Geef stroom aan Gmail met 21 tijdbesparende trucs

Gmail is 's werelds meest populaire e-mailservice, maar sommige van de beste functies verbergen zich in het volle zicht, onbekend voor de meeste gebruikers. Hoewel Gmail onovertroffen zoekmogelijkheden biedt, geweldige spamfilters en veel gratis opslagruimte (bij de laatste 10 GB), biedt het ook veel meer - en er is altijd ruimte voor verbetering. Met een beetje knowhow en enkele belangrijke add-ons kunt u de webmailservice van Google door hoepels laten springen op manieren die u nooit voor mogelijk had gehouden.

Moe van de gespreksweergave van Gmail met threads? Zet het uit. Wilt u sneltoetsen leren gebruiken? Een pop-up spiekbriefje is ingebouwd. En zou het niet leuk zijn als je bijlagen direct op je Dropbox-account kunt opslaan? Eenvoudig genoeg - met de juiste tool.

Deze gids helpt Gmail-nieuwkomers en experts om meer uit de service te halen. De meeste tips zijn gebaseerd op het gebruik van Gmail in een webbrowser, maar zorg ervoor dat u het gedeelte 'Gmail van buitenaf' ziet om te leren hoe u Gmail optimaal kunt gebruiken, ook als u zich niet in uw browser bevindt.

Werk slimmer, niet harder

1. Zoeken naar grote bijlagen

We hebben snel berichten gevonden met het woord 'power' en 15 MB bijlagen.

Gmail staat bekend om zijn krachtige zoekmogelijkheden en ondersteunt nu een andere handige zoekparameter: berichtgrootte. Dus als u bijvoorbeeld alle e-mailberichten met bijlagen groter dan 10 MB wilt vinden, zoekt u eenvoudig naar grootte: 10 m . En je kunt dat koppelen met de "older_than" modifier voor zoekopdrachten zoals grootte: 10m older_than: 6m (om alle e-mail groter dan 10 MB en ouder dan zes maanden te krijgen).

2. Offline werken

Werken aan een vliegtuig zonder wifi? Wonen in een gebied waar de toegang tot internet traag of vlekkerig is? Hoe dan ook, installeer Gmail Offline. Hiermee kun je berichten lezen, beantwoorden, opstellen, zoeken en archiveren, die allemaal de volgende keer dat je online bent automatisch worden verzonden of gesynchroniseerd. Slechts één probleem: het vereist Google Chrome. Als je een andere browser gebruikt, heb je pech.

3. Tamme rommelige antwoorden

Hoe langer een e-mailgesprek (of "thread") wordt, hoe moeilijker het wordt om door die rommelige, rommelige explosie van tekst te waden. Dat is omdat Gmail, wanneer u op Antwoord klikt, de volledige originele e-mail en alle daaropvolgende antwoorden citeert. Gelukkig kun je dit eenvoudig omzeilen: selecteer in het bericht van de afzender de exacte tekst waarop je reageert - het vlees van het bericht als het ware - en klik vervolgens op Antwoorden. Als Gmail nu het antwoord maakt, bevat het alleen de gemarkeerde tekst. Vertaling: veel minder rommel.

4. Conversatieweergave uitschakelen

Als u van een traditionelere inbox-versie houdt, zet dan de gespreksweergave uit.

Over rommel gesproken, sommige mensen beweren dat de gespreksweergave van Gmail (ook wel threading genoemd) dingen buitengewoon zo maakt, omdat het groepeert berichten samen met hetzelfde onderwerp. Als je liever hebt dat je berichten worden verspreid en je dus makkelijker kunt navigeren in één oogopslag, ga je naar Instellingen van Gmail (op het tabblad Algemeen) en selecteer je Conversatieweergave uit.

5. Hoofdtoetsenbordsneltoetsen

KeyRocket suggereert sneltoetsen voor acties die u recent hebt ondernomen.

Hands off the mouse. Je kunt je Gmail-activiteiten drastisch versnellen door verschillende sneltoetsen te leren: R voor antwoord, Ctrl-K om een ​​link in te voegen, Ctrl-Enter om te verzenden, enzovoort. Voor een volledige pop-uplijst met beschikbare snelkoppelingen drukt u op Shift-? terwijl je je Gmail-inbox bekijkt. Google heeft ook een webpagina met een overzicht van alle Gmail-snelkoppelingen. En als u een Chrome-gebruiker bent, kunt u veel sneller snelkoppelingen leren door de add-on KeyRocket voor Gmail te installeren, waarmee u leert terwijl u werkt.

6. Maak belangrijke berichten bubbelen naar de top

E-mail van werk, vrienden, familieleden-belangrijk. E-mail van winkels, Facebook en mensen die u niet kent, minder belangrijk. De Prioriteitsinboxfunctie van Gmail kan je e-mail prioriteren, zodat de belangrijke dingen bovenaan verschijnen, waar het minder snel verloren gaat in de shuffle. Ga naar om de functie in te schakelenInstellingen, klik op het tabblad Inbox en kies Prioriteitsinbox uit de selector Inboxtype. Deze functie kan een beetje lastig zijn om je hoofd eromheen te wikkelen, dus lees het Priority Inbox-overzicht van Google als je hulp nodig hebt.

7. De old-school-knoppen herstellen

Knoppen zonder tekstlabels kunnen verwarrend zijn. Gelukkig kun je Gmail herstellen.

Een tijdje terug heeft Gmail de meeste knoppen vervangen (Archive, Delete, Spam, enzovoort) met pictogrammen die sommige gebruikers cryptisch vinden, of in één oogopslag lastiger te herkennen. Als u liever knoppen met tekst hebt in plaats van pictogrammen, kunt u ze herstellen: ga naar Instellingen> Algemeen, schuif omlaag naar Knoplabels en wijzig de instelling in Tekst.

Voer de add-ons

8 in. Een snooze-knop toevoegen aan uw Postvak IN

Niet gereed om te antwoorden? Plan een herinnering.

Kan een bericht nu net niet worden bezorgd? Zelfs als u het markeert als ongelezen, zal nieuwere e-mail het uiteindelijk naar beneden en uit het zicht duwen. Wat je nodig hebt, is een manier om dat bericht te 'snoozen', zodat het op een bepaalde tijd naar de top van je inbox terugkeert. Twee geweldige opties zijn Boomerang en Snooze je e-mail. Beide integreren met Gmail en voegen knoppen toe die het eenvoudig maken om de vertraging in te stellen voor een bepaald aantal minuten of dagen. Boomerang werkt met Chrome en Firefox en kost $ 5 per maand; Snooze Uw e-mail is gratis, maar werkt alleen met Chrome.

9. E-mail omzetten in taken

Gmail heeft een ingebouwde takenlijst, maar het is een beetje bloedarm - vooral als u die lijst elders wilt openen. Als u op zoek bent naar iets stevigers, bekijk dan Astrid, een gratis web-based-to-do-manager die consequent behoort tot de favorieten van gebruikers. De nieuwe add-on Remind Me voor Google Chrome brengt de Astrid-service naar Gmail: u kunt uw huidige taken bekijken en, nog beter, op een knop klikken om van een e-mailbericht een nieuwe taak te maken.

10. Gmail-bijlagen automatisch opslaan in uw favoriete cloud

Sla uw Gmail-bijlagen op vier populaire cloud-opslagservices.

Wilt u ooit dat u bijlagen direct kunt opslaan in bijvoorbeeld uw Dropbox-account? Attachments.me is een gratis service die Gmail-bijlagen kan uploaden naar Box, Dropbox, Google Drive of SkyDrive. Installeer de browserplug-in (beschikbaar voor Chrome en Firefox) en koppel deze vervolgens aan een of meer van de bovengenoemde cloudservices. Met dat gedaan, indexeert het al uw bijlagen en catalogiseert ze vervolgens om ze gemakkelijk te bekijken en te doorzoeken. Met een paar klikken kunt u een bijlage bekijken, downloaden, delen of archiveren.

11. Geef Gmail een sociale make-over

U kent de oefening: u krijgt een e-mailbericht van LinkedIn, Twitter of iets dergelijks en vervolgens klikt u op een link in dat bericht om de verbinding, link, update of wat dan ook te bekijken. PowerInbox integreert al die dingen in Gmail zelf, zodat je de inhoud van verschillende sociale netwerkberichten direct in de berichten kunt bekijken. Met deze Chrome-invoegtoepassing kunt u bepaalde acties uitvoeren, zoals reageren op Facebook-updates en contactverzoeken accepteren.

12. Maak uw inbox "smartr"

Smartr Inbox brengt een Xobni-achtige zijbalk naar Gmail.

Outlook-expats hebben goede herinneringen aan Xobni, een soort adresboek over steroïden. Smartr Inbox voor Gmail brengt dezelfde goedheid naar uw webmail, contactinformatie voor verpakkingen, updates van sociale netwerken, berichtgeschiedenissen en gerelateerde contacten naar een aantrekkelijke zijbalk die u kunt weergeven of verbergen waar nodig. Het is beschikbaar voor Chrome, Firefox en Safari en het is een van die hulpprogramma's waarvan u snel zult merken dat u niet zonder kunt.

13. Houd gemerkte berichten uit je inbox

Houd niet-essentiële e-mails buiten je inbox bij PhilterIt.

Geef toe: de helft van de rommel in je inbox is afkomstig van winkels, sociale netwerken en andere bronnen met 'merknamen'. PhilterIt voor Chrome "fileert" al die dingen uit je inbox en degradeert het naar een met pictogrammen beladen zijbalk van Gmail, waar je het later kunt bekijken wanneer het jou uitkomt. Het is een snelle en gemakkelijke manier om de rommel in uw inbox op te nemen, terwijl u nog steeds de dingen bijhoudt die u misschien wilt zien.

14. Voeg bijlagen toe van andere services dan Google Drive

Als u een Gmail-gebruiker bent, weet u hoe eenvoudig het is om bestanden bij te voegen vanuit uw Google Drive. Maar wat als u iets van Box, Dropbox, Evernote, Facebook of Flickr wilt koppelen? Met Cloudy voor Chrome kunt u bestanden van die services en andere cloud-hangouts toevoegen. Klik tijdens het opstellen van een nieuw bericht op de koppeling en kies vervolgens een cloudservice of een sociaal netwerk. U kunt zelfs meerdere items koppelen aan meerdere services.

Het is afkomstig van het lab

15. Reageer sneller op e-mails met ingeblikte reacties

Met standaardantwoorden kunt u snel standaardtekst invoegen in e-mail.

Ziet u routinematig dat u dezelfde antwoorden steeds opnieuw typt? Labs-functie Standaardantwoorden kunnen u tijd besparen, zolang u de berichten maar kort houdt. Nadat u het hebt ingeschakeld, kunt u gewoon een bericht opstellen of beantwoorden door op de pijl Meer opties te klikken, de muisaanwijzer op Ingeblikte antwoorden te plaatsen en de gewenste optie te kiezen. U kunt ook nieuwe aanmaken als dat nodig is. Het is niet de meest elegante toevoeging aan Gmail, maar het is zeker een handige.

16. Bekijk berichten zonder door te klikken

Ooit gewenst dat Gmail een voorbeeldvenster had? Je kunt er een geven.

Gmail mist vervelend een voorvertoningsvensteroptie, wat betekent dat je moet klikken op elke e-mail die je wilt lezen en dan terug wilt gaan naar de inbox en op een andere - een langzaam, tijdverspillend proces. Gelukkig, Labs functie Message Sneak Peek maakt het een beetje eenvoudiger: klik met de rechtermuisknop op een bericht om de inhoud direct in een voorbeeldvenster te zien. Sterker nog, schakel Voorbeeldvenster in, waarmee je een bonafide voorbeeldvenster naast je inbox ziet staan.

17. Markeer berichten als gelezen met één klik minder

Soms zijn de beste timesavers de eenvoudigste. Als u bijvoorbeeld 'Sneak Peek' hebt gebruikt om naar een e-mailbericht te kijken en dit nu als gelezen wilt markeren zonder in het menu Meer te klikken, schakelt u Labs-functie Markeren als leesknop in. Nadat u een of meer berichten heeft geselecteerd, ziet u die knop op uw werkbalk. Eén klik en presto.

Gmail van buiten in

18. Stel slimme triggers in

Buig Gmail naar uw hand met behulp van IFTTT.com.

Zou het niet cool zijn als Gmail u via de smartphone op de hoogte stelt wanneer een e-mail met het bericht "urgent" wordt weergegeven? Of als het automatisch berichten met een ster kan opslaan in uw Evernote-account? Dit zijn slechts enkele van de 'recepten' die beschikbaar zijn op If This Then That's Gmail Channel, waarmee je ook je eigen triggers kunt maken om Gmail allerlei leuke dingen te laten doen.

19. Specifieke Gmail-bladwijzers toevoegen aan uw browser

Een snelkoppeling naar Compose toevoegen aan uw browser.

Wanneer u een nieuw e-mailbericht wilt opstellen, weet u wat de oefening is: open Gmail en klik vervolgens op de knop Opstellen. Maar u kunt een stap opslaan door een bladwijzer toe te voegen aan de favorietenbalk van uw browser - en niet alleen voor Compose, maar ook voor zaken als Starred, Sent Mail en zelfs specifieke labels. Klik eenvoudig op de gewenste optie in uw browser en maak er vervolgens een nieuwe bladwijzer van door de URL in de adresbalk van de browser naar de favorietenbalk van de browser te slepen. Nu hebt u met één klik toegang tot uw favoriete Gmail-functies.

20. Schakel over naar Mailbox voor iOS

Wil je de nieuwe Mailbox-app gebruiken? Geduld.

Hoewel Mailbox voor iOS nog steeds de

voorkeursapp is voor het gebruik van Gmail op je iPhone Met andere functies kunt u berichten "snoozen" voor later (net zoals tip # 8 hierboven). En het promoot absoluut de "inbox zero" -filosofie van het vereenvoudigen van uw e-mail. Het beste van alles is dat het gratis is, hoewel je waarschijnlijk in de rij moet wachten om het te krijgen. 21. PGP-codering toevoegen aan uw Gmail-e-mailadres Bezorgd over e-mailbeveiliging? Je zou moeten zijn: met name webmail is meestal onveilig, zoals blijkt uit een aantal recente high-profile hacks. Met Mailvelope (in bètaversie voor Chrome en Firefox) kunt u gecodeerde e-mail uitwisselen via OpenPGP-codering. U kunt uw eigen openbare en privésleutels genereren en vervolgens op een klein hangslotpictogram klikken om te controleren of uw e-mail wordt doorgestuurd met zware bescherming.