Outlook optimaal gebruiken

Velen van ons hebben een haat-liefdeverhouding met Outlook - ja we haten het omdat het soms onverwachts crasht, of het duurt een extra drie tot tien seconden om iets te doen wat we niet hadden verwacht. Maar ik geloof dat velen van ons voor een groot deel houden van Outlook en zijn intuïtieve aard. Webmailtoepassingen voelen zich niet zo rijk of soepel als Outlook.

Outlook is waarschijnlijk de eerste toepassing die u opent wanneer u op kantoor komt en de laatste toepassing die u 's nachts sluit (als u deze helemaal sluit). Hier zijn mijn tien beste manieren om een ​​betere ervaring met Outlook te hebben. Ik ga eerst de vijf basisprincipes van het hebben van een geweldige Outlook-ervaring delen en daarna geavanceerdere tips delen in mijn volgende bericht.

Alles slepen en neerzetten

Een van de grootste voordelen van Outlook is dat u praktisch kunt werken sleep elk Outlook-item van de ene map naar de andere. Sleep een e-mail naar uw map met contactpersonen en Outlook maakt de contactpersoon voor u met de voor- en achternaam en het e-mailadres voor u. Sleep een e-mail naar de agendamap en opnieuw wordt een afspraak voor je gemaakt met de inhoud van de e-mail die in de notities van de kalender is ingevoerd.

Klik met de rechtermuisknop op iets

twijfelachtig en weet niet wat te doen volgende in Outlook, klik met de rechtermuisknop op een Outlook-item en het menu dat verschijnt zal waarschijnlijk de gewenste functie hebben. Klik met de rechtermuisknop op de naam in een e-mailadres en kies Toevoegen aan Outlook Contact en uw contact wordt automatisch aangemaakt. Klik met de rechtermuisknop op een kalenderitem en u kunt het afdrukken en meenemen naar uw volgende afspraak.

Meerdere Outlook-vensters openen

Hoeveel van u wilt uw Inbox, Agenda en Contactpersonen altijd geopend hebben? U kunt door met de rechtermuisknop op het pictogram van de kalender of de map Agenda te klikken en "Openen in nieuw venster" te kiezen en een andere map van Outlook wordt geopend. Doe hetzelfde door met de rechtermuisknop te klikken op het contactpictogram en op 'Openen in nieuw venster'.

Alles zoeken

Als u net als ik bent, is een extra seconde wachten om iets te vinden vervelend. Een van de beste functies die ik leuk vind aan Outlook 2007, is dat je veel sneller naar dingen kunt zoeken. De snellere zoekopdracht zelf is de upgrade waard als u nog steeds een versie ouder dan Outlook 2007 gebruikt. Typ gewoon een willekeurig woord in het vak Zoeken in uw postvak IN en of in een e-mailmap en Outlook gaat meteen op zoek naar de juiste e-mail. U kunt hetzelfde doen voor de items Contactpersonen, Agenda of Taak. Het zoekvak bevindt zich aan de linkerbovenkant en zal uw zoekitem zeer snel retourneren. Typ bijvoorbeeld in uw contactmappen New York in en al uw contacten met New York in hun adres of notities worden weergegeven.

Extra mappen van alles maken

Velen van u weten al hoe ze moeten maken extra e-mailmappen door met de rechtermuisknop op uw mappenlijst te klikken en Nieuwe map te kiezen. Wist je dat je ook andere typen mappen kunt maken, zoals een ander contact, een kalender of een taakmap? Om een ​​andere contactmap te maken, bevat misschien slechts één persoonlijke contactpersoon, klik met de rechtermuisknop op een mapitem en kies Nieuwe map. Kies onder "Folder Contains" Contact Items en selecteer waar je de New Contact Folder wilt opslaan en de map zal dan zichtbaar zijn.

Dit zijn de fundamentele tips voor een rijkere Outlook-ervaring. Als u vertrouwd raakt met deze functies, moet u nog veel meer minuten schonen die u kunt gebruiken om op uw e-mails te reageren. De volgende keer zal ik meer geavanceerde functies behandelen die u kunnen helpen de hoeveelheid e-mail in uw inbox te verminderen.

James Wong is de mede-oprichter en CEO van Avidian Technologies, de makers van Prophet, de eenvoudige CRM-software voor Outlook. James is een ervaren en oprichter van drie succesvolle bedrijven en een actieve investeerder en aanhanger van het schip.