5 Pm: eenvoudig, aanpasbaar projectbeheer

Taken beheren en prioriteren is de sleutel tot het voldoen aan bedrijfsverplichtingen. Bijna elke professionele professional heeft een methode om kleine projecten te beheren en effectief samen te werken met anderen om de klus te klaren. Maar kan de jouwe worden verbeterd?

Ik herinner me een klant die me trots zijn taakbeheersysteem liet zien: hij drukte elk actiepatijn netjes af op een plakbriefje en sloeg het op de rand van zijn computermonitor. Wanneer een taak hoge prioriteit kreeg, verplaatste hij het papier hoger aan de zijkant van zijn monitor en verschoof de andere noten naar beneden. Toen hij het erg druk had, stroomden de bankbiljetten naar zijn bureau en marcheerden in twee geregelde lijnen langs beide kanten van zijn monitor naar zijn toetsenbord. Helaas stortte zijn zelfgebouwde projectbeheersysteem één nacht in. Er kwam een ​​nieuwe kantoorschoonmaker binnen en maakte ijverig zijn monitor en bureau schoon. De volgende ochtend vond hij al zijn precies gerangschikte stickies gestapeld in een nette stapel aan de telefoon. Hij besteedde een half uur aan zijn taakprioriteiten.

[Verdere lectuur: de beste tv-streamingdiensten]

Er is geen excuus om vast te houden aan een op papier gebaseerd projectbeheersysteem wanneer verschillende eenvoudige webservices het werk nu kunnen doen. veel beter. Deze services zorgen er ook voor dat alle leden van het projectteam snel worden geïnformeerd over het wijzigen van deadlines en nieuwe ontwikkelingen.

Ik hou van QG | Software's 5 pm, een relatief goedkope ($ 18 per maand en hoger), eenvoudig te gebruiken projectbeheerservice die kan u helpen prioriteiten te stellen bij uw taken en kleinere projecten te beheren. Het heeft een mooie gebruikersinterface die beter aanpasbaar is dan de meeste andere webgebaseerde services.

17:00 uur is geen Microsoft-project: het kan niet gemakkelijk grote of langdurige projecten beheren. U kunt er echter ook taken en projecten mee maken en bijwerken, zowel op internet als via e-mail. Met visueel aantrekkelijke tijdlijngrafieken kunt u snel uw voortgang controleren. 17.00 uur kan ook projectdeadlines integreren met bepaalde agendaservices.

In totaal biedt 17.00 uur een uitgebreide reeks projectbeheerservices die aan de behoeften van de meeste gebruikers van lichte taken voldoen.

Geen creditcard nodig voor proef

Aanmelden voor een account is eenvoudig. U hoeft zelfs geen creditcardgegevens op te geven voor de gratis proefperiode. 17.00 uur ondersteunt de meest populaire webbrowsers, inclusief recente versies van Internet Explorer, Firefox, Safari en Opera.

U moet uw eigen subdomein selecteren (iets in de trant van "

mijnbedrijf.5pmweb.com ") om u aan te melden bij de service en om e-mailintegratie in te schakelen. Verschillende korte videozelfstudies bieden basisinstructies over het gebruik van de service. Wanneer u op een project van 17:00 klikt, wordt een lijst met projectdetails, waaronder taken en voortgangsindicatoren, weergegeven in het rechterdeelvenster. Maar als je een paar seconden over een project zweeft, verschijnt er een pop-upinformatievenster met extra details.

Nadat je bent ingelogd, zie je vier tabbladen aan de linkerkant van het scherm: Projecten, Tijdlijn, Rapporten en Profielen. Je zult waarschijnlijk het grootste deel van je tijd besteden aan het werken op het tabblad Projecten. Als u hierop klikt, wordt een lijst met projecten in het linkerdeelvenster weergegeven. Wanneer u op een project klikt, verschijnt een lijst met projectdetails, zoals taken en voortgangsindicators, in het rechtervenster. Als je simpelweg een paar seconden over een project zweeft, krijg je meer informatie in een pop-up infovenster, een leuke touch.

Ik hou ook van de manier waarop je het uiterlijk van 17.00 uur kunt aanpassen, door gewoon de kolommen te slepen om de breedte of het bereik te veranderen gegevens. 17.00 uur kan zelfs worden geïntegreerd met agenda's die iCalendar-feeds ondersteunen, zoals Apple iCal en Mozilla Sunbird, zodat u uw projectdeadlines kunt controleren in de kalender-app. Dergelijke gegevenssynchronisatie werkt ook met Google Agenda, maar om de een of andere reden (het bedrijf verwijt Google) is het proces veel langzamer dan bij de Apple- en Mozilla-apps.

E-mailintegratie

U kunt projecten en taken rechtstreeks invoeren via de webinterface; Als alternatief kunt u ze maken door een e-mail te sturen naar uw aangepaste 5pm-adres. U kunt ook e-mail gebruiken om maximaal 20 MB aan documentbestanden toe te voegen en het percentage voltooiing van een taak bij te werken. Met de parameters in uw e-mailonderwerp kunt u meer details opgeven, zoals startdatums en deadlines.

De e-mailintegratie van 5 uur 's middags maakt het bijzonder eenvoudig om projectinformatie bij te werken met een mobiel apparaat. Zelfs als uw kleine mobiele display niet voldoende is om de webinterface van 5 uur te tonen, kunt u nog steeds een e-mailbericht tikken om de status van een project bij te werken.

17:00 uur ondersteunt vier soorten gebruikers, zodat u de toegang tot de dienst kunt verfijnen. Beheerders kunnen alles doen; gebruikers kunnen projecten en taken bewerken voor teams waaraan u ze toewijst; externe gebruikers kunnen projecten en taken voor hun teams bekijken; klanten kunnen hun eigen projecten bekijken en bewerken.

Hoe 17:00 verder stapelt

Ik heb andere projectbeheerservices besproken in een vorige kolom. Vijf uur 's middags verwerkt meer dan het populaire Basecamp, maar het blijft nog steeds gemakkelijk voor een beginnend projectbegeleider om het te begrijpen. Het biedt echter niet alle huidige mogelijkheden van de duurdere versie van Wrike, die onlangs Wiki-achtige kennissamenwerking toevoegde.

Vijf betaalde plannen voor 17.00 uur zijn beschikbaar, met kosten variërend van $ 18 tot $ 175 per maand. Het basisplan ondersteunt vijf gebruikers, tien actieve projecten en 250 MB dataopslag, terwijl het high-end plan onbeperkte gebruikers en projecten toestaat, en caps storage op 5GB. Er is een 14-daagse gratis proefversie beschikbaar.

Basecamp is nog steeds de baas als het gaat om instapmodellen voor projectbeheer. Maar als je iets leuker wilt, overweeg dan om 17.00 uur.

Richard Morochove is een IT-consultant en -schrijver. Stuur hem vragen over het gebruik van technologie in uw verbonden kleine tot middelgrote onderneming

via e-mail. PC World kan uw zoekopdracht bewerken en kan niet garanderen dat alle vragen worden beantwoord.