Microsoft Office Accounting wordt veelzijdiger

Met Office Accounting 2008 kunt u vrijwel alle gegevens in Excel importeren, inclusief rekeningen, transacties (zoals facturen en leveranciersrekeningen) en vermeldingen (zoals voorraadproducten en klanten).

De 2008-versie van Microsoft Office Accounting vervaagt de lijn tussen traditionele boekhoudsoftware op een Windows-pc en op het web gebaseerde software (of SaaS - Software as a Service - zoals bekend in de branche). Beide zijn geïntegreerd in het menu Office Accounting, dat kan worden aangepast zodat een accountantskantoor uitgebreide services aan zijn klanten kan bieden.

Office Accounting 2008 is ook beter voor neofieten dan zijn voorganger. Aan de slag met de boekhoudapp is gemakkelijker - vooral als u momenteel een Excel-spreadsheet gebruikt om uw zakelijke financiën bij te houden. Er zijn nieuwe zakelijke sjablonen beschikbaar voor het instellen van accounts voor bepaalde soorten bedrijven, van detailhandel tot constructie.

Een nieuw online resourcecentrum biedt koppelingen naar videozelfstudies (om u meer te leren over programmabewerkingen), algemene bedrijfstips, een community prikbord waar andere gebruikers vragen en antwoorden kunnen delen, en meer.

[Verdere lezing: uw nieuwe pc heeft deze 15 gratis, uitstekende programma's nodig]

Sinds drie jaar geleden debuteerde Office Accounting altijd met een uitstekende integratie met Word, Excel en andere Microsoft Office-toepassingen, zodat u formulieren en rapporten kunt gebruiken die in Office zijn gemaakt. Integratie is nog beter in de nieuwste versie: het programma kan nu vrijwel alle Excel-gegevens importeren, inclusief rekeningen, transacties (zoals facturen en leveranciersrekeningen) en lijsten (zoals voorraadproducten en klanten).

Ook nieuw dit jaar is een Engelstalige ondersteuning voor Latino-bedrijven. U kunt ook talen mixen - bijvoorbeeld Spaanse boekhoudmenu's bekijken terwijl u klantfacturen in het Engels voorbereidt.

Nauwe communicatie met uw accountant

Sommige van de nieuwe functies in Office Accounting 2008 lijken ontworpen om accountants te overtuigen hun klanten van kleine bedrijven naar de app van Microsoft (in tegenstelling tot het gebruik van aartsrivale Intuit QuickBooks). Veel kleine bedrijven hebben geen professionele accountant in dienst, maar vertrouwen op een openbare accountantsorganisatie om hen te helpen bij het opstellen van jaarrekeningen en belastingaangiften. Office Accounting introduceert innovatieve functies om de communicatie tussen een externe accountant en een klant te verbeteren.

Een accountantskantoor kan delen van zijn website nu integreren in het menu Office Accounting. Een accountant kan bijvoorbeeld herinneringen aan verschuldigde betaaldata, een online nieuwsbrief en links naar accounting services voor gespecialiseerde gebieden, zoals loonverwerking, aanbieden.

Deze add-ons voor accountants worden in een XML-bestand gespecificeerd. Het wijzigen van dit bestand vereist enige technische expertise, maar Microsoft zegt dat het binnenkort een gratis downloadbaar hulpprogramma zal bieden om het maken en wijzigen van het XML-bestand te vereenvoudigen.

Een accountant kan een of meer aangepaste bedrijfssjablonen ontwikkelen voor een gespecialiseerde bedrijfsconfiguratie en kan een standaard rekeningschema geschikt voor klanten in specifieke sectoren. De accountant kan vervolgens de aangepaste sjabloon exporteren en deze naar een klant sturen om de klant sneller aan de slag te helpen.

Met de app kan een bedrijf ook een kopie van zijn elektronische boeken verzenden naar zijn accountant, die financiële aanpassingen kan aanbrengen en juiste invoer. Deze accountantoverdrachtsmogelijkheid is ook beschikbaar in de meeste andere boekhoudapps voor kleine bedrijven (inclusief QuickBooks).

Gratis door Ad Support ondersteunde versie

Office Accounting Express 2008, een basisversie van de toepassing die is gericht op nieuwe en thuisgebaseerde bedrijven, is een gratis download van Microsoft's Ideawins. Express kan inkomsten en uitgaven volgen, maar het beheert de voorraad niet, dus het is niet geschikt voor bedrijven die producten verkopen. Deze gratis versie geeft advertenties weer.

Office Accounting Professional 2008 ($ 200, $ 50 hoger dan de prijs van de versie van vorig jaar, upgrades $ 150) voegt voorraadbeheer, taakregistratie, verkoop- en inkooporders en vaste activa toe. Het is gericht op kleine bedrijven met maximaal 25 werknemers. Bedrijven die Professional ontgroeien, kunnen upgraden naar een meer capabele boekhoudapp in de Microsoft Dynamics-productlijn.

Microsoft is van plan volgend jaar een Professional 3-User Edition ($ 500) en een Professional Plus-editie ($ 300) te lanceren; Professional Plus voegt een jaarabonnement toe aan een salariscalculatieservice, samen met een eBay-service waarmee producten snel online kunnen worden aangeboden.

Is Office Accounting geschikt voor uw bedrijf?

Office Accounting biedt een interessant alternatief op de QuickBooks van Intuit. De ondersteuning voor meerdere valuta's in de app van Microsoft maakt het geschikt voor bedrijven die betrokken zijn bij het importeren en exporteren van producten. De nauwe integratie met Word en Excel moet bedrijven die momenteel financiële records in die apps volgen, aanmoedigen om over te stappen naar een echt boekhoudsysteem.

Ondanks de prijsstijging van $ 50 voor de Professional-editie blijft Office Accounting redelijk geprijsd voor wat het oplevert. Met een gratis proefperiode van 60 dagen kunnen bedrijven het zonder financieel risico proberen.

Richard Morochove is een IT-consultant en -schrijver. Stuur hem via e-mail vragen over het gebruik van technologie in uw verbonden MKB-bedrijf. PC World kan uw zoekopdracht aanpassen en kan niet garanderen dat alle vragen worden beantwoord.