​​spellingcontrole van derden te installeren, zoals de toepasselijke naam Spellingcontrole voor OE. (Hoewel onze downloadpagina shareware zegt, zegt de productpagina van de auteur dat de invoegtoepassing gratis is.)

Maar in plaats daarvan raad ik aan een upgrade naar Windows Live Mail uit te voeren. Deze gratis OE-vervanging van Microsoft biedt een meer gestroomlijnde interface en enkele hoognodige nieuwe functies, waaronder dynamisch zoeken (resultaten verschijnen terwijl u typt), spamfiltering en een agenda die kan worden gesynchroniseerd met uw online Windows Live-agenda. Het heeft ook een spellingcontrole.

Dit werkt in Outlook 2003 en 2007; Ik ben niet zeker van eerdere versies.

Rick Broida schrijft het Hassle-Free pc-blog van PC World. Meld u aan om de nieuwsbrief van Rick per week per e-mail

naar u te e-mailen