Verhuizen van evernote naar google notities en documenten bewaren: mijn ervaring

Vorige maand schreef ik een gedetailleerd bericht waarin ik uitlegde waarom ik al mijn gegevens en bestanden van Dropbox naar Google Drive had verplaatst. Dit maakt deel uit van mijn voortdurende inspanning om alles naar één platform te verplaatsen. Mijn idee is om minder apps en extensies / add-ons te gebruiken ten behoeve van consistentie, uniformiteit en betere integratie tussen platforms en UI.

Vandaag deel ik mijn ervaring met het overschakelen van Evernote naar Google Keep (nu Keep Notes genoemd) en Documenten. Waarom koos ik voor Google? De meeste Google-producten zijn gratis of goedkoper dan de concurrentie. Google ondersteunt ook bijna alle belangrijke platforms.

Ik was een grote fan van de Sunrise-agenda-app voordat Microsoft deze kocht en uitschakelde. Ik gebruikte de Newton-app voor e-mails en nu wordt deze ook afgesloten. Het lot van Evernote hangt ook op het spel, omdat het bedrijf zijn CTO en CFO al heeft verloren en er wordt gezegd dat het zich in een neerwaartse spiraal bevindt zonder groei in de afgelopen maanden.

In een dergelijk scenario is het zinvol om snel te handelen en over te stappen op een reeks betrouwbare alternatieven. Dat is hoe ik begon.

Ook op

Top 16 Google Keep-sneltoetsen voor de web- en Chrome-app

1. Evernote voor Google Keep

Hoewel Evernote de mogelijkheid biedt om al uw notebooks en notities duidelijk in de zijbalk te zien, heeft Google Keep een andere aanpak.

Keep biedt een eenvoudige interface. Er zitten echter geen notebooks of bestandshiërarchiesysteem in. In plaats daarvan kunt u notities maken die met kleuren kunnen worden gecodeerd voor een betere presentatie en organisatie.

Ik heb altijd genoten van visueel aantrekkelijke apps en was blij te horen dat ik nu elke noot een kleur kon toewijzen. Het maakt het zoeken naar info over een bepaald project of onderwerp zo veel sneller.

Ik hou ook van het idee dat ik Keep kan converteren naar Google Documenten vanuit de interface.

Google Keep vertrouwt op tags en de krachtige zoekfunctie van Google om u te helpen vinden wat u zoekt in uw notities. Als u op zoek bent naar een mappenstructuur om uw notities en ideeën te begrijpen, moet u kijken naar Google Documenten, maar daarover later meer.

Keep laat meerdere gebruikers gratis samenwerken aan een enkele notitie, in tegenstelling tot Evernote. Daarvoor heb je het Evernote's Plus-abonnement nodig. Ik kan nu vrienden uitnodigen om bij te dragen aan een takenlijstnotitie van alle activiteiten waaraan we kunnen deelnemen aan onze roadtrips.

Evernote stond me toe om meteen beelden te annoteren. In Google Keep kan ik tekenen. Of het nu een nieuwe lege notitie of een bestaande met een foto is, ik kan hier creatief worden.

Hoe zit het met zakelijke gebruikers die de werkchat en presentatie van Evernote gebruiken? Ik geloof dat Hangouts prima werkt in deze situaties. U kunt het gebruiken om te chatten of videogesprekken te voeren tijdens vergaderingen. In plaats van notitieblokken en notities te gebruiken, gebruikt u nu mappen en bestanden in Drive en notities in Keep.

Op mijn Windows-bureaublad gebruikte ik plaknotities om korte notities te maken die ik later binnen een paar dagen kon verwijderen. Er was geen synchronisatiefunctie beschikbaar. Google Keep heeft het ook vervangen.

Ik ben geneigd dingen te vergeten die ik zou moeten doen als ik onderweg ben. Keep helpt me om ze snel te noteren. Ik heb een notitie gemaakt om visitekaartjes in een plaatselijke drukkerij te laten afdrukken en een locatieherinnering toegevoegd. Wanneer ik in de buurt ben, zal Keep me eraan herinneren. Met Evernote kon ik alleen op tijd gebaseerde herinneringen maken.

Een gebied waar Keep over Evernote schijnt is lijsten. Wanneer ik in Keep een lijst met meerdere items maak en deze als voltooid aanvink, wordt elk item naar de onderkant van de lijst verplaatst. Toen ik een item begon te typen, herinnerde Keep me eraan dat het al op de lijst stond en hielp ik duplicatie te voorkomen. Deze functie is beschikbaar in veel takenlijst-apps zoals Todoist.

Een uitstekend voorbeeld om lijsten te gebruiken, is het maken van een boodschappenlijstnotitie voor uw huis en deze delen met uw echtgenoot. Maakt het gemakkelijk om boodschappen te kopen en items af te vinken. Mijn enige probleem is dat ik geen melding krijg als er iets is afgevinkt in de lijst.

Met Evernote en Keep kan ik ideeën vastleggen terwijl ik onderweg ben met behulp van tekst, afbeeldingen en spraak. Over stem gesproken, Keep doet hier beter dan Evernote. Alle spraakmemo's worden geconverteerd naar tekst en opgeslagen in dezelfde notitie voor later gebruik.

Keep's tekortkomingen

Het is echter niet allemaal zonneschijn. Wat ik niet leuk vind aan Keep is hoe het notities en lijsten afzonderlijk behandelt. Een notitie kan een lijst met selectievakjes zijn of een notitie met tekst, afbeelding en stem. Het kan geen combinatie van beide zijn. Dat is frustrerend.

Hoewel Notes krachtig en verbazingwekkend is, kan het niet worden geïntegreerd met Google Agenda. Google Documenten doet dus waarom kan Google Keep niet? Ik stuurde een tweet naar het team en zij vroegen me een functieverzoek in te dienen. Google heeft ook een Taak-app waarin Keep niet is geïntegreerd.

Aan de positieve kant, ik was in staat om het te installeren op elk apparaat dat ik bezit in tegenstelling tot Evernote waar ik in mijn gratis account was beperkt tot 2 apparaten.

Ook op

#Notitie

Klik hier om onze pagina met notitieartikelen te bekijken

Keep is een Google-product en stelt automatisch zinnen voor wanneer u begint te typen. Als het item al in uw lijst staat, herinnert het u eraan. U kunt het vervolgens uitschakelen.

Keep ondersteunt geen rich text, wat betekent dat ik geen vetgedrukte, cursieve of andere visuele aanwijzingen kan gebruiken om me te helpen mijn gedachten te ordenen in een notitie zoals in Evernote.

Ik heb ooit een hele lange notitie gemaakt met de gedachte dat het gemakkelijk is om naar tekst te zoeken, maar ik vergiste me. Hoewel er een zoekfunctie is om naar tekst in notities te zoeken, is er geen manier om in een notitie te zoeken.

Tijdens mijn onderzoek ontdekte ik dat er een labellimiet van 99 is in Keep. Dit kan zo beperkend zijn als je Keep al lang gebruikt. Het goede nieuws is dat de labellimiet eerder 50 was en onlangs leek te zijn verhoogd. Naarmate de populariteit van de tool toeneemt, zal Google zijn beslissing misschien opnieuw bekijken. Aan de andere kant staat Evernote maximaal 100.000 tags toe!

Evernote heeft ook enkele tekortkomingen. Als gratis gebruiker ontdekte ik dat ik niet meerdere afbeeldingen in één notitie kon toevoegen vanwege een limiet van 25 MB / notitie.

Hier is een complete lijst van alle limieten, account-gewijs, voor Evernote. Google moet een vergelijkbare lijst maken.

Ook op

Geneste lijsten gebruiken in Google Keep: een gedetailleerde gids

2. Evernote voor Google Documenten

Eerlijk gezegd ga ik de notebookfunctie van Evernote missen, maar ik heb een oplossing gevonden - Google Documenten. In Google Drive kon ik submappen in mappen maken om mijn documenten en bestanden op te slaan. Nu kan ik Drive en Documenten gebruiken om de archieffunctie van Evernote na te bootsen.

Hoewel ik met Evernote slechts twee niveaus diep kan gaan met hun mappenstructuur, is er geen limiet aan hoe diep ik kan gaan met Google Drive-mappen.

Ik ben nog steeds bezig met het overbrengen van notities, maar zo ziet het er op dit moment uit. Na verloop van tijd krijgt het een betere vorm. Ik doe het een voor een, maar er zijn manieren om het proces te automatiseren. Daarover later meer.

Met Google Drive kan ik ook gratis in documenten en PDF-bestanden zoeken. Zowel Drive als Evernote ondersteunen OCR, en u hoeft voor de eerste niet te betalen zoals u voor Evernote doet.

Ik gebruik Documenten als archiefkast om notities en bijlagen van langere duur op te slaan. Ondertussen gebruik ik Google Keep voor notities op korte termijn die ik vaak verwijder. Keep is beter voor tekst-, beeld- en audionotities.

Het is gemakkelijk om een ​​Google-document om te zetten in Keep en vice versa. Handig voor momenten waarop ik een Keep-notitie permanent wil opslaan. Deze functie ontbreekt voor de iOS-versies van deze apps. Ik weet niet zeker waarom iOS werd uitgesloten omdat er zoveel Google-apps beschikbaar zijn op dat platform.

Evernote werkt als een archiefkast. U kunt vergelijkbare resultaten bereiken met Keep en Docs met behulp van de extensie Opslaan in Google Drive. Hiermee kunt u webpagina's knippen in HTML- of PDF-indeling. Net als Evernote ondersteunt Google OCR en kan ook tekst in afbeeldingen zoeken.

De webpagina's die ik alleen nodig heb voor snelle referentie, sla ik op om deze Chrome-extensie te blijven gebruiken.

Google Documenten ondersteunt ook rich text die erg ontbreekt in Keep. U kunt koppelingen maken naar andere documenten en bestanden in Drive, vergelijkbaar met hoe u andere notities / notitieblokken koppelt in Evernote, maar hetzelfde is niet mogelijk op Keep. Dat maakt Documenten nog onmisbaarder.

Ik ben het ermee eens dat het gebruik van een combinatie van Google Documenten en Keep me af en toe in een oplossing kan brengen. Google Zoeken werkt afzonderlijk in Drive en Keep. Dat komt omdat Keep geen deel uitmaakt van Google Drive. Apps zoals Presentaties en Bladen maken echter deel uit van Drive en koppelen ook aan Keep, wat handig kan zijn voor tabellen en presentaties.

Hoewel ik niet blij ben met dit arrangement, is Keep gratis en wordt onbeperkte opslag niet meegeteld voor je gratis 15 GB Google-opslag. Bekijk onze opslaggids voor Google Drive over wat wel en wat niet telt.

3. Hoe overbrengen

Dit is het grootste probleem waarmee ik tot nu toe ben geconfronteerd. Er is geen manier om notities en bijlagen rechtstreeks vanuit Evernote te importeren. Ik verzoek jullie allemaal om Keep te openen en de feedbackoptie te gebruiken om een ​​Evernote to Keep-functieverzoek in te dienen. U kunt dit alleen doen in de webversie, niet in de desktop- of mobiele app.

Er zijn een paar tijdelijke oplossingen die ik hieronder zal bespreken. Kijk welke het beste bij u past.

Cloud HQ biedt een gratis service waarmee u gratis een back-up van al uw Evernote-aantekeningen maakt op Google Drive. Ze maken een HTML-bestand voor elke notitie. We weten al dat Drive Keep integreert.

U kunt nu notities maken in Keep from Docs. Het laatste deel kan een vervelend proces zijn, maar dat is het enige alternatief dat momenteel beschikbaar is.

De tweede optie is om alles handmatig te kopiëren, één notitie tegelijk. Dat is wat ik aan het doen ben, omdat het me meer controle geeft over elk aspect van het proces en me in staat stelt om wat huis schoon te maken.

Ik heb oude notities verwijderd, zelfs hele notitieboeken, die ik niet langer nodig had. Tijdens het handmatige en tijdrovende overdrachtsproces ontdekte ik lang vergeten maar essentiële notities met stukjes informatie die ik me niet eens herinnerde.

Evernote voor Google Keep & Docs

Ik heb meer dan 1000 noten in Evernote, maar ik heb niet meer dan de helft nodig. Het proces van het verplaatsen van notities van Evernote naar Docs en Keep kost tijd, maar het zal mijn gegevens verder consolideren en ik zal twee minder plaatsen hebben om te zoeken naar ideeën, notities en bestanden.

De combinatie van Google Documenten en Keep kan Evernote en zelfs een takenlijst-app vervangen, maar voor de prijs van minder functies. Dus de vraag is wat heb je nodig? Meer functies en meer apps met bestanden en gegevens verspreid over het web?

Of kunt u met minder functies die apps aanbieden, maar meer stabiliteit, consistentie tussen platforms en betere integratie? Natuurlijk moet je misschien ergens hoeken afsnijden, en het is helemaal aan jou welke je gaat knippen.

Volgende: Wilt u Google Drive als een professional gebruiken? Hier zijn 5 Chrome-apps waarmee u het meeste uit Google Drive kunt halen.