Gegevens in uw apps vergrendelen

Uw dagelijkse kantoortoepassingen slaan meer verborgen informatie op in de documenten die u maakt en waar u aan werkt dan u misschien weet. Ga als volgt te werk om ervoor te zorgen dat u geen openbare gegevens openbaar maakt die privé moeten blijven.

Verborgen gegevens in uw documenten

De verwijderde gegevenshulp van Microsoft doet zijn naam eer aan met oudere Office-documenten.

Waarom u moet zorgen: Beschamende opmerkingen of bedrijfseigen informatie kunnen onbedoelde doelgroepen bereiken.

Scenario: U bent de accountant van een bedrijf waarvan de raad van bestuur u heeft gevraagd om een ​​samenvatting van uitgaven en inkomsten - een taak dat vereist dat je met meerdere mensen samenwerkt. De conceptversie van uw rapport - geschreven in Microsoft Word - wisselt handen gedurende verschillende dagen, omdat verschillende deelnemers aantekeningen, vragen en misschien zelfs een paar impolitische klachten invoegen.

[Meer informatie: hoe u malware van uw Windows-pc verwijdert]

U ruimt het document op voordat u het naar het bord verzendt, maar de opmerking 'verwachten ze echt dat mensen deze onzin kopen?' (samen met de naam van de persoon die het heeft toegevoegd en het tijdstip en de datum waarop het is gemaakt) is niet verdwenen. Het is eenvoudigweg verbergen.

Tussen de typen metagegevens die spreadsheets, Word-documenten en PowerPoint-presentaties kunnen behouden in verborgen (maar gemakkelijk te ontdekken) vorm zijn de naam en initialen van iedereen die het document ooit heeft geschreven of bewerkt; sjabloongegevens; document revisies; opmerkingen bewerken; de naam van uw computer, het bedrijf waarvan de naam wordt weergegeven in de licentie-informatie voor uw exemplaar van Microsoft Office en de naam van de harde schijf of server waar u het document hebt opgeslagen.

Ingesloten informatie zoals bestandsservernamen of gebruikersnamen - die vaak worden gerecycled als inloggegevens - diefstal van gegevens zo veel gemakkelijker maken voor een bedrijfsspion. Als u de details van het interne netwerk van uw bedrijf niet zou publiceren voor de hele wereld om te zien, waarom zou u dan brokken van die informatie verraden die zijn opgenomen in de documenten die u voor het web produceert? Sommige van deze informatie is direct beschikbaar, terwijl het uitpakken van andere delen uit het document mogelijk gebruik van binaire bestandsed editors met zich mee kan brengen.

Fix: Voor Office XP en 2003 kunt u de Remove Hidden Data-tool van Microsoft downloaden. Voor Office 2007-documenten kunt u de opdracht Documentinspector gebruiken om ongewenste overblijfselen van metagegevens uit Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden te bekijken en (optioneel) te verwijderen.

Niet succesvol opnieuw bewerken

Waarom u het volgende moet doen: gegevens om het publiek te bereiken door onvoorzichtigheid zijn slecht voor u.

Scenario: Academici, medische onderzoekers en rechtbanken moeten soms versies van hun privéonderzoeksnotities, -gegevens of -rapporten voor openbare consumptie publiceren. Wanneer deze documenten gevoelige persoonlijke gegevens bevatten - namen, burgerservicenummers, straatadressen en telefoonnummers - is het vaak gemakkelijker om die delen van het document te redigeren of te verbergen in plaats van het oorspronkelijke bestand te herzien.

zwarte balken die de namen van mensen, locaties en datums in gedrukte documenten bedekken, zijn geschikt voor een papieren rapport, maar digitale documenten zijn een andere zaak. Er zijn opvallende gevallen bekend waarin derden gemakkelijk zogenaamd geredigeerde informatie blootlegden omdat de persoon die met het document werkte niet wist dat iemand die is uitgerust met de volledige versie van Adobe Acrobat een zwarte balk kan verwijderen die in een PDF-bestand op tekst is geschilderd. Als u informatie openbaar moet maken zonder gevoelige details openbaar te maken, moet u ervoor zorgen dat de redacties die u maakt onomkeerbaar zijn.

Oplossing: NASA heeft de duidelijkste online instructies die het proces toelichten. In Word-documenten is het eenvoudig om een ​​nieuwe kopie op te slaan van het bestand dat u wilt inwisselen: Zorg ervoor dat de revisiemodus is uitgeschakeld en typ vervolgens tekst over de tekst die u moet bijwerken. Om inhoud in PDF-bestanden te redigeren, moet u een externe plug-in gebruiken (zoals het Redax-hulpprogramma van $ 249) of de tekst met zwarte balken in het PDF-bestand omsluiten, de PDF naar een TIFF-afbeelding converteren en de TIFF opnieuw converteren naar een PDF. Het enige nadeel is dat lezers de mogelijkheid verliezen om tekst in een PDF te doorzoeken die op deze manier is omgezet.