Internetfaxservices voor u laten werken

Ik haat faxen. Toen ik een faxmachine op mijn kantoor had, zou ik 's ochtends aankomen en de opeenstapeling zien van restaurantmenu's, verzekeringsaanbiedingen en andere rommel die' s nachts aankwam. Bovendien raakte ik altijd leeg met het speciale papier of de inktcartridges zouden uitdrogen omdat ik het zo zelden zou gebruiken. Er is een betere manier en ik wil uw opties bekijken met hoe u uw e-mail aan uw faxbehoeften kunt koppelen.

Het idee is eenvoudig: de internetfaxprovider onderhoudt uw faxapparaat en wijst alles toe wat erbij komt kijken uw "nummer" in uw e-mailinbox. Voor uitgaande faxen verzendt u naar een speciaal e-mailadres of levert u een speciaal web- of Windows-softwareprogramma waarmee de fax via internet kan worden verzonden. Er is geen muss, geen gedoe en geen behoefte aan een faxapparaat.

Ik hou van internetfaxen omdat het een aantal voordelen heeft ten opzichte van gewone faxen. Ten eerste kunt u gebruik maken van privéfaxnummers, zodat niemand anders op uw kantoor uw communicatie kan zien. Weet je nog toen iemands vertrouwelijke memo werd gedeeld rond de waterkoeler omdat deze op het faxapparaat lag? Die dagen zijn voorbij, omdat de fax nooit hoeft te worden afgedrukt en op uw pc kan worden bekeken.

[Lees meer: ​​de beste tv-streamingdiensten]

Ten tweede wanneer u onderweg bent en niet reist wil je je faxen delen met de staf van je hotel, internetfaxen is heel logisch. Omdat de fax wordt doorgestuurd naar uw e-mailinbox, hoeft u zich geen zorgen te maken over waar u bent wanneer u reist.

Dus als u klaar bent om te beginnen, bekijkt u mijn tabel waarin de verschillende internetfaxdiensten worden vergeleken. Voordat u uw provider kiest, beantwoordt u de volgende vragen:

Ten eerste, hoeveel faxen heeft u nodig? Elk plan heeft limieten voor het aantal verzonden en ontvangen pagina's en het is belangrijk om uw vereisten voor inkomende en uitgaande berichten te scheiden uitgaande faxen. Het is duidelijk dat het plan overeenkomt met de hoeveelheid die je nodig hebt. Sommige services zijn meer geschikt voor lichtere toepassingen, sommige voor hogere volumes.

Moet u voor een van deze ontvangen documenten ondertekenen en ze faxen? Zo ja, dan is dit misschien logischer en eenvoudiger om een ​​low-end faxapparaat of een multifunctionele printer te hebben die voor deze situatie faxen heeft als een van zijn functies. Als het merendeel van uw faxen afkomstig is van een document op uw pc, kunt u de outbound faxhulpmiddelen van de serviceproviders gebruiken.

Heeft u speciale weergavesoftware nodig wanneer u een fax ontvangt? Sommige van de services hebben alleen Windows versies; sommige vereisen niets anders dan een webbrowser. Ik gebruik bijvoorbeeld eFax gratis, die u een willekeurig faxnummer toewijst en prima is voor de occasionele gebruiker (minder dan 20 pagina's per maand). Het gratis abonnement vereist dat de eFax-viewer uw faxen kan zien. Als je meer geld poneert voor een van de betaalde abonnementen, heb je de kijker niet nodig. Een andere service, uReach.com, vereist geen kijker voor een van zijn plannen.

Wilt u een faxnummer in een andere stad? De services bieden allemaal veel flexibiliteit in de telefoonnummers die ze gebruiken uitdelen voor jou. Als u klanten op een andere plaats heeft, kunt u daar een lokaal faxnummer krijgen, als dat belangrijk is.

Heeft u een gratis faxnummer nodig? Voor sommige bedrijven is dit belangrijk, en terwijl ik zou niet meer ongewenste faxen willen aanmoedigen, er zijn redenen om inkomende gratis faxnummers te hebben. Sommige van de services bieden deze extra kosten aan, terwijl Docuharbor.com een ​​gratis nummer bevat in al hun plannen.

David Strom is een voormalig hoofdredacteur van Network Computing, Tom's Hardware.com en DigitalLanding.com en een onafhankelijke netwerkconsulent, blogger, podcaster en professionele spreker gevestigd in St. Louis. Hij is te bereiken via [email protected].