Afdruk samenvoegen gebruiken in Google Documenten -

Toen ik op school zat, bloeide het technische gedeelte van mijn hersenen al. Maar de computerklassen van de school bij MS Office hebben mijn passie nooit aangewakkerd. Natuurlijk, het was nuttige dingen, iets dat ons ooit een baan zou geven. Toch verafschuwde ik het. Het ergste van alles was het leren van samenvoegen.

Ik probeerde het op school, op school en wat weinig tijd bracht ik door in een accountantskantoor. Het heeft nooit gewerkt zoals ik het wilde. Wat nog belangrijker is, ik heb het nooit “begrepen”. Ik heb nu enorm respect voor mensen die dag in dag uit met de Office-suite omgaan, want geloof me, het is niet eenvoudig.

Hoeveel ik ook niet leuk vind aan MS Office's implementatie van mail merge, ik krijg er wel een aantrekkingskracht op. Het is beter dan alleen een massale e-mail verzenden zonder persoonlijke begroetingen, en voor sommige mensen is het opzetten van een nieuwsbrief voor slechts één massale e-mail misschien niet de moeite waard. Er is geen reden waarom mail merge geen onderdeel van uw workflow / zakelijke leven zou moeten zijn, maar er zijn betere manieren om het buiten het MS Office-universum af te handelen.

Daarom ben ik blij je te vertellen over een alternatief dat intuïtief is, gemakkelijk te gebruiken en dat echt werkt. Het werkt als een add-on voor Google Documenten (sorry MS Office-mensen, maar misschien is het tijd om het online / offline productiviteitspakket van Google Drive te overwegen). De add-on is afkomstig van MailChimp, een van de beste en gemakkelijkste e-mailnieuwsbriefdiensten die er zijn.

Stap 1: Maak een spreadsheet met gegevens van de ontvanger

Voordat we aan de slag gaan, gaat u naar Google.com/Sheets, maakt u een nieuwe spreadsheet en voert u de details voor uw ontvangers in correct gelabelde rijen in. Begin met voornaam, achternaam en e-mail. U kunt velden zoals Adres of iets anders met betrekking tot uw werk invoeren.

Zodra dat is gebeurd, sluit u het tabblad en gaan we aan de slag met de daadwerkelijke e-mail.

Stap 2: Installeer Merge By MailChimp Add-on

Ga naar Google.com/Docs, maak een nieuw document, geef het de gewenste naam, ga naar Add-ons -> Download add-ons en zoek naar Merge by MailChimp. Download de add-on en wacht enkele seconden totdat deze is geïnstalleerd.

Stap 3: Maak de e-mail body

Hier doe je wat je moet doen. Google Documenten heeft veel sjablonen en add-ons om aantrekkelijke paginalay-outs te creëren. Grafieken, afbeeldingen en andere multimedia invoegen is ook vrij eenvoudig.

Stap 4: De e-mail samenvoegen

Zodra het e-mailbericht gereed is, gaat u naar Add-ons -> Samenvoegen door MailChimp -> E-mail verzenden. Dit zal een pop-up activeren met de stappen die u moet nemen voordat u de e-mail kunt verzenden.

Selecteer nu vanuit de kiezer de spreadsheet die we in stap 1 hebben gemaakt.

U ziet een zijbalk met uw spreadsheetgegevens geanalyseerd en verwerkt.

Het weet al wat de koprijen zijn, welke koppen en nog belangrijker, welke rij de e-mail bevat. Natuurlijk ben je vrij om de details te wijzigen als je wilt.

Stap 5: De mail merge aanpassen

Omdat dit een "mail merge" is en niet alleen een massamail, kunt u dingen doen zoals de voornaam van de ontvangende partij bovenaan of ergens in het document dat u leuk vindt toevoegen.

Klik hiervoor op de knop Tags samenvoegen in de zijbalk. Dit genereert een tag voor elke rij.

Selecteer nu waar in het document u de bijbehorende gegevens wilt invoegen en klik op de tag-knop (bijvoorbeeld Voornaam). Doe dit voor alle benodigde elementen.

Stap 6: Voer afzenderinformatie in en verzend deze

Voer op het tabblad e-mailinfo de naam van de afzender, de e-mail van de afzender, de onderwerpregel van het e-mailadres en de bedrijfsnaam en het adres in de voettekst in.

Klik op de e-mail verzenden en uw gepersonaliseerde e-mail is onderweg. Makkelijk toch?

Nu de e-mail is verzonden, kunt u de voortgang volgen en zien hoeveel ervan zijn geopend vanuit de optie Rapporten in het gedeelte Add-ons. Met deze add-on kunt u maximaal 6000 e-mails per maand verzenden. Omdat u de services van een gevestigd nieuwsbriefbedrijf gebruikt om de e-mail te verzenden, bevat deze onderaan een link 'Afmelden' en een MailChimp-logo.