Zorg ervoor dat algemene e-mail wordt beantwoord

Hoe verwerkt uw bedrijf algemene en verkoopquery-e-mail? In veel organisaties gaan deze berichten naar een gedeeld e-mailaccount, zoals [email protected]. De beantwoording ervan kan de verantwoordelijkheid zijn van een van meerdere bedrijfsvertegenwoordigers.

Maar hoe zorgt u ervoor dat uw bedrijf snel alle vragen behandelt die naar een gedeeld e-mailadres zijn verzonden? In de snelle zakenwereld van vandaag, kan het onbeantwoord laten van een e-mail het verschil betekenen tussen het winnen van een klantorder en het verlies ervan. En hoe voorkomt u dat meerdere werknemers hun tijd verspillen (en de klant een slecht beeld geven van de processen van uw bedrijf) door dezelfde vraag te beantwoorden?

E-mailcentrum Pro (ECP) kan hierbij helpen. Het is een nieuwe op het web gebaseerde service voor het delen van e-mailberichten tussen collega's, die opmerkingen aan berichten kunnen toevoegen en sjablonen kunnen gebruiken of samenwerken om tijdige antwoorden te produceren.

Afhankelijk van hoe u het systeem hebt ingesteld, kan het delen van berichten mogelijk implicaties voor de privacy hebben. En ECP is niet ontworpen om uw zakelijke e-mail te vervangen; het werkt met uw bestaande service om ervoor te zorgen dat uw medewerkers de bal niet laten vallen in de elektronische correspondentie.

U kunt ECP evalueren met behulp van een gratis, door advertenties ondersteund plan. Betaalde abonnementen beginnen bij $ 19 per maand.

E-mailcentrum Pro gebruiken

U kunt zich in slechts een paar minuten online aanmelden voor een ECP-account en een of meer postvakken maken. ECP raadt aan e-mail naar de service te channelen door POP ophalen in te stellen vanuit een specifieke mailbox (bijvoorbeeld [email protected]); maar als u wilt, kunt u e-mail doorsturen wanneer deze binnenkomt of gewoon uw ECP-postbusadres opgeven (hoewel dit een clunkier ogend adres oplevert, bijvoorbeeld [email protected]).

U kunt gebruik de service voor privé-accounts natuurlijk, maar als u dit doet, wordt de e-mail van die persoon niet langer privé. Wanneer werknemers ziek worden of op vakantie gaan of zwangerschapsverlof opnemen, kan ECP gebruiken om hun rekeningen af ​​te handelen (misschien door hun berichten tijdelijk naar ECP door te sturen). Medewerkers kunnen zo de speling op e-mail opvangen die anders zou wegkwijnen totdat de afwezige werknemers terugkwamen.

Nadat u bent aangemeld bij de online service van ECP, kunt u alle e-mailberichten in de gedekte accounts bekijken en doorzoeken, wat neerkomt op een geschiedenis van communicatie met klanten. Als u een vollediger record wilt maken, kunt u ook oudere berichten en relevante berichten doorsturen van afzonderlijke accounts die niet door de service worden verwerkt.

ECP gebruikt SpamAssassin als antispamfilter. Inkomende spam telt niet mee voor de tamelijk krappe maandelijkse e-mailquota's van de service.

Met E-mailcentrum Pro kunt u berichten in een gedeelde mailbox aan individuele werknemers toewijzen voor follow-up.

Een vervolgkeuzemenu biedt u de mogelijkheid om een nieuw bericht voor een specifieke persoon voor follow-up. U kunt ook regelen dat u nieuwe berichtmeldingen verzendt, en u kunt reacties bijhouden om te zien hoe lang een e-mail onbeantwoord is gebleven - of opmerkingen toevoegen aan een e-mailthread met een klant om informatie met uw team te delen.

Met de ingebouwde editor kunt u aangepaste berichtsjablonen maken, waardoor u minder tijd hoeft te besteden aan het maken van een aangepast antwoord en een zekere mate van consistentie in de antwoorden van uw bedrijf.

Met slimme mappen kunt u uw e-mail ordenen door criteria te filteren specificeer - zoals per berichtonderwerp of e-mail dat aan u is toegewezen voor een antwoord. Met deze mappen kunt u gemakkelijker de berichten bekijken die u het belangrijkst vindt.

Is Email Center Pro geschikt voor u?

ECP is ontstaan ​​uit de behoefte van de ontwikkelaar van zakelijke planningssoftware Palo Alto Software om zijn eigen e -mail. Het bedrijf zegt dat omdat ECP de Amazon Web Services-infrastructuur gebruikt, het dezelfde betrouwbaarheid heeft als de Amazon.com-winkel.

Een gratis abonnement, ondersteund door advertenties in voetteksten van e-mail, biedt 1 GB opslagruimte, accepteert 250 niet-spam e-mailberichten per maand en biedt plaats aan vijf gebruikers en twee mailboxen. Ad-free betaalde abonnementen beginnen bij $ 19 per maand voor 5 GB opslag, 2500 e-mailberichten per maand, onbeperkte gebruikers en vijf mailboxen; deze plannen bevatten ook een service voor het maken van back-ups van uw gegevens.

Het duurste abonnement kost $ 149 per maand voor 30 GB opslag, 15.000 e-mailberichten per maand, veilige SSL-communicatie en onbeperkte gebruikers en mailboxen.

ECP isn niet de enige manier om gedeelde e-mail te beheren. Ik besprak een minder elegante (en minder dure) strategie in een vorige kolom. Een helpdesk-ticketsysteem, zoals Cerberus Helpdesk, is een andere optie. ECP is echter eenvoudig te gebruiken en eenvoudig in te stellen naast uw bestaande e-mailsysteem.

Het bedrijf heeft ook een promotie voor PC World-lezers gemaakt: pcworld08 in het codevak invoeren tijdens het aanmelden voor het standaard ($ 19 / maand) abonnement geeft u recht op drie maanden gratis service.

Richard Morochove is een IT-consultant en -schrijver. Stuur hem vragen over het gebruik van technologie in uw gelieerde kleine tot middelgrote onderneming via e-mail. PC World kan uw zoekopdracht aanpassen en kan niet garanderen dat alle vragen worden beantwoord.