Gebruik Outlook-agenda om constante, seriële herinneringen te ontvangen

We vertrouwen meestal op herinneringen om belangrijke taken niet te vergeten. Maar die eenmalige herinnering is soms niet voldoende. Je neemt eenmaal uit het zicht en het is uit je hoofd voordat je het weet. Dit is wanneer je moet worden gebombardeerd met constante herinneringen om ervoor te zorgen dat je hersenen niet de luxe hebben om vergeetachtig te zijn als het gaat om die essentiële taken.

Een van die essentiële taken voor mij is het betalen van mijn creditcardrekeningen. Slechts een enkele herinnering? Dient zelfs niet als een duwtje, vergeet me te duwen om in te loggen bij mijn bank.

Wat ik nodig heb in een dergelijk scenario is een proces dat me elke dag zou vertellen: "Je hebt N dagen om je rekeningen te betalen". Nu gebruik ik MS Outlook als een to-do tracker en het helpt me niet om een ​​dergelijke routineherinnering te maken. Dus ik dacht dat ik in plaats daarvan mijn kalender zou gebruiken, die mij voorleest zoals die in het onderstaande voorbeeld.

Ons artikel is een gids voor het maken van dergelijke agenda-items. En u hebt een gids nodig, want een eenvoudige kalenderafspraak helpt u niet om dergelijke afteltaken te maken.

Deel I: Maak een CSV-bestand

De sleutel tot het maken van dergelijke agenda-items is door een bestand met door komma's gescheiden waarden te maken en dit vervolgens in de MS Outlook-agenda te importeren.

Maak een MS Excel-bestand en sla gegevens volgens uw vereisten. De kolomkoppen, Startdatum en Onderwerp zijn een must.

De datums hier moeten in oplopende volgorde gaan en het aantal dagen moet in aflopende volgorde gaan. Om dergelijke series snel op te vullen, kunt u de truc gebruiken die we in een apart bericht hebben besproken.

Opmerking: als u meer velden aan het bestand wilt toevoegen, kunt u een lege kalender maken, deze exporteren als een CSV-bestand en de ondersteunde velden bestuderen.

Sla het bestand op in CSV-indeling als u klaar bent. Dat komt omdat je het later in je agenda gaat importeren.

Deel II: CSV-bestand importeren in agenda

Nu moet u de bestandswaarden in uw agenda importeren met de MS Outlook-tool. We gebruiken MS Outlook 2013 in ons voorbeeld. De stappen zouden ook min of meer hetzelfde zijn in lagere versies.

Stap 1: Navigeer naar het menu Bestand en klik op het gedeelte Openen en exporteren in het linkerdeelvenster. Klik vervolgens aan de rechterkant op Importeren / exporteren.

Stap 2: Kies in het volgende venster voor Importeren vanuit een ander programma of bestand. Klik op Volgende.

Stap 3: Selecteer vervolgens het bestandstype. In ons geval moet het zijn, Comma Seperated Values. Klik nogmaals op Volgende.

Stap 4: Blader naar het bestand met uw agendagegevens zoals degene die we in deel I hierboven hebben gemaakt. Klik op Volgende nadat u het juiste bestand hebt gekozen.

Stap 5: Kies de kalender waarin u het nieuwe agenda-item wilt importeren en klik vervolgens op Volgende.

Stap 6: Controleer nogmaals of het importbestand correct is. Klik ook op Aangepaste velden toewijzen om te controleren of de kopteksten van het onderwerp en de startdatum correct zijn toegewezen.

Stap 7: Nadat u de aangepaste velden hebt geverifieerd, klikt u op OK en vervolgens op Voltooien. Binnen enkele seconden zullen de entiteiten worden gesynchroniseerd en de wijzigingen weerspiegelen zoals getoond in de voorbeeldkalender.

Conclusie

Voor een persoon als ik zijn zulke herinneringen heel logisch. Ik werk dag in dag uit met kalenders en ze helpen veel bij het bewust en voortdurend herinneren aan iets belangrijks dat ik over een bepaalde periode moet weten.

Probeer uw vereisten uit en vraag ons of u een specifieke instelling niet kunt doorstaan.