Payroll-services in de cloud: Intuit vs. ADP

Niemand let op uw salarissysteem, tenzij het niet werkt. Wanneer u een klein bedrijf heeft, is het geen kleine taak om uw medewerkers elke betaaldag tevreden te stellen en om Uncle Sam tevreden te stellen tijdens de belastingtijd. Grotere bedrijven stellen personeel in dienst voor het berekenen van belastingen en inhoudingen en het correct beheren van IRS-formulieren. Maar als u verantwoordelijk bent voor het afsnijden van de cheques bij een kleiner bedrijf, kunnen online services de meeste payroll-klusjes automatiseren.

Zowel Intuit Online Payroll als RUN by ADP kunnen u helpen bij het beter begrijpen en volgen van de formulieren en archiveringen die voor uw medewerkers. Met elke service hebt u toegang tot loongegevens vanuit een webbrowser, smartphone of tablet. Deze cloudgebaseerde tools bieden medewerkers ook online toegang tot salarisgegevens, W2-downloads en zelfs uitbetaalde saldi en 401 (k) -specificaties. Welke service is beter voor uw bedrijf? We hebben het van naderbij bekeken.

U krijgt de gebruikelijke opties voor het betalingsschema met Intuit.

Intuit Online Payroll

Voordelen: betaalbaar; eenvoudige installatie; gemakkelijker voor beginnende loontrekkers; live technische ondersteuning per telefoon

Nadelen: minder functies dan ADP RUN; geen 24/7 hulp

Intuit Online Payroll is een goede optie voor kleine bedrijven, vooral mensen zonder voorafgaande payroll-ervaring. Het begint bij $ 25 per maand om betaalde werknemers en contractanten te beheren en stijgt tot $ 39 per maand om federale en nationale belastingformulieren te ondersteunen. Onder elk abonnement rekent Intuit een extra maandelijkse bijdrage van $ 1,50 aan voor elke medewerker die u betaalt. Bovendien houdt Intuit Online Time Tracking, voor een bedrag van $ 3 per maand per medewerker, uren bij via online urenregistratie die werknemers kunnen bewerken, of via een online tijdklok met meerdere gebruikers.

Om zijn prijzen beter met die te vergelijken van ADP's RUN heb ik de geschatte kosten voor Intuit Online Payroll voor 15 werknemers berekend. Het heeft tot ongeveer $ 61 per maand toegevoegd voor het abonnement dat de belastingformulieren bevat, of ongeveer $ 106 per maand met tijdregistratie van medewerkers. Intuit Online Payroll begint als een 30-dagen gratis proefperiode, die begint wanneer u de eerste betaalperiode uitvoert.

Intuit biedt ook een betaaldag-to-do-lijst.

Intuit Online Payroll Plus ($ 39 per maand) kan ook u helpen bij het beheren en bijhouden van uw federale, staats- en lokale loonbelasting. Het ondersteunt zelfs elektronische aangiften en een afzonderlijke compensatieservice voor werknemers.

Intuit's wizard-achtige setup-interface vraagt ​​naar uw loonschema, directe stortingsinformatie en vakantie- / ziekteperiode-beleid. U kunt ook oudere loongegevens invoeren als u in het verleden een ander salarissysteem hebt gebruikt.

Met de app van Intuit houdt u onderweg uw betalingsproblemen bij.

Bij het instellen van individuele werknemers kunt u federaal configureren, en bronbelasting. Intuit biedt de vereiste belastingformulieren, zoals het W-4 (certificaat van inhouding van werknemers), I-9 (verificatie van geschiktheid voor werk) en formulieren voor nieuwe huren. Ondersteunde aftrekkingen zijn onder andere verzekeringen, pensioenregelingen, flexibele bestedingsrekeningen, HSA-plannen, garnituren en andere zaken zoals voorschotten en aflossingen van leningen. U kunt zelfs aangepaste aftrekposten na belasting toevoegen. Naast regulier betalen, ondersteunt het commissies, bonussen, vakantiegeld, overuren, vergoedingen, toelagen, fooien en andere diverse inkomsten en vergoedingen.

Voor betalingen aan werknemers ondersteunt Intuit gratis directe stortingen, voorgedrukte QuickBooks-compatibele cheque-aandelen, blanco cheque-voorraden en gewone papieren stubs die handgeschreven cheques kunnen vergezellen.

Net als ADP's RUN biedt Intuit Online Payroll werknemers online toegang tot hun informatie, inclusief salarisgegevens, en om W2s te downloaden. Intuit levert ook gratis apps voor iPhone en Android waarmee u de meeste taken voor salarisbeheer kunt uitvoeren, maar deze biedt geen mobiele toegang voor werknemers.

Over het algemeen is Intuit Online Payroll voldoende gebruiksvriendelijk en rijk aan functies voor de meeste kleine bedrijven. Het biedt extra hulp en tips voor veel onderwerpen en velden terwijl u gegevens invoert. Tijdens de eerste opzet geeft het bijvoorbeeld tips over de ID-nummers van werkgevers die u nodig hebt en hoe u ze kunt verkrijgen. En wanneer u werknemersgegevens invoert, wordt uitgelegd hoe u sofinummers kunt verifiëren. Intuit biedt ook een takenlijst met vereiste en aanbevolen taken, en de e-mailherinneringen kunnen u op de vingers blijven houden.

ADP RUN

Voordelen: meer methoden voor werknemersbetalingen; mobiele toegang voor werkgever en werknemers; live 24/7 telefonische hulp

Nadelen: duurder en ingewikkelder in te stellen dan Intuit Online Payroll

RUN, van payroll gigant Automatic Data Processing, biedt drie belangrijke online services voor kleine en middelgrote bedrijven: Essential Payroll, Verbeterde salarisadministratie en volledige salarisadministratie en HR 411. Het eerste abonnement is het meest vergelijkbaar met Intuit's, terwijl de resterende twee abonnementen extra loon- en HR-informatie en -services bieden. RUN is een goede optie voor elk klein bedrijf, maar mensen zonder payroll-ervaring moeten mogelijk hulp inroepen.

Omwille van mijn voorbeeld heb ik de prijs voor 15 werknemers opnieuw berekend: de kosten bedroegen ongeveer $ 284 per maand voor Essential Payroll en $ 370 per maand voor Enhanced Payroll. Voor tijdregistratie van medewerkers kost de EZLaborManager-service $ 57 per maand voor een bewerking van 15 medewerkers. Hoewel de prijzen veel hoger zijn dan die van Intuit, biedt RUN extra functies en services. De RUN-interface en het configuratieproces zijn niet zo wizardachtig als die van Intuit, maar ze zijn nog steeds redelijk gebruikersvriendelijk.

Het beheren van loongegevens per werknemer is eenvoudig met RUN.

RUN behoudt alle bedrijfsconfiguraties en algemene instellingen in een bedrijfssectie, voor contactgegevens en direct-deponeringsrekeninginformatie. U kunt ook standaardpolicies definiëren voor betaalfrequentie, belastingen, inkomstenaftrek, betaalde time-off en werknemerscompensatie.

Wanneer u personeelsrecords instelt, kunt u federale, staats- en lokale inhoudingen instellen. U kunt ook een directe storting instellen en items aanpassen, zoals inkomstenaftrek, betaalde time-off en compensatiegegevens voor werknemers. Naast regulier betalen ondersteunt RUN ook commissies, overuren en 1099-MISC-formulieren, plus vergoedings-, vakantie-, ziek-, persoonlijk-, bonus- en verdien- en compensatietypes. En het biedt hulp met 401 (k) en verzekeringsplannen, federale studieleningen, garnishments en andere inhoudingen.

Werkgevers en stafmedewerkers kunnen hun gegevens zien met RUN's mobiele app.

Wat betreft de betalingsmethoden van werknemers, alle RUN-abonnementen omvatten gratis direct storten en printen, evenals het bezorgen van papieren cheques en salarisrapporten aan uw bedrijf op betaaldag. Bovendien kunt u uw eigen cheques afdrukken met een microprinter of een gewone printer met chequebalans, of op gewoon papier om alleen stub-afdrukken te maken als u de loonstrookjes met de hand wilt schrijven. Dankzij verbeterde payroll kunt u loonstroken laten afdrukken op officiële ADP-cheques en geleverd door ADP, of reloadable Visa debet-kaarten aanbieden aan werknemers.

Net als Intuit Online Payroll, werkt RUN met QuickBooks, QuickBooks Online, Zero en andere boekhoudsystemen softwareproducten met een generieke bestandsuitvoer.

In tegenstelling tot de Intuit-concurrent geeft RUN werkgevers en werknemers echter toegang tot looninformatie via online toegang en mobiele apps.

In het algemeen vond ik dat RUN functierijk en gebruiksvriendelijk was vriendelijk. Maar het zou enige verbetering kunnen gebruiken met de help-functie, zoals meer tooltips op datavelden, zodat u de aparte helpsectie niet hoeft te raadplegen voor een uitleg over belastinglingo. Aangezien het 24/7 ondersteuning biedt voor de salariëring, kunt u als u zich om middernacht in een binding bevindt, praten met een persoon om assistentie te krijgen.

De winnaar

Intuit Online Payroll biedt wat de meeste kleine bedrijven nodig hebben: helpen met automatisering van de basisprincipes van de loonlijst. De voordelige en gebruiksvriendelijke service is geweldig voor iedereen zonder voorafgaande payroll-ervaring. RUN kost veel meer en kan de documentatie verbeteren. Dat gezegd hebbende, RUN is een prima keuze als je genoeg geld in het budget hebt om hogere kosten te betalen. Hoewel RUN meer functies biedt voor middelgrote bedrijven, raad ik Intuit Online Payroll voor de meerderheid van de kleine en middelgrote bedrijven aan vanwege het gebruiksgemak en de betaalbaarheid.