Hoe opmerkingen te gebruiken in MS Excel om notities toe te voegen

In het verleden hebben we gesproken over samenwerking aan gedeelde documenten. Het voor de hand liggende voordeel is dat alle gebruikers zich op dezelfde pagina bevinden en een gelijk begrip hebben van de wijzigingen die anderen in het document aanbrengen. Vervolgens hebben we ons gericht op MS Word en gekeken naar twee tools - Opmerkingen en Wijzigingen bijhouden. Vandaag zullen we bespreken en verkennen met behulp van de tool Opmerkingen in MS Excel, die min of meer hetzelfde werk doet.

Coole tip: misschien wilt u ook leren hoe u een vervolgkeuzelijst (validatielijst) maakt in MS Excel-werkmappen.

Nou, naast het gebruiken van opmerkingen als notitie van een medewerker, kun je het ook gebruiken bij het maken van kanttekeningen, het opgeven van celbeperkingen, enz. Het is helemaal aan jou hoe je deze functie nuttig maakt. En terwijl we hier verder op ingaan, wilt u misschien een paar dingen uitproberen. Open dus het MS Excel-hulpmiddel en ga naar het tabblad Controleren. Bekijk het gedeelte Opmerkingen eronder.

Wanneer u een opmerking voor een cel wilt definiëren, laat u deze selecteren. Klik er vervolgens met de rechtermuisknop op en selecteer de optie Reactie invoegen.

Wanneer u dat doet, verschijnt een klein tekstvak dat naar de geselecteerde cel wijst. U kunt de opmerkingen in dit vak invullen.

Als je hebt gemerkt geeft het opmerkingenvak ook de naam van de maker / editor van de opmerking (die werkt als een ID). Ook wordt een cel waarop is gereageerd gemarkeerd door een rode driehoek in de rechterbovenhoek van de cel.

Nadat een opmerking is gemaakt, neemt de rechtsklikoptie in die cel toe. De nieuwe die worden geopend, zijn Reactie bewerken, Reactie verwijderen en Reactie tonen / verbergen; waarvan de eerste twee voor de hand liggende betekenissen hebben.

Opmerking weergeven / verbergen kan worden gebruikt om de opmerking vast te zetten / los te maken om altijd bovenaan te blijven. Bij het weergeven verschijnt het opmerkingenvak altijd, zelfs als u met een andere cel werkt. Wanneer verborgen, gaat het naar de achtergrond. De afbeelding toont een gemengd (aan en uit) voorbeeld van opmerkingen in de status Weergeven en verbergen.

Als je wilt, kun je het lint gebruiken om alle opmerkingen te tonen / verbergen om hier een collectieve actie op uit te voeren. Dat betekent dat alle gereageerde cellen zich gezamenlijk in de status Weergeven of Verbergen zouden bevinden.

Opmerking: opmerkingen kunnen voor slechts één cel tegelijk worden gemaakt. Als u meerdere cellen selecteert en vervolgens een opmerking invoegt, zal de tool u teleurstellen. U zult echter niet worden tegengehouden elders een dubbele opmerking te maken.

Conclusie

Persoonlijk vind ik het gebruik van deze functie op veel plaatsen in mijn dagelijkse documentatie. En ik ben er zeker van dat u het ook in zekere zin nuttig zult vinden. Dus de volgende keer dat u instructies aan een spreadsheet wilt toevoegen, weet u wat u moet doen.