Hoe Gmail-filters als een professional te gebruiken om stress te verminderen

Elke ochtend word je wakker en meestal, zelfs voordat je eraan denkt je tanden te poetsen, begin je je telefoon te controleren. En kijk eens, je Gmail-account staat vol met tientallen e-mails die al dan niet je aandacht vereisen. Natuurlijk kun je die later altijd controleren, maar de e-mails blijven opstapelen en al snel is het een aardverschuiving.

Niemand houdt van onnodige e-mails en het verminderen van stress bij het beheren van het spervuur ​​van e-mails is precies waar we je mee gaan helpen. Aangezien Gmail de klant bij uitstek is van een meerderheid van de mensen, laten we eens kijken hoe die handige filters kunnen helpen onze bloeddruk onder controle te houden.

Beginnershandleiding: als u niet zeker bent van een van deze voorwaarden, bekijk dan onze gids over tags, filters en labels voor Gmail.

1. Het heeft geen zin ALLE e-mails te lezen

De meeste irritante e-mails die ik krijg, zijn gewoon bevestigingen. Soms een nieuwe website of dienst waarvoor u zich aanmeldt (waar u niet op kunt anticiperen op e-mails van) en soms vertrouwde adressen die uw inbox bombarderen. Voor de bekende heb ik een filter gemaakt die automatisch markeert dat deze e-mails worden gelezen en je kunt zelfs labels als 'autoread' toevoegen om je inbox netjes te houden.

Zoals je kunt zien, heb ik de Amazon-bevestigingsmailer aan dit aangepaste filter toegevoegd, en je kunt het zelfs toevoegen aan de hele 'amazon.com' (in mijn geval amazon.in) domeinnaam. Maak deze filters voor al dergelijke e-mails, het heeft echt geen zin ze toch te lezen.

2. Ooit gehoord van Boolean?

Eenvoudig gezegd is Boolean de term die sterk lijkt op de 'conjunctie' van de Engelse taal. U kunt woorden als EN, OF of NIET gebruiken om uw Gmail te doorzoeken. Evenzo wilt u misschien de meeste geautomatiseerde e-mails negeren, behalve enkele belangrijke e-mails uit bepaalde domeinen. Bijvoorbeeld, terwijl u al uw orderbevestigingsmails van Amazon hebt geblokkeerd, wilt u waarschijnlijk NIET degene die het woord 'probleem' bevatten automatisch lezen.

3. Filters en labels gaan hand in hand

Als u labels toevoegt aan gesorteerde e-mails, krijgt u een veel beter visueel idee van wat er aan de hand is met al deze e-mails in uw inbox. De belangrijke e-mails met de bovenstaande filters kunnen een opvallender rood (of vergelijkbaar) gekleurd label hebben, terwijl de onbelangrijke e-mail met rust kan worden gelaten.

4. Stralende sterren

Sterren toevoegen aan de belangrijkste e-mails die uw onmiddellijke aandacht nodig hebben, is een goede manier om prioriteiten op orde te houden. De eenvoudigste manier om dit te doen is om de e-mail te openen die u echt belangrijk vindt en de filterberichten zoals deze te selecteren.

Selecteer op het volgende vertrouwde Gmail-filterscherm Filter maken met deze zoekopdracht en schakel in het volgende scherm het selectievakje in voor Star it. Je kunt zelfs het onderstaande vakje aanvinken voor Filter ook toepassen op x overeenkomende conversaties, die bestaande conversaties automatisch een ster geven met het geselecteerde filter.

5. Bulk omhoog

Nou ja, niet letterlijk! Met Gmail kun je bulkfilters maken voor dezelfde actie. Dus, voor dezelfde actie hierboven, als je de e-mailadressen van mensen al kent (of ze maken deel uit van je lijst met contacten), ga je gang en maak je een filter met de Booleaanse OF en dezelfde regel kan worden toegepast op al hun e-mails van nu aan.

Voel je natuurlijk vrij om deze vakjes aan te vinken voor Heeft bijlage en Geen chats opnemen voor verdere segregatie.

Het toepassen van labels op bulk-mail-id's werkt ook prima en is een goed idee als u uw werk wilt scheiden en e-mails met verschillende kleurlabels wilt afspelen.

Maak niet te ingewikkeld

Wat je ook met deze tips wilt doen, probeer niet overboord te gaan. U wilt dingen eenvoudig houden door eenvoudige regels toe te passen die werken om uw e-mails op orde te houden. Als u vragen of vragen heeft, kunt u ons vinden op onze forums. We horen graag hoe je wilt dat je Gmail-filters werken.