10 Tips voor het beheersen van Microsoft Outlook 2013

Het bijhouden van e-mails, agenda's en contactpersonen kan ongehoorde momenten uit elke werkdag wegzuigen. Alles dat uw werk versnelt in Outlook, kan uw productiviteit meetbaar verhogen. Stel je voor dat je inbox alleen de berichten liet zien die je wilde zien. Overweeg of u in enkele seconden belangrijke contactgegevens kunt vinden. Wat als u eindelijk wist waarom sommige gehypte Outlook-functies niet werken zoals geadverteerd?

Met deze 10 tips kunt u uw berichten en agenda doornemen en in het algemeen effectiever werken

1. Uw inbox op uw manier bekijken

Sla uw instellingen op zodat u ze op elk gewenst moment kunt ordenen. Als u uw Postvak IN voor het eerst opent, wordt een standaardweergave weergegeven, maar hoeft niet zo te kijken. Om Oulook vele aanpassingsopties te zien, klikt u op het tabblad

View op de lintwerkbalk en kiest u View wijzigen. Er zijn meerdere vooraf ingestelde weergaven die u kunt kiezen, bijvoorbeeld een die alleen de meest recente e-mails weergeeft. U kunt ook op het tabblad Weergave

Berichtvoorbeelden selecteren en Uit kiezen om te draaien het voorbeeld uit. Of kies 1, 2 of 3 om het aantal regels van de berichttekst onder de koptekst te bekijken. U kunt een van deze opties voor de huidige map of voor alle postvakken configureren. Klik op

Instellingen bekijken voor opties voor het aanpassen van een weergave, zoals kolommen toevoegen of de volgorde wijzigen. Met de optie Arrangement kun je e-mails sorteren op datum, onderwerp enzovoort. Met de lay-outopties kunt u het mappenvenster en het leesvenster aanpassen. Nadat u de inbox naar wens hebt ingericht, klikt u op

Weergave wijzigen> Huidige weergave opslaan als nieuwe weergave. Typ vervolgens een naam voor de weergave en geef aan op welke mappen deze kan worden gebruikt en door wie. Keer in de toekomst terug naar deze weergave door Weergave wijzigen te selecteren en uw opgeslagen weergave te selecteren. 2. Herdefinieer wat een e-mail markeert als reeds 'gelezen'

Markeer berichten automatisch als alleen-lezen als ze langer dan een vooraf ingestelde hoeveelheid tijd in het leesvenster worden weergegeven.

Outlook zorgt ervoor dat ongelezen e-mails anders zijn dan berichten die u al heeft lezen. Het is echter al te gemakkelijk om een ​​e-mail als gelezen te markeren als je hem amper in een oogopslag hebt gezien, waardoor je iets belangrijks over het hoofd kunt zien.

Selecteer om dit te voorkomen

Bestand> Opties> E-mail, en klik vervolgens op de knop Leesvenster. Vink het selectievakje 'Items markeren als gelezen wanneer bekeken in het Leesvenster' aan. Pas het aantal seconden aan dat het bericht moet verschijnen in het leesvenster voordat Outlook het als gelezen markeert. De standaardinstelling is 5 seconden. Laten we zeggen dat u dit op 30 seconden instelt. Hierna, terwijl u een voorbeeld van berichten bekijkt in het Leesvenster, worden alleen de e-mails die daar langer dan 30 seconden verschijnen automatisch gemarkeerd als gelezen.

3. Schrijf uw eigen regels voor hoe berichten worden weergegeven

Ongelezen berichten worden standaard blauw gemarkeerd, maar u kunt dit wijzigen.

Outlook 2013 heeft een nieuwe manier om ongelezen berichten aan te geven. Er is een blauwe balk aan de linkerkant van het bericht in uw inbox en de koptekst van het bericht wordt ook blauw weergegeven.

Dit blauw wordt toegepast met voorwaardelijke opmaak. U kunt echter zowel de kleur als het lettertype wijzigen. Sterker nog, je kunt je eigen regels schrijven en je e-mails opmaken met behulp van kleuren naar keuze.

Je kunt een bepaalde kleur toewijzen aan e-mails op basis van wie ze heeft verzonden of op welke woorden in de onderwerpregel verschijnen. Kies hiervoor

Weergave> Weergave-instellingen> Voorwaardelijke opmaak. U ziet de regel Ongelezen berichten en de blauwe kleur. Hier kunt u het lettertype of de kleur naar wens wijzigen. U kunt ook op

Toevoegen klikken om een ​​nieuwe regel toe te voegen. Begin met het typen van een naam voor de regel in het vak Naam. Klik vervolgens op Lettertype en kies een lettertype en letterkleur voor de e-mailkoptekst. Klik ten slotte op Voorwaarde knop. Wanneer het dialoogvenster Filter wordt geopend, selecteert u de opties die beschrijven welke typen e-mails worden geformatteerd met uw nieuwe instellingen. Klik drie keer op OK om uw instellingen op te slaan. 4. De taakbalk opnieuw instellen

U kunt de taakbalk in Outlook 2013 weergeven, maar deze werkt niet zo effectief als in het verleden.

Outlook 2013 schakelt de taakbalk standaard uit, maar het is gemakkelijk terug te brengen. Klik op het tabblad

Weergeven, selecteer Takenbalk en selecteer in de vervolgkeuzelijst welke items moeten verschijnen in de taakbalk. De opties zijn om de taakbalk Uit (de standaardinstelling) te draaien of om een ​​combinatie van Taken, Mensen en Agenda weer te geven. De volgorde waarin u deze opties selecteert, bepaalt de volgorde waarin ze in de taakbalk verschijnen. Bijvoorbeeld Taak, eerst geselecteerd, staat bovenaan. Het tweede item, Mensen, wordt daaronder weergegeven en de derde, Agenda, wordt onder aan de balk weergegeven. De taakbalk werkt echter niet meer zoals deze deed in eerdere versies van Outlook. Ongeacht hoe breed de balk is, u ziet slechts één kalendermaand. Als er geen afspraken zijn gepland voor vandaag, worden er bovendien geen afspraken weergegeven, zelfs als u er morgen een aantal hebt gepland.

5. Maak verbinding met uw sociale media-accounts

Gebruik het dialoogvenster Social Network Accounts om Outlook te koppelen met LinkedIn en Facebook, zodat de contactgegevens van uw contactpersoon toegankelijk zijn vanuit Outlook.

Wanneer u Outlook verbindt met uw sociale media-accounts, kan de People-module gegevens weergeven over uw contacten en hun activiteiten.

Om een ​​sociaal netwerkaccount te koppelen aan Outlook 2013, kiest u

Bestand> Info> Accountinstellingen > Sociale netwerkaccounts. Maak verbinding met LinkedIn en Facebook door de gewenste service te selecteren, uw accountgegevens in te voeren en Outlook toestemming te geven om toegang te krijgen tot uw account. Details van mensen in uw lijst met contactpersonen die de sociale site gebruiken die u heeft toegevoegd, worden weergegeven in het gedeelte Personen van Outlook. 6. Contactgegevens opschonen

Gebruik de functie Contactpersonen koppelen om meerdere contactpersonen voor een persoon aan elkaar te koppelen, zodat de informatie gemakkelijker toegankelijk is.

Met nieuwe functies in de module Personen van Outlook hebt u toegang tot informatie over contactpersonen van plaatsen zoals Facebook en LinkedIn.In sommige gevallen hebt u meerdere contactvermeldingen in de contactpersonenlijst voor één persoon, met andere details op elke plaats.

U kunt deze meerdere vermeldingen voor één contact koppelen om de gegevens op één plaats te verenigen. Klik op het contact waarin u geïnteresseerd bent en bekijk hun informatie door Home>

People te kiezen. Klik aan de rechterkant van het scherm op

Link Contacts, en een dialoogvenster wordt geopend. de contactvermelding of vermeldingen voor die persoon. Typ in het vak Mensen zoeken een of andere identificerende informatie voor die persoon en Outlook retourneert alle contactvermeldingen die mogelijk overeenkomen met die persoon. Als ze dezelfde persoon zijn, klikt u op dat item om de details te koppelen. 7. Bepaal waar Outlook standaard zoekt

U kunt Outlook 2013 zo configureren dat het standaard in de mappen van uw keuze zoekt.

Wanneer u naar e-mails zoekt in Outlook, is de standaardlocatie uw huidige mailbox. Dit is echter vaak te beperkt. Als u wilt dat een zoekopdracht alle overeenkomende items in alle postvakken retourneert, bijvoorbeeld, moet u deze optie selecteren in de lijst in het vak Zoeken voor elke zoekopdracht die u plaatst.

U kunt ook de standaardlocatie wijzigen die Outlook gebruikt voor zoeken. Kies hiervoor

Bestand> Opties> Zoeken. In het Resultaten gebied dat u kunt selecteren om resultaten toe te voegen, kiest u een van deze vier opties: Huidige map; de huidige map, huidige mailbox bij het zoeken vanuit de inbox; Huidige mailbox; of alle mailboxen. Selecteer de optie die u wilt gebruiken en klik op OK. Dit wordt dan de standaardinstelling voor Outlook-zoekopdrachten, maar u kunt dit natuurlijk ook op basis van zoeken per zoekactie wijzigen. 8. Bepaal of u Snelle stappen of Regels

wilt gebruiken Snelle stappen en regels voeren vergelijkbare taken uit, maar er moet een duidelijke keuze worden gemaakt om te gebruiken met welk doel.

Snelle stappen zijn geïntroduceerd in Outlook 2010 om u te helpen een methode om snel taken in Outlook uit te voeren. U kunt zich echter afvragen waarom u een Quick Step zou gebruiken in plaats van een regel? Snelle stappen zijn flexibel, zodat u kunt kiezen om ze toe te passen wanneer u ze wilt gebruiken - Regels zijn minder flexibel en eenmaal ingesteld, worden ze automatisch toegepast.

Het antwoord op welke van deze u moet gebruiken, is afhankelijk van uw taak. Gebruik Regels, bijvoorbeeld wanneer u een bericht kunt identificeren dat altijd op een specifieke manier moet worden verwerkt. U zou dus een regel gebruiken als u alle inkomende berichten van uw baas naar een bepaalde map wilt verplaatsen. Een regel zal hier goed werken, omdat de e-mails van je baas eenvoudig te herkennen zijn aan het unieke e-mailadres.

Aan de andere kant als je binnenkomende persberichten opslaat in een speciale map, kan dit een taak zijn voor een Snelle stap als je weet niet van tevoren van wie deze e-mails komen. Zonder een manier om een ​​e-mail eenduidig ​​te identificeren als een persbericht, kunt u geen regel schrijven om het bericht automatisch te verwerken. U kunt echter een Quick Step maken waarop u kunt klikken om een ​​geselecteerd bericht naar een specifieke map te verplaatsen. De Quick Step kan niet vaststellen dat een e-mail een persbericht bevat - u moet dat doen - maar het zal het verplaatsen van de e-mail versnellen als u besluit dat deze moet worden verplaatst. U kunt Snelle stappen en regels in het gebied Mail van Outlook maken met behulp van de hulpmiddelen op het tabblad Start.

9. Maak gebruik van de favorieten

Maak van elke map een favoriet, zodat deze bovenaan het mappenvenster verschijnt en gemakkelijk te vinden en te gebruiken is.

Als u een paar e-mailaccounts hebt, kan uw deelvenster vol raken met mappen die maken het is tijdrovend om te navigeren naar de mappen die u het vaakst gebruikt. U kunt het vinden van deze mappen vereenvoudigen als u ze als favorieten toevoegt. Favorieten verschijnen bovenaan de mappenlijst wanneer u zich in de module Mail bevindt.

Als het gebied Favorieten niet verschijnt, schakelt u over naar Mail en kiest u

Weergave> Mappenpaneel en klikt u om Favorieten in te schakelen. Nu kunt u elke map aan de Favorieten toevoegen door er met de rechtermuisknop op te klikken in het Mappenpaneel en Tonen in Favorieten te kiezen. U kunt zelfs een zoekmap als favoriet instellen, zodat deze gemakkelijk te vinden en te gebruiken is. 10. Begrijp de gevolgen van het gebruik van IMAP

Als uw e-mailservice het IMAP-protocol gebruikt, zijn sommige functies van Outlook niet beschikbaar, inclusief gedetailleerde berichtmarkering.

Als uw e-mailaccount het IMAP-protocol gebruikt, zullen bepaalde algemene functies niet werken werk in Outlook 2013. Dit zal een probleem zijn voor een toenemend aantal gebruikers, aangezien IMAP je toegang geeft tot e-mail vanaf elk apparaat. Diensten zoals Hotmail en Gmail gebruiken IMAP bijvoorbeeld voor e-mail.

Wanneer u IMAP-e-mail gebruikt, kunt u in Outlook niet alleen de berichtkoppen downloaden en daar besluiten welke berichten moeten worden gedownload. In plaats daarvan worden nu alle e-mails automatisch gedownload. Bovendien kunt u met IMAP geen gedetailleerde vlaggen aan berichten toevoegen. Vlaggen zijn aan of uit en kunnen niet worden ingesteld op verschillende dingen. U kunt ook geen berichten aan categorieën toewijzen, behalve Hotmail-accountberichten.